Assistenz Unterabteilung Sicherheit (m/w/d)
Die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen suchen zur Verstärkung ihres Teams eine/n
Assistenz Unterabteilung Sicherheit (m/w/d)
in Vollzeit, Entgeltgruppe 6 TV-L, unbefristet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Im Herzen der Landeshauptstadt Bayerns befinden sich inmitten des Kunstareals die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen. Mit den über 30.000 zu betreuenden Objekten des Gemälde- und Kunstbesitzes des Freistaates zählen die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen mit ihren fünf Münchner Häusern und den Staatsgalerien an etlichen weiteren Standorten in Bayern zu den bedeutendsten Gemäldesammlungen in Europa.
Ihre Aufgaben:
- Koordination und Bearbeitung des elektronischen Funktionspostfachs sowie der postalischen Eingänge
- Pflege von Terminen und Besprechungen und Kalendern
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung
- Organisation und Abstimmung von Besprechungen, Teilnehmern und externen Dienstleistern
- Führung und Aktualisierung von Notfall- und Kontaktlisten sowie Nachhaltung von Fristen und Wiedervorlagen
- Erfassung und Ablage eingehender Unterlagen sowie Zuordnung zu laufenden Vorgängen
- Überwachung von Rückmeldungen, Fristen und Wiedervorlagen
- Pflege der digitalen und analogen Ablagestruktur
- Zusammenstellung von Unterlagen für interne Abstimmungen und Besprechungen
- Prüfung und Vorbereitung von Rechnungsunterlagen externer Sicherheitsdienste einschließlich Abgleich mit Leistungsnachweisen zur Zeichnung
- Prüfung und Vorbereitung von Rechnungsunterlagen der Sicherheitstechnik zur Unterschrift
- Abstimmung von Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsterminen mit externen Dienstleistern und den Liegenschaften der BStGS
- Führung und Aktualisierung von Anlagenübersichten zu Schließanlagen, Zutrittskontrollsystemen, Einbruchmeldeanlagen und Videoüberwachungssystemen
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Wartungs-, Prüf- und Störungsmeldungen der Sicherheitstechnik einschließlich Dokumentation der Rückmeldungen sowie Führung der zugehörigen Wartungs- und Prüfnachweise
Ihre Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter oder Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter, Steuerfachangestellter oder Industriekauffrau/-mann oder vergleichbare abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildungen mit gleichwertigen Kenntnissen und Fähigkeiten
- Kenntnisse der Schriftgutbearbeitung und Aktenführung
- Kenntnisse der Terminplanung und Vorgangsbearbeitung
- Kenntnisse der elektronischen Dokumentenverwaltung
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
Wir bieten Ihnen:
- eine vielseitige, verantwortungsvolle Tätigkeit und eine tarifliche Entlohnung und Anstellung im öffentlichen Dienst
- gutes Arbeitsklima
- Fortbildungsmöglichkeiten
- attraktive Sozialleistungen: z.B. eine betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- Aussicht auf Staatsbedienstetenwohnung
- einmalige Jahressonderzahlung
- sehr gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (Bus 68/100, Tram 27/28, U2)
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Einstellung und Eingruppierung in max. Entgeltgruppe 6 TV-L.
Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie von Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Bewerbungen schwerbehinderter Personen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Haben Sie Fragen?
Für Fragen zum ausgeschriebenen Aufgabengebiet stehen Ihnen gerne Frau Meltem Develioglu unter Meltem.Develioglu@pinakothek.de und 0173 8558051 zur Verfügung.
Bewerben Sie sich:
Bei Interesse reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) bis spätestens 08.11.2026 ausschließlich über Interamt ein. Bewerbungen per E-Mail können aus Datenschutzgründen nicht berücksichtigt werden.
Bitte beachten Sie, dass Reisekosten und sonstige Auslagen für ein eventuelles Vorstellungsgespräch nicht übernommen werden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!