Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d)

Das Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN) Magdeburg ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung an der die neurobiologischen Mechanismen von Lernen und Gedächtnis erforscht werden. Mit einem breiten Spektrum an molekularbiologischer, tier- und humanexperimenteller Forschung und entsprechender Forschungsinfrastruktur bildet das LIN einen der Eckpfeiler der neurowissenschaftlichen Forschung in Magdeburg und der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere 250 Beschäftigten arbeiten national und international mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Unternehmen zusammen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt und möglichst in Vollzeit (40h/Woche), zunächst für 2 Jahre befristet, mit Option der Übernahme in ein dauerhaftes Beschäftigungsverhältnis, eine kompetente Persönlichkeit für die

Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d)

Sie unterstützen uns in der aktiven Gestaltung von beschaffungswirtschaftlichen Prozessen zur Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Beschaffungsprozesse und Services und bei der Implementierung digitaler Workflows im Arbeitsbereich. Sie verstärken unser Einkaufsteam durch die Abwicklung der Beschaffungsmaßnahmen (Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungen und Investitionen) in einem internationalen Forschungsinstitut.

Zu Ihrem Aufgabenspektrum gehören:

• Unterstützung bei der Einführung und Anpassung digitaler Workflows zur Abbildung beschaffungswirtschaftlicher Prozesse sowie Mitarbeit an der Optimierung bestehender Serviceabläufe;
• Durchführung von Beschaffungsvorgängen für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen unter Berücksichtigung aller einschlägigen vergabe- und haushaltsrechtlichen Regelungen (TVergG LSA, UVgO, VOL(B), VOB, VgV, GWB);
• Bearbeitung und Prüfung von Beschaffungen und Bestellungen unter Berücksichtigung der jeweils geltenden zuwendungsrechtlichen Vorgaben verschiedener Fördermittelgeber, z. B. DFG, BMBF, EU, Landesministerien oder Stiftungen; Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung nationaler und EU-weiter Ausschreibungsverfahren in Zusammenarbeit mit unseren Forschungsgruppen und Serviceeinheiten und ggf. externen Planungsbüros;
• Betreuung des Vergabeportals (eVergabe) und der Vergabebekanntmachungen;
• Vorbereitung von Beschaffungsvorgängen, Einholung von Angeboten, Erstellung von Vergabeunterlagen und Dokumentationen;
• Verwaltung und Dokumentation von Aufträgen und Nachträgen gemäß interner Vorgaben und externer Richtlinien, einschließlich sorgfältiger Anlage und fortlaufender Pflege der Auftragsunterlagen;
• Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Rahmenverträgen und -vereinbarungen;
• Erfüllung von Informations-, Veröffentlichungs- und Dokumentationspflichten zur Sicherstellung einer prüfungssicheren Vergabedokumentation;
• Lieferantenmanagement, Terminüberwachungen sowie Garantie- und Reklamationsabwicklung;
• Wahrnehmung bereichsübergreifender Unterstützungsaufgaben mit Schnittstellen zur Buchhaltung, insbesondere in der vorbereitenden Rechnungsprüfung und -und der Aufbereitung buchungsrelevanter Unterlagen;
• Ausbildung zum(r) Zollbeauftragten bzw. die Bereitschaft, die Ausbildung zu absolvieren.

Sie bringen mit:

• abgeschlossene, einschlägige Berufsausbildung in einem kaufmännischen bzw. verwaltungsorientiertem Ausbildungsberuf mit Schwerpunkt im Bereich Beschaffung;
• praktische Berufserfahrung im Einkauf/ Beschaffungswesen im Einkauf einer öffentlichen (Forschungs-)Einrichtung
• einschlägige Kenntnisse im Bereich des öffentlichen Vergaberechts (TVergG LSA, UVgO, VOL(B); VOB, VgV, GWB) sowie im Haushalts- und Zuwendungsrecht
• Fähigkeit, Bedarfe aus Drittmittelprojekten zu prüfen, zuwendungsrechtlich einzuordnen und projektbezogen korrekt abzuwickeln
• ausgeprägtes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge und Kostenbewusstsein
• fundierte MS-Office Kenntnisse sowie versierter Umgang mit ERP-/Einkaufsystemen bzw. die Bereitschaft sich in diese einzuarbeiten
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• hohes Maß an Kommunikations- und Beratungskompetenz, Bereitschaft, im Team zu arbeiten sowie an der Entwicklung von Strukturen und Prozessen mitzuwirken

Das bieten wir Ihnen:

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in der Administration, eingebettet in das internationale Umfeld neurobiologischer Grundlagenforschung - einem zukunftsweisenden Bereich mit gesellschaftlicher Bedeutung;
• angemessene Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a TV-L und Sozialleistungen nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder, einschl. Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL);
• eine kollegiale Arbeitsumgebung mit entsprechenden Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, flexiblen Arbeitszeiten und -orten;
• eine ausführliche Einarbeitung an einem modernen Arbeitsplatz.

Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen ist für uns ein Wert. Chancengleichheit sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind wichtige Bestandteile unserer Personalpolitik.

Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten sich bewerben?

Dann richten Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse sowie einschlägiger Arbeitsnachweise unter Angabe der Referenz LIN 2026/11 als einzelnes PDF-Dokument (< 5 MB) an Bewerbung@lin-magdeburg.de. Bitte machen Sie Angaben zu möglichen Eintrittsterminen. Bewerbungsschluss ist der 31.07.2026. Falls Sie Fragen haben, erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse. Unvollständige Bewerbungsunterlagen können nicht berücksichtigt werden.

Haben Sie einen internationalen Berufs- oder Studienabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte auch eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) der KMK bei. Sollten Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der KMK.

Die Bewerbungsunterlagen und -daten werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens gespeichert und verwendet. Die Unterlagen werden nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht. Weitere Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren gibt es unter https://www.lin-magdeburg.de/du-und-das-lin/stellenangebote.