Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle

Wir für alle – Arbeiten bei der Stadt Neumünster

Wir suchen zum 01.07.2026 für unseren Fachdienst Gebäudemanagement eine*n

Mitarbeiter*in in der digitalen Scan- und Postgutstelle

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit (39 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Tagespost: Vorbereiten des Scangutes / Resi-Scannen / Verteilung digital / Archiv und Entsorgung

• Posteingänge öffnen (nur zu digitalisierende Posteingänge) und vollständig aufbereiten
• Scannen an zwei Hochleistungsscannern gem. BSI Technische Richtlinie 03138
• Posteingänge den Fachdiensten / Abteilungen konkret zuordnen und elektronisch verteilen
• Originaldokumente erkennen und entsprechende Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
• Behebung von „kleineren“ Scanproblemen
• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scan-Archiv, gemäß der Vorschriften
• Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegen Aufbewahrungspflicht

Bestandsakten: Vorbereiten / Resi-Scannen / Rückgabe in digitaler Form / Archiv und Entsorgung

• Bestandsakten, die zur Arbeit im Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigt werden, müssen für die Digitalisierung besonders aufbereitet werden
• Führung der Übergabeprotokolle (Welche Akten befinden sich derzeit in der „Scanstelle“)
• Anpassungsfähigkeit an bereichsspezifische Anforderungen der Aktenführung und eigenständige Einarbeitung in die jeweiligen Abläufe
• Aktenvorgänge müssen so aufbereitet werden, dass die Scanvorgänge vollständig, richtig und effizient durchgeführt werden können
• Scannen an zwei Hochleistungseinzugsscannern gem. BSI Technische Richtlinie 03138
• Scan der Bestandsakte elektronisch verteilen
• Originaldokumente erkennen. Weitergabe der in Papierform aufzubewahrenden Dokumente im Original an die Fachdienste
• Prüfen der Qualität, Lesbarkeit und Vollständigkeit der gescannten Dokumente (unmittelbare Qualitätskontrolle)
• Eigenständige Behebung von „kleineren“ Scanproblemen
• Einlagerung der digitalisierten Posteingänge ins Scanarchiv, gemäß der Vorschriften
• Sicherstellung, dass die Archivordnung eingehalten wird (Zugriff auf jede Einzelakte muss gewährleistet sein)
• Sicherstellung der Aktenvernichtung nach der festgelegen Aufbewahrungspflicht

Ihr Profil:

• Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste (ehemals mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst), verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbaren Beschäftigten mit abgeschlossener Angestelltenprüfung I
• Alternativ verfügen Sie über eine vergleichbare Qualifikation (idealerweise mit einem Schwerpunkt auf Digitalisierung, Scannen oder Verwaltungstätigkeiten) oder sind sonstige*r Beschäftigte*r, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben.
• Fundierte EDV-Kenntnisse (MS-Office)
• Anwenderkenntnisse im Bereich der elektronischen Akte (enaio) sind wünschenswert bzw. müssen sich kurzfristig angeeignet werden
• Sie sind körperlich belastbar und verfügen über einen sorgfältigen Arbeitsstil
• Hohes Maß an Teamfähigkeit, technischem Verständnis und Belastbarkeit

Kommen Sie in unsere Mitte!

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
• Neun-Zehntel-Arbeitszeitmodell für bis zu 52 freie Tage pro Jahr
• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Teilnahme am Fitnessprogramm
• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2026" von Focus ausgezeichnet.
Ein Beispiel dafür ist unser 9/10tel Arbeitszeitmodell mit dem wir noch mehr Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für unsere Mitarbeitenden ermöglichen! Dafür arbeiten Sie die gleiche tägliche Arbeitszeit, reduzieren das Gehalt auf 90% und erhalten 10% Ausgleich in Form zusätzlicher freier Tage. Das sind bei einer 5-Tage-Woche 52 freie Tage im Jahr. Die freien Tage werden wie bei Urlaub mit der Führungskraft eingeplant. So sind Modelle denkbar von längeren Urlauben z.B. zu Ferienzeiten oder jede 2. Woche eine 4-Tage-Woche. Teilnehmen können alle Personen, ob Tarifangestellte oder Beamte, ob Teil- oder Vollzeit. Sprechen Sie uns gern an!

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Haben Sie Fragen?

Herr Röse, als Abteilungsleitung (Tel. 04321 - 942 2378), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.

Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von 08:30 Uhr - 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 - 2450, -2466 oder -2261.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, die Sie uns bitte bis zum 17.05.2026 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen.

Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.