Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung (m/w/d)
Das Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN) Magdeburg ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung an der die neurobiologischen Mechanismen von Lernen und Gedächtnis erforscht werden. Mit einem breiten Spektrum an molekularbiologischer, tier- und humanexperimenteller Forschung und entsprechender Forschungsinfrastruktur bildet das LIN einen der Eckpfeiler der neurowissenschaftlichen Forschung in Magdeburg und der Leibniz-Gemeinschaft. Mit 250 Beschäftigten arbeiten wir national und international mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir – bevorzugt in Vollzeit (40 Stunden/Woche) – eine
Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung (m/w/d)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet und kann in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis überführt werden.
In dieser Funktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung in allen wissenschaftsbegleitenden Prozessen und Abläufen. Sie bereiten Vorgänge und Entscheidungsvorlagen eigenständig vor und übernehmen zentrale organisatorische Aufgaben. Als erste Ansprechperson für Forschungsgruppen, Geschäftsstelle, Zentrale Dienste, Administration, Ministerien, externe Partner und Gäste umfasst Ihr Aufgabengebiet insbesondere:
- Aufbau und Pflege eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge.
- Operative Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation des wissenschaftlichen Geschäftsführers, einschließlich Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern.
- Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
- Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen.
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung institutsinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge.
- Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen.
- Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten der Geschäftsführung.
- Eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung.
Sie überzeugen durch folgende Qualifikationen und Kompetenzen:
- Eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsorientierten Beruf, als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikationen.
- Diskretion, Loyalität und hohes Maß an Vertraulichkeit verbunden mit einem verbindlichen, souveränen und serviceorientierten Auftreten.
- Ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich
- Einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw. Wissenschaftsumfeld.
- Sicherer Umgang mit gängigen MS‑Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie Routine in der strukturierten und ansprechenden Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen.
- Hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Das bieten wir Ihnen:
- Ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Forschungsinstitut.
- Leistungsgerechte Vergütung je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L.
- (Sozial-)Leistungen nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder, einschl. betrieblicher Altersvorsorge (VBL Ost) und Jahressonderzahlung.
- Eine kollegiale Arbeitsumgebung mit entsprechenden Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten und Möglichkeiten mobilen Arbeitens.
- Eine ausführliche Einarbeitung an einem modernen Arbeitsplatz.
Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen ist für uns ein wichtiger Wert. Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Bestandteile unserer Personalpolitik.
Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten sich bewerben?
Dann richten Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse sowie einschlägiger Arbeits- und Fortbildungsnachweise unter Angabe der Referenz LIN 2026/13 als einzelnes PDF-Dokument (< 5 MB ) an Bewerbung@lin-magdeburg.de. Bitte machen Sie Angaben zu möglichen Eintrittsterminen. Bewerbungsschluss ist der 16.09.2026. Falls Sie Fragen haben, erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse. Unvollständige Bewerbungsunterlagen können nicht berücksichtigt werden.
Haben Sie einen internationalen Berufsabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte auch eine Auskunft zur Berufsqualifikation der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) bei. Sollten Sie noch keine Berufsauskunft haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite: https://zab.kmk.org/de/dab
Die Bewerbungsunterlagen und -daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens gespeichert und verwendet. Die Unterlagen werden nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren gibt es unter https://www.lin-magdeburg.de/du-und-das-lin/stellenangebote.
