Koordinator*in Digitalisierung, Personal und Verwaltungsprozesse (m/w/d)

Wir suchen für die Westfälische Schule für Musik (WSfM) zum 01.10.2026, unbefristet und in Vollzeit eine*n

Koordinator*in Digitalisierung, Personal und Verwaltungsprozesse (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 22-017/26

Die Westfälische Schule für Musik (WSfM) ist Westfalens größtes kommunales Bildungszentrum für den musikalisch-künstlerischen Bereich mit rund 8.200 Schüler*innen und ca. 170 qualifizierten Lehrkräften. In der vielseitigen Schnittstellenfunktion, kulturelle Bildung mit modernen Verwaltungs- und Digitalisierungsprozessen zu verbinden, gestalten Sie die Personalprozesse der Musikschule aktiv mit, entwickeln digitale Anwendungen weiter und unterstützen Kolleg*innen bei der erfolgreichen Nutzung neuer Technologien. Bewerben Sie sich jetzt und bringen Sie Ihre Ideen in ein kreatives und zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld ein!

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Als zentrale Ansprechperson betreuen und entwickeln Sie die Musikschulverwaltungssoftware iMikel weiter und wirken aktiv an der Einführung neuer digitaler Anwendungen (App, Chatbot & KI) und Prozesse mit.
• Sie begleiten und unterstützen Führungskräfte und Mitarbeitende in allen personalrelevanten Fragestellungen – von Ausschreibungsverfahren über das Onboarding bis hin zur administrativen Umsetzung personeller Maßnahmen.
• Gemeinsam mit internen und externen Partner*innen konzipieren und optimieren Sie Verwaltungsabläufe und tragen dazu bei, die Digitalisierung der Musikschule nachhaltig voranzubringen.
• Sie planen und begleiten Schulungen, unterstützen Kolleg*innen bei der Nutzung digitaler Systeme und fördern den sicheren und effizienten Einsatz neuer Technologien.
• Darüber hinaus übernehmen Sie koordinierende Aufgaben im Bereich IT und Digitalisierung, wirken an der Einführung innovativer Lösungen mit und unterstützen die Weiterentwicklung moderner Arbeitsweisen.

Sie wollen genauer wissen, was auf Sie zukommt? Wir bieten interessierten Bewerber*innen ab dem 18.06.2026 bis zum Ende der Bewerbungsfrist an, den Arbeitsplatz und die Aufgaben vor Ort kennenzulernen. Für eine Terminvereinbarung sowie bei fachlichen Fragen steht Ihnen Eva Brinkmann als Verwaltungsleiterin zur Verfügung (0251 492 4414, Brinkmann@stadt-muenster.de).

Ihre Qualifikation:

• Sie haben ein abgeschlossenes Studium (Bachelor/FH-Diplom) mit IT-Bezug, vorzugsweise im Bereich der Verwaltungsinformatik, Wirtschaftsinformatik, Informatik oder Betriebswirtschaft oder eine abgeschlossene Fortbildung als Bachelor Professional in IT (ehem. Operative Professional) (IHK).
• Alternativ: eine IT-Ausbildung z.B. als Fachinformatiker*in oder IT-Systemkaufmann*Systemkauffrau sowie eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im IT- oder Digitalisierungsbereich.
• Alternativ: Sie haben die Befähigung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt erworben oder den Verwaltungslehrgang II abgeschlossen sowie eine mindestens einjährige Berufserfahrung im IT- oder Digitalisierungsbereich.
• Die Stelle verbindet die Bereiche Personalmanagement, digitale Fachadministration und IT-Koordination. Für diese vielseitige Schnittstellenfunktion bringen Sie idealerweise folgendes mit:
  • Kenntnisse im Personal- und Verwaltungsbereich sowie ein Verständnis für organisatorische Abläufe und deren digitale Unterstützung und Weiterentwicklung
  • Kenntnisse in der Betreuung, Administration oder Weiterentwicklung digitaler Fachanwendungen mit sowie Interesse, Prozesse nutzer*innenorientiert zu gestalten und zu optimieren

Sie können sich bereits jetzt bewerben, wenn Sie die o. g. Voraussetzungen bis zum Stichtag 31.10.2026 erfüllen werden.

Ihre Kompetenzen:

• Sie kommunizieren adressatengerecht mit unterschiedlichen Zielgruppen und schaffen es, auch komplexe Sachverhalte verständlich zu vermitteln. In Beratungs- und Abstimmungssituationen treten Sie souverän auf und entwickeln gemeinsam mit den Beteiligten praktikable Lösungen.
• Neuen Technologien und Veränderungen begegnen Sie offen und bringen die Bereitschaft mit, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und aktiv weiterzuentwickeln. Dabei erkennen Sie Gestaltungsspielräume und treiben Verbesserungen eigenständig voran.
• Auch bei vielfältigen Aufgaben und unterschiedlichen Ansprechpersonen behalten Sie den Überblick. Sie strukturieren Ihre Arbeit selbstständig, setzen Prioritäten und sorgen für eine zuverlässige Umsetzung Ihrer Vorhaben.

Unser Angebot:

• Gehalt: Wir bieten Ihnen eine transparente tarifliche Bezahlung nach E10 TVöD, das bedeutet je nach Berufserfahrung 4.438 - 5.753 € brutto, hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 85 % sowie eine leistungsorientiere Bezahlung (LoB). Beamt*innen werden im Wege der Versetzung übernommen. Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A 10 Landesbesoldungsgesetz NRW (LBesG NRW) bewertet.
• Sicherer Arbeitsplatz: Sie profitieren von einem sicheren Arbeitsverhältnis mit geregelten Arbeitszeiten. Überstunden werden bei uns selbstverständlich vergütet.
• Sinnstiftende Aufgaben: Statt an anonymen IT-Projekten arbeiten Sie unmittelbar für die kulturelle Bildung in Münster und gestalten digitale Lösungen, die Mitarbeitenden, Lehrkräften und Schüler*innen den Alltag erleichtern.
• Corporate Benefits: Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen Zugang zu exklusiven Rabatten und Sonderkonditionen auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen – von Freizeitaktivitäten bis hin zu Alltagsangeboten.
• Mobillität: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten „JobTicket“ für den ÖPNV oder der Möglichkeit eines Fahrradleasings.

Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.

Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Annabelle Zerna vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 10 84, E-Mail: Zerna(at)stadt-muenster.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 05.07.2026 über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung.