Assistenz der kaufmännischen Leitung (m/w/d)
Assistenz der kaufmännischen Leitung (m/w/d)
Du bringst Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen mit, arbeitest sorgfältig, strukturiert und eigenverantwortlich und schätzt ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet? Dann bieten wir dir die Möglichkeit dein Know-how in einem spannenden Arbeitsumfeld einzubringen. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Unser Ziel ist es, Menschen und Ideen in Bewegung zu bringen: Bis zur Abschlussausstellung 2034 wollen wir die Metropolregion München gemeinsam mit Politik, Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft zu einer internationalen Vorreiterin für zukunftsfähige, lebenswerte und multimodale Mobilität mit hoher Gestaltungsqualität machen. Wir wollen eine Mobilitätskultur etablieren, die soziale, ökologische, ökonomische und technologische Aspekte in Einklang bringt, die Lebensqualität in Stadt und Land gleichermaßen steigert und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit über kommunale Grenzen hinweg stärkt.
Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Fachkraft, die die kaufmännische Entwicklung der IBA-M aktiv unterstützt und mitgestaltet.
Deine Aufgaben umfassen im Kern:
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Kaufmännischen Leitung in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Personal
- Unterstützung bei der Budgetüberwachung, insbesondere bei der Erfassung und Nachverfolgung von Sachausgaben sowie der Vorbereitung der richtlinienkonformen Abrechnung der finanziellen Mittel
- Kaufmännische Prüfung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung
- Mitwirkung bei Beschaffungs- und Einkaufsprozessen sowie Pflege von Lieferanten-, Vertrags- und Bestelldaten
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Personalmanagement, insbesondere bei der Pflege von Personalunterlagen und der Vorbereitung personalbezogener Vorgänge
- Unterstützung bei der Gremienarbeit, insbesondere für den Aufsichtsrat, einschließlich Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Erstellung von Protokollen
- Erstellung und Aufbereitung von Auswertungen, Präsentationen und Berichten nach Vorgabe
- Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage und Mitarbeiten an der Weiterentwickelung von Prozessen und Standards
Dein Profil / Das bringst du mit:
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter, Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung.
- Du verfügst idealerweise über praktische Erfahrungen in den Bereichen Personal, Finanzen oder Einkauf, insbesondere Erfahrungen in der Unterstützung von Budgetüberwachung, Rechnungsbearbeitung oder kaufmännischen Verwaltungsprozessen sind von Vorteil.
- Idealerweise verfügst du über Erfahrung in der Organisation von Sitzungen, Gremienarbeit oder der Protokollführung.
- Du zeichnest dich durch eine strukturierte und diskrete Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit aus.
- Du arbeitest eigenständig, sorgfältig und zuverlässig, auch bei engem Zeitrahmen
- Du besitzt Kommunikationsvermögen, Kooperationsfähigkeit und sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache (Sprachniveau mind. C1 GER)
- Du arbeitest gerne im Team und möchtest die Entwicklung der Metropolregion München aktiv unterstützen
- Du bist routiniert im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.
Wir ermutigen potenzielle Bewerbende, sich auch dann zu bewerben, wenn sie nicht alle der oben genannten Kriterien erfüllen.
Wir bieten:
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem inspirierenden Arbeitsumfeld
- Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten und die Möglichkeit zur Teilzeit
- Ein engagiertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien und wertschätzender Zusammenarbeit
- 30 Urlaubstage sowie zusätzlich arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
- Zuschuss zum Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge und moderne Arbeitsplatzausstattung
Bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Motivationsschreiben als PDF-Datei unter Angabe Deines Eintrittstermins, gewünschten Arbeitszeitumfangs und deiner Gehaltsvorstellung mit dem Betreff „Kaufmännische Assistenz“ an: bewerbung@iba-m.de
Kontakt bei inhaltlichen Fragen per E-Mail an:
Tina Ebner, Kaufmännische Leiterin, Tina.Ebner@iba-m.de
Datenschutzhinweis:
Mit der Übersendung Deiner Bewerbungsunterlagen gibst Du uns Deine Einwilligung, die durch Dich übersendeten personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens zu verarbeiten (vgl. Artikel 6 DSGVO).