Projekt- und Institutskoordinator*in (m/w/d)
Ausschreibungs-ID: 1039/26
Eintrittstermin: 01.11.2026
Bewerbungsfrist: 28.08.2026
Entgeltgruppe: EG 9b
Befristung: unbefristet
Umfang: 100% Vollzeit (38,7h)
Die Universität zu Lübeck steht für exzellente Forschung und exzellente Lehre. Wir sind eine moderne Stiftungsuniversität mit thematisch fokussierten Studiengängen. Unter dem Motto „Im Focus das Leben“ bieten wir als Life-Science-Universität ein Spektrum von Medizin, Gesundheitswissenschaften und Psychologie bis hin zu Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik an.
Projekt- und Institutskoordinator*in (m/w/d)
Institut für Robotik und Kognitive Systeme
Am Institut für Robotik und Kognitive Systeme der Universität zu Lübeck ist zum 01.11.2026 eine unbefristete Vollzeitstelle als Projekt- und Institutskoordinator*in (m/w/d) zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt derzeit 38,7 Stunden.
Die Stelle verbindet die administrative Koordination des Instituts mit dem Finanz- und Projektmanagement, öffentlich geförderte Forschungsprojekte sowie Aufgaben der Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit.
Das Institut für Robotik und Kognitive Systeme umfasst drei von jeweils einer Professorin bzw. einem Professor geleitete Arbeitsgruppen mit insgesamt etwa 15 wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen. Gemeinsam bearbeiten wir interdisziplinäre Fragestellungen aus Robotik, künstlicher Intelligenz und Mensch-Roboter-Interaktion und verbinden dabei Informatik, Ingenieurwissenschaften, Medizin, Physik und Mathematik.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine organisatorisch erfahrene Person, die administrative Prozesse eigenständig koordiniert, den Überblick über laufende Vorhaben behält und als zentrale Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Mitarbeitenden, Studierenden und Universitätsverwaltung agiert.
Ihr Aufgabengebiet:
- Selbstständige Koordination der administrativen Abläufe des Instituts für Robotik und Kognitive Systeme
- Ansprechperson für Studierende und für Belange der Mitarbeiter*innen und Hilfskräfte am Institut
- Finanzplanung, Mittelbewirtschaftung und Controlling von Drittmittelprojekten
- Unterstützung bei der Erstellung von Drittmittelanträgen sowie Zwischen- und Abschlussberichten für Forschungs- und Transferprojekte
- Organisation und Koordination von Projekt- und Konsortialtreffen
- Klassische Sekretariatsaufgaben und Kommunikation mit der Universitätsverwaltung
- Inventarisierung der gemeinsam genutzten Geräte des Instituts
- Content Management und redaktionelle Verantwortung für die Außendarstellung des Instituts
Ihre Qualifikationen und Kompetenzen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder technische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Spaß am Umgang mit Menschen und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
- Erfahrungen mit der Arbeit in heterogenen Teams
- Konzeptionelle Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und Organisationsgeschick
Wenn Sie zudem Erfahrungen in den folgenden Bereichen haben, ist das von Vorteil:
- Projekt-, Finanz- oder Drittmittelmanagement
- Einsatz von Verwaltungs- oder Online-Tools
- Erstellung von Webtexten, Social-Media-Beiträgen und weitere Öffentlichkeitsarbeit
- Unterstützende Verwendung von KI-Tools (z.B. ChatGPT, Claude, etc.)
Wir bieten Ihnen:
- Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung (TV-L)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
- Vereinbarkeit von Familie, Privatleben und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmöglichkeiten (nach individueller Prüfung) sowie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- NAH.SH/ Deutschland-Jobticket, Teilnahme am Hochschulsport, vergünstigtes Mensaessen auf dem Campus und weitere Corporate Benefits
- Gesundheitsmanagement „Gesunde Hochschule“
- Eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch die Arbeitgeberin (VBL)
- Einen sicheren Arbeitsplatz sowie ein universitäres Umfeld mit seiner typisch lebendigen und innovativen Ausprägung, mit zahlreichen Veranstaltungen sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der Tarifautomatik bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen bis zur oben aufgeführten Entgeltgruppe. Eine endgültige Stellenbewertung bleibt vorbehalten.
Die Universität zu Lübeck versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrer Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter. Als Bewerberin oder Bewerber mit Schwerbehinderung oder als ihnen gleichgestellte Person berücksichtigen wir Sie bei entsprechender Eignung bevorzugt.
Ihr Kontakt für weitere Fragen:
Herr Prof. Floris Ernst
+49 451 / 3101 5201
floris.ernst@uni-luebeck.de
Ausführliche Informationen rund um die Stellenangebote und Benefits an der Universität zu Lübeck finden Sie online unter https://stellenangebote.uni-luebeck.de.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich bis zum 28.08.2026 über unser Online-Bewerbungsformular.
Universität zu Lübeck
Der Präsident
Referat Personal