Assistenz (m/w/d)
Wir suchen für die Dezernate zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Vollzeit eine
Assistenz (m/w/d)
Ausschreibungsnummer 11-079/26
Als zentrale Stütze unserer Leitungsebene sind Sie dort im Einsatz, wo Ihre Expertise am meisten benötigt wird. Anstatt fest an einen Schreibtisch gebunden zu sein, unterstützen Sie unsere Dezernent*innen sowie den Oberbürgermeister in ihren Vorzimmern bedarfsorientiert und erhalten so einzigartige Einblicke in die gesamte Bandbreite unserer Stadtverwaltung!
Sie haben Lust unsere Verwaltungsleitung zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Sie übernehmen klassische Tätigkeiten im Sekretariat, wie beispielsweise die eigenverantwortliche Organisation und Optimierung der Büroabläufe (einschließlich Wiedervorlage und Ablage) und die Koordination der Kommunikation (zum Beispiel die Vorbereitung der Post- und E-Maileingänge und die Entgegennahme von Telefonaten).
- Für Sitzungen, Pressetermine und Veranstaltungen koordinieren sie die Termine, bereiten diese vor und stellen den Empfang, die Betreuung und die Bewirtung der Gäste sicher.
- Sie erstellen Textdokumente und erledigen eigenständig die Routine-Korrespondenz.
- Im Rahmen der Rats- und Gremienarbeit bereiten Sie Sitzungsunterlagen vor und setzen in Abstimmung mit den Referent*innen Rechercheaufträge um.
- Sie bearbeiten Sitzungsvorlagen im Ratsinformationssystem Session und gewährleisten ein fristgerechtes Vorlagenmanagement.
Ihr Profil
- Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, zur*zum Verwaltungsfachangestellten, den Verwaltungslehrgang I oder eine andere verwaltungsnahe Berufsausbildung (Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen, Sozialversicherungsfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r) mit.
- Alternativ besitzen Sie eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder bürotechnische Berufsausbildung.
- Darüber hinaus haben Sie bereits eine mindestens einjährige Berufserfahrung im Rahmen von Assistenz-/Sekretariatstätigkeiten erworben.
Ihre Kompetenzen
- Ihr Arbeitsstil ist geprägt von guten koordinierenden Fähigkeiten sowie einer sorgfältigen, eigenverantwortlichen Arbeitsweise.
- Sie besitzen ausgeprägte Kommunikationskompetenzen, welche sich insbesondere durch sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift ausdrücken.
- Ihre Persönlichkeit zeichnet sich durch freundliches, souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Personengruppen aus Verwaltung, Politik und Bürgerschaft sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.
- In Situationen unter Zeitdruck bleiben Sie flexibel, belastbar und organisiert.
- Sie haben Freude and der Wahrnehmung sich verändernder Aufgaben und Themenschwerpunkte.
Unser Angebot
- Transparente Bezahlung: Tarifbeschäftigte erhalten ein Gehalt nach Entgeltgruppe E 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD), das bedeutet in Vollzeit je nach Berufserfahrung zwischen 3.697,29 € und 4.230,97 € brutto, hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 85 % sowie eine leistungsorientierte Bezahlung (LoB). Beamt*innen werden im Wege der Versetzung übernommen. Für sie ist die Stelle nach Besoldungsgruppe A 8 LBesO A NRW bewertet.
- Corporate Benefits: Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen Zugang zu exklusiven Rabatten und Sonderkonditionen auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen – von Freizeitaktivitäten bis hin zu Alltagsangeboten.
- Mobilität: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten „JobTicket“ für den ÖPNV oder der Möglichkeit eines Fahrradleasings.
Bei uns zu arbeiten hat viele Vorteile – der öffentliche Dienst ist nur einer davon. Was uns noch zu einer attraktiven Arbeitgeberin macht, finden Sie unter https://www.stadt- muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile.
Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.
Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.
Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.
Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.
Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.
Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Lynn Ernsting vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 11 41, E-Mail: Ernsting(at)stadt-muenster.de). Bei fachlichen Fragen steht Ihnen Christoph Kattentidt (Tel. 02 51/4 92 - 60 20, E-Mail: Kattentidt(at)stadt-muenster.de) zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 14.06.2026 über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung.