Sachbearbeiter*in für das Sekretariat der Amtsleitung (m/w/d)

Wir suchen für das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien zum 06.12.2026, im Rahmen einer Elternzeitvertretung voraussichtlich befristet bis zum 09.10.2027 und in Vollzeit eine*n

Sachbearbeiter*in für das Sekretariat der Amtsleitung (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 11-097/26

Die Serviceleistungen der rund 900 Mitarbeiter*innen des Amtes sind umfangreich - von der Prävention über die verlässliche Kindertagesbetreuung bis zur Chancengleichheit und Integration benachteiligter Kinder. Aufgabe ist es, Kinder und Jugendliche stark zu machen und Familien Unterstützung anzubieten. Wir bieten oder vermitteln Hilfen, Beratung und Informationen in den Bereichen Kinder- und Jugendhilfe, Soziales und Gesundheit. Dabei setzen wir unsere Energie und unser fachliches Wissen ein, um die Aufgaben und Ziele serviceorientiert für die Bürger*innen umzusetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Zu Ihren Aufgaben zählen typische Sekretariatstätigkeiten, wie die Entgegennahme von Telefonaten, die Terminkoordination und die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Ein freundlicher und serviceorientierter Empfang von Besucher*innen wird durch Sie sichergestellt.
• Sie übernehmen die Bearbeitung und Vorbereitung der Korrespondenz, überwachen den Maileingang der Leitungen, beantworten eigenverantwortlich eindeutige Anfragen und verfassen nach inhaltlicher Abstimmung Schreiben.
• Darüber hinaus organisieren Sie die allgemeinen Sekretariats- und Büroabläufe, indem Sie die eingehende Post sichten und verteilen, das zentrale Behördenpostfach verwalten sowie Wiedervorlagen, Ablagen und Krank- bzw. Gesundmeldungen bearbeiten.
• Für die Fachstellen der Abteilung Kinder- und Jugendarbeit/Jugendsozialarbeit führen Sie die Rechnungsstelle. Dies umfasst die Vorkontierung von Belegen, den monatlichen Abschluss der Ist-vor-Soll-Konten sowie die Beratung der Fachstellen in haushaltsrelevanten Angelegenheiten.
• Ergänzt wird das Aufgabengebiet durch die Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Veranstaltungen, die Bearbeitung von Sitzungsprotokollen, die Veröffentlichung von Informationen im Intranet und Internet sowie die Bestellung und Ausgabe von Büromaterial.

Ihr Profil

• Sie besitzen vorzugsweise eine dreijährige abgeschlossene Verwaltungsausbildung, eine Berufsausbildung im Bereich des Bürowesens oder zur*zum Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellte*r.
• Alternativ haben Sie eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, verbunden mit einer mindestens einjährigen nachgewiesenen Berufserfahrung im Rahmen von Sekretariatstätigkeiten.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und besitzen darüber hinaus Grundkenntnisse der englischen Sprache, die in etwa dem B1-Niveau der GER-Skala entsprechen.

Ihre Kompetenzen

• Unter Berücksichtigung von Loyalität und Diskretion erledigen Sie anstehende Aufgaben stets sorgfältig, kompetent und eigenverantwortlich.
• Sie sind ein Organisationstalent und nutzen Ihre koordinierenden Fähigkeiten für eine vorausschauende und umsichtige Planung.
• Große Freude zeigen Sie im Umgang mit Menschen, sodass Sie diesen mit einem freundlichen, souveränen sowie verbindlichen Auftreten begegnen.
• In der Anwendung der gängigen Microsoft Office-Produkte sind Sie versiert und besitzen die Bereitschaft, sich in weitere EDV-Programme einzuarbeiten.

Sie haben Interesse an der Stelle oder Fragen zum Aufgabengebiet? Hierfür steht Ihnen Sabine Trockel (Tel. 02 51/ 492-5100, E-Mail: Trockel(at)stadt-muenster.de) für weitere Informationen gerne zur Verfügung.

Unser Angebot

• Transparente Bezahlung: Tarifbeschäftigte erhalten ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD), das bedeutet in Vollzeit je nach Berufserfahrung zwischen 3.440,25 und 3.926,20 € brutto, hinzu kommt eine Jahressonderzahlung i. H. v. 85 % sowie eine leistungsorientierte Bezahlung (LoB).
• Corporate Benefits: Wir bieten unseren Mitarbeiter*innen Zugang zu exklusiven Rabatten und Sonderkonditionen auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen – von Freizeitaktivitäten bis hin zu Alltagsangeboten.
• Mobilität: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten „JobTicket“ für den ÖPNV.
• Work-Life-Balance: Als Arbeitgeberin liegt uns die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem am Herzen, sodass wir ein flexibles Arbeitszeitmodell ohne Kernarbeitszeiten anbieten.

Bei uns zu arbeiten hat viele Vorteile – der öffentliche Dienst ist nur einer davon. Was uns noch zu einer attraktiven Arbeitgeberin macht, finden Sie unter https://www.stadt- muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile.

Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.


Die Besetzung der Stelle kann auch in Teilzeit erfolgen.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Eva-Leonie Benkmann vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 11 83, E-Mail: Benkmann(at)stadt-muenster.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 19.07.2026 über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung.