Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d)

Die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen suchen eine/n

Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d)

in Vollzeit, Entgeltgruppe 6 TV-L unbefristet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Im Herzen der Landeshauptstadt Bayerns befinden sich inmitten des Kunstareals die  Bayerischen Staatsgemäldesammlungen. Mit den über 30.000 zu betreuenden Objekten des Gemälde- und Kunstbesitzes des Freistaates zählen die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen mit ihren fünf Münchner Häusern und den Staatsgalerien an etlichen weiteren Standorten in Bayern zu den bedeutendsten Gemäldesammlungen in Europa.

Ihre Aufgaben:

E-Akte

• Anforderungsanalyse: Aufnahme der bestehenden (Papier-) Workflows und Überführung in digitale Strukturen
• Strukturaufbau: Mitwirkung bei der Erstellung des Aktenplans, Mitarbeit bei der Erstellung von Prozess- und Verfahrensdokumentationen für die E-Akte
• Migration: Begleitung der Digitalisierung von Altbeständen (Scannen, Indizieren) und Qualitätssicherung der Datenübernahme
• Schulung: Durchführung von Einweisungen für Kolleginnen und Kollegen in die Benutzeroberfläche und die Ablagesystematik, Mitarbeit an Schulungen und Informationen zur Nutzung der E-Akte
• Administration & Support: First-Level-Support bei Anwenderfragen und Vergabe von Zugriffsrechten, Koordination mit Service-Desk, Fachabteilungen und Projektleitung im Rahmen der digitalen Aktenverwaltung
• Qualitätssicherung: Überprüfung, Pflege und Strukturierung der korrekten Verschlagwortung und Ablage gemäß Aktenplan, Einhaltung rechtlicher, organisatorischer und datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Prozessoptimierung: Anpassung der digitalen Workflows bei organisatorischen Änderungen
• Schnittstellenmanagement: Kooperation mit der IT-Abteilung bei System-Updates oder Fehlermeldungen

Registraturarbeiten

• Zusammenstellung von Akten für Recherchen und Weitergabe an Sachbearbeitung
• Erfassung und inhaltliche Auseinandersetzung mit jedem einzelnen Schriftstück, welches zur Registratur bestimmt wurde; Fertigung einer kurzen Zusammenfassung und Bestimmung der Archivierungsart bzw. -ort, auch für Schriftstücke in Fremdsprachen
• Registrierung von Schriftstücken in MuseumPlus und der E-Akte
• Fortschreibung bzw. Erweiterung des Aktenplans, Festlegung der Systematik
• Eingabe und Recherche in Datenbanken (MuseumPlus)
• Vergabe von Aktentiteln, Aktenzeichen und Aktennummern

Beschaffungswesen

• Materialwirtschaft: Bestandsüberwachung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien
• Inventarisierung von Vermögensgegenständen über einem Wert von 800 €

Ihre Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännisch administrativen Bereich z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Registrator/in, Steuerfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r oder Industriekauffrau/-mann
• hohe soziale Kompetenzen und hohe kommunikative Fähigkeiten
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Organisationsgeschick
• selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Microsoft-365-Kenntnisse

Wir bieten Ihnen:

• eine vielseitige, verantwortungsvolle Tätigkeit und eine tarifliche Entlohnung und Anstellung im öffentlichen Dienst
• gutes Arbeitsklima
• Fortbildungsmöglichkeiten
• attraktive Sozialleistungen: z.B. eine betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
• Aussicht auf Staatsbedienstetenwohnung
• einmalige Jahressonderzahlung
• sehr gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (Bus 68/100, Tram 27/28, U2)

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Einstellung und Eingruppierung in max. Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie von Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Bewerbungen schwerbehinderter Personen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Haben Sie Fragen?

Für Fragen zum ausgeschriebenen Aufgabengebiet stehen Ihnen gerne Frau Julia Würmseer unter julia.wuermseer@pinakothek.de und 089 23805 185 zur Verfügung.

Bewerben Sie sich:

Bei Interesse reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) bis spätestens 30.06.2026 ausschließlich über Interamt ein. Bewerbungen per E-Mail können aus Datenschutzgründen nicht berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie, dass Reisekosten und sonstige Auslagen für ein eventuelles Vorstellungsgespräch nicht übernommen werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!