Organisationsassistenz (m/w/d) - Institut für Krankenhauspharmazie mit Universitätsapotheke
Das Institut für Krankenhauspharmazie mit Universitätsapotheke ist eine zentrale Einrichtung der Universitätsmedizin Magdeburg. Es verantwortet die pharmazeutische Versorgung des Universitätsklinikums sowie seiner Tochterkliniken, unterstützt klinische Studien und engagiert sich in Forschung, Lehre sowie der Weiterentwicklung der Arzneimitteltherapiesicherheit.
Das sind Ihre Aufgaben:
- Selbständige Planung, Koordination, Vorbereitung und Unterstützung in der Durchführung von Präsenz-, Online- und Hybrid-Events
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Behördeninspektionen
- Reiseplanungen und -abrechnungen
- Erstellung von Zeitplänen und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen verschiedenster Aufgaben (Rezeptabrechnung, Monatsberichten etc.)
- Professionelle Bearbeitung von Korrespondenz (Institutspost, E-Mail) in deutscher und englischer Sprache
- Fortlaufende Prozessoptimierung für organisatorische Arbeitsabläufe, Pflege eines digitalen Ordnungssystems
- Beschaffung von Büromaterial/-ausstattung und Verwaltung von Bestellungen, inkl. Prüfung und rechnerische Freigabe von Rechnungen, Mitwirkung bei Budgetüberwachung
- Schnittstelle zu internen Kollegen (m/w/d), externen Partnern (m/w/d) und weiteren Fachbereichen
- Anfertigen von Statistiken und Auswertungen
- Anwesenheitsdokumentation und Dienstabrechnung mittels SP-Expert, Schlüsselmanagement
- Unterstützung bei der Dokumentation klinischer Studien gemäß den geltenden regulatorischen Anforderungen (GCP, AMG) sowie Pflege studienrelevanter Unterlagen und Datenbanken (als Abwesenheitsvertretung)
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische oder pharmazeutische Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz, idealerweise in einem medizinischen, wissenschaftlichen oder pharmazeutischen Umfeld
- Ausgeprägtes Organisationstalent, selbständige und strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
- Hohe Diskretion, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
- Kenntnisse im Bereich der klinischen Studien oder Bereitschaft, sich diese anzueignen, sind von Vorteil
Das bieten wir Ihnen:
- Wir bieten Ihnen einen sicheren und spannenden Arbeitsplatz in einem Klinikum der Maximalversorgung, Forschung und Lehre
- strukturierte Einarbeitung
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem aufgeschlossenen, motivierten Team
- Freuen Sie sich auf sehr gute interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
- Bleiben Sie fit und gesund: Wir bieten Ihnen ein attraktives Fahrradleasingangebot zu günstigen Konditione
- Schonen Sie die Umwelt und nutzen Sie Bus und Bahn vergünstigt mit einem Jobticket
- Außerdem verfügen wir über ein vielfältiges Sport- und Entspannungsangebot im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
- Onboarding: Freuen Sie sich zu Beginn Ihrer Tätigkeit auf unsere Einführungsveranstaltung, in der Sie viele wichtige Informationen und Schulungen bekommen
Mehr gute Gründe für uns als Arbeitgeber finden Sie unter Unsere Vorteile für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Vergütung:
Auf Sie wartet eine leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 8 nach Haustarifvertrag Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.
Die Details zum Tarifvertrag finden Sie hier.
Besetzung:
Die Stelle ist ab dem 01.07.2026, in Vollzeit (38,5 Std/Woche) und unbefristet zu besetzen.
Für weitere Fragen steht Ihnen diue Leitung des Institus Frau Dr. Stefanie Zibolka unter der Nummer 0391-67-15941 zur Verfügung.
Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns bis zum 29.05.2026 (Bewerbungsschluss) auf Ihre Bewerbung. Bevorzugt online und mit Anschreiben, Lebenslauf sowie relevanten Zeugnissen:
Hier online bewerben!
Per E-Mail:
bewerbung@med.ovgu.de - Betreff: 335-2026
Per Post:
Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.
Geschäftsbereich Personal - Recruiting
Stellenausschreibung Nr. 335-2026
Leipziger Str. 44, 39120 Magdeburg
Die Bewerbung von schwerbehinderten Menschen ist ausdrücklich erwünscht. Frauen werden besonders aufgefordert, sich zu bewerben. Das Einverständnis, dass die Gleichstellungsbeauftragte Einsicht in die Bewerbungsunterlagen nehmen kann, wird vorausgesetzt.