Assistenz der Direktion (m/w/d)
Das 1964 gegründete Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS) in Mannheim ist eine Stiftung des bürgerlichen Rechts und das international führende wissenschaftliche Zentrum der Dokumentation und Erforschung der deutschen Sprache und ihrer Verwendung in Gegenwart und neuerer Geschichte. Das IDS hat einen jährlichen Etat von rund 13,6 Mio. Euro und beschäftigt derzeit 220 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es gehört zusammen mit 96 anderen außeruniversitären Forschungs- und Infrastruktureinrichtungen zur Leibniz-Gemeinschaft.
Zur Unterstützung des wissenschaftlichen Direktors und der administrativen Direktorin ist an unserem Institut zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (wöchentliche Arbeitszeit von derzeit 39,5 Stunden) oder Teilzeit (mindestens 80%) folgende Stelle zu besetzen:
Assistenz der Direktion (m/w/d) (Kennziffer 08/2026)
Das Arbeitsverhältnis ist zunächst für zwei Jahre befristet. Eine dauerhafte Zusammenarbeit wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und der übertragenen Aufgaben bis in die Entgeltgruppe 9a TV-L.
Als Assistenz des Vorstands übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion und unterstützen den Vorstand eigenverantwortlich bei organisatorischen, koordinierenden und projektbezogenen Aufgaben.
Welche Aufgaben erwarten Sie?
- Sie unterstützen die Direktion vorausschauend im operativen Tagesgeschäft und führen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache;
- Sie koordinieren und betreuen interne und externe Gremien in administrativer und organisatorischer Hinsicht und unterstützen den Vorstand bei der inhaltlichen Vorbereitung der Sitzungen;
- Sie planen, koordinieren und organisieren ganzheitlich Veranstaltungen und Workshops und sind aufgrund Ihrer Expertise erste/r Ansprechpartner/-in für unsere Mitarbeitenden bei Fragestellungen zum Veranstaltungsmanagement;
- Sie entwickeln Konzepte, Standards und Leitfäden und bringen diese in die Umsetzung;
- Sie planen und buchen Dienstreisen und bearbeiten die entsprechenden Dienstreiseabrechnungen nach dem Landesreisekostengesetz;
- Sie koordinieren die Erfassung des Berichtwesens und stellen somit eine fristgerechte Abgabe sicher.
Welche Kompetenzen sind uns wichtig?
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion mit;
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und vorausschauend und behalten auch bei unterschiedlichen Themen, Prioritäten und Fristen den Überblick;
- ein routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen ist Ihnen vertraut;
- Sie formulieren klar und gewandt und verfügen zudem über gute Englischkenntnisse;
- Sie verfügen über Organisationsgeschick und eine ausgeprägte Serviceorientierung, verbunden mit einem guten Gespür für Prioritäten;
- Diskretion, Verlässlichkeit und ein souveränes Auftreten sind für Sie selbstverständlich.
Wir bieten:
- Eine freundliche und kollegiale Atmosphäre;
- ein motiviertes und kompetentes Team in einer offenen, modernen und agilen Organisation;
- eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem international ausgerichteten Forschungsinstitut;
- spezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten;
- eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder;
- eine attraktive Altersvorsorge (VBLU);
- Kostenzuschuss zur Kinderbetreuung;
- die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
Das IDS verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern und ist bestrebt, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird vom IDS in besonderem Maße gefördert. Das IDS begrüßt Bewerbungen schwerbehinderter Personen.
Ihre aussagekräftige schriftliche Bewerbung (bitte ohne Foto) in einem PDF-Dokument zusammengefasst (max. 5 MB) richten Sie bitte unter Angabe der o. g. Kennziffer und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 30.09.2026 per E-Mail an:
Leibniz-Institut für Deutsche Sprache (IDS)
Personalstelle (Kennziffer 08/2026)
E-Mail: bewerbungen@ids-mannheim.de