Sekretär*innen für Schulen (m/w/d)

Beim Amt für Schule und Weiterbildung sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt, überwiegend in Teilzeit, zunächst befristet, mehrere Stellen als

Sekretär*innen für Schulen (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 11-055/26

für verschiedene Schulen der unterschiedlichen Schulformen zu besetzen. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Teams, das täglich dazu beiträgt, eine Umgebung für Bildung zu schaffen und den Schulbetrieb am Laufen zu halten. Als erste Ansprechperson sorgen Sie selbstständig und in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung sowie ggfs. weiteren Mitarbeitenden im Sekretariat für einen reibungslosen Schulalltag und organisieren die verwaltungstechnische Abwicklung.

Ihre Aufgaben:

• Sie erledigen allgemeine Sekretariatsaufgaben wie den Schrift-, Telefon- und Besucherverkehr, Terminangelegenheiten, das Fertigen von Listen und Plänen oder die Verwaltung von Informations- und Büromaterial.
• Hinsichtlich der Schülerverwaltung wirken Sie bei An- und Abmeldungen mit, pflegen Daten in verschiedenen Programmen, erstellen Statistiken, verwalten Krankmeldungen, stellen Bescheinigungen aus und unterstützen bei der Zeugniserstellung.
• Auch die Bearbeitung von Problematiken wie Unfallangelegenheiten, Infektionsfällen oder Schadensmeldungen liegt in Ihrem Aufgabenbereich.
• Bei Ereignissen wie Einschulungstagen, Konferenzen, Sprechtagen, Schulfesten, Informationsveranstaltungen oder Tagen der offenen Tür unterstützen Sie organisatorisch.
• Finanztechnisch führen Sie die Schulkonten, buchen und weisen Haushaltsmittel der Schule an, erstellen und begleichen Rechnungen, erledigen das Mahnwesen.

Wichtig für Sie zu wissen ist außerdem, dass Erholungsurlaub in den Schulferien zu nehmen ist. Die Arbeitszeit wird in der Regel ab 7.30 Uhr erbracht.

Ihre Qualifikation:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung für den allgemeinen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, zur*zum Verwaltungsfachangestellten, den Verwaltungslehrgang I oder eine andere verwaltungsnahe Berufsausbildung (Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen, Sozialversicherungsfachangestellte*r, Justizfachangestellte*r).
• Alternativ können Sie eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder bürotechnische Berufsausbildung vorweisen.
• Wünschenswert ist zudem bereits erworbene Berufserfahrung im Rahmen von Sekretariatstätigkeiten.

Ihre Kompetenzen:

• Mit Ihrem freundlichen und kommunikativen Auftreten bringen Sie auch in herausfordernden Situationen Ihre Freude am Umgang mit den vielen verschiedenen Personen- und Altersgruppen zum Ausdruck.
• Sie sind ein Organisationstalent, welches Sie sowohl eigenverantwortlich als auch in der engen Zusammenarbeit mit der Schulleitung oder dem Team durch eine strukturierte Arbeitsweise beweisen.
• Im Umgang mit aktuellen Microsoft Office-Produkten sind Sie versiert. Sie können ebenfalls Kenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen sowie ggfs. in den speziellen Schulprogrammen vorweisen bzw. besitzen Sie die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen.

Unser Angebot:

• Gehalt: Wir bieten Ihnen ein attraktives, transparentes Gehalt nach Entgeltgruppe E 06 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD), das bedeutet in Vollzeit, je nach Berufserfahrung zwischen 3.440,25 € - 3.926,20 € brutto, zuzüglich einer Jahressonderzahlung i.H.v. 85 % sowie einer leistungsorientierten Bezahlung (LoB).
• Onboarding: Sie erhalten von uns individuelle Informationen, um Ihren Start bei uns bestmöglich zu gestalten.
• Weiterbildung: Für Ihre Entwicklung unterstützen wir Sie mit fachlichen und persönlichen Fortbildungsangeboten.
• Mobilität: Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen mit nachhaltigen Mobilitätsangeboten, wie beispielsweise einem vergünstigten „JobTicket“ für den ÖPNV.

Sie haben Interesse an der Stelle oder Fragen zum Aufgabengebiet? Hierfür steht Ihnen Anja Wüller (Tel. 02 51/4 92 - 4058, E-Mail: Wueller(at)stadt-muenster.de) für weitere Informationen gerne zur Verfügung.

Geben Sie in Ihrer Bewerbung gerne Präferenzen in Bezug auf die Schulform, das Einsatzgebiet und den Stundenumfang an.

In regelmäßigen Abständen wird überprüft, ob für die Stellen im Bereich der Schulsekretariate im Rahmen von Fluktuation längere Befristungen angeboten werden können bzw. Entfristungen möglich sind.

Bei uns zu arbeiten hat viele Vorteile – der öffentliche Dienst ist nur einer davon. Was uns noch zu einer attraktiven Arbeitgeberin macht, finden Sie unter https://www.stadt- muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile.

Bitte beachten Sie, dass die Besetzung nur dann erfolgen kann, wenn Sie einen ausreichenden Impfschutz gegen Masern oder aber eine Immunität gegen Masern aufweisen (Masernschutzgesetz).

Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.

Die Stellen sind teilbar.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Eva-Leonie Benkmann vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 11 83, E-Mail: Benkmann(at)stadt-muenster.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung.