Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters
Struktur schaffen, Prozesse lenken, Verantwortung tragen.
Im Herzen des öffentlichen Dienstes sorgen Sie hier für Struktur und Effizienz und sind Schnittstelle zu unseren Bürgerinnen und Bürgern. Ob im Personalwesen, der Finanzplanung oder der allgemeinen Verwaltung: Hier laufen alle Fäden zusammen. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrem Engagement helfen Sie Entscheidungen umzusetzen und unsere Verwaltung zukunftssicher zu gestalten.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung:
Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer des Oberbürgermeisters
Vertragsart:
unbefristet
| Arbeitszeit:
Vollzeit; vollzeitnahe Teilzeitbeschäftigung mit mind. 35 Wochenstunden ist möglich
| Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst
Ihr WIRKUNGSBEREICH:
Wir suchen für das Team der Verwaltungsleitung im Vorzimmer des Oberbürgermeisters eine engagierte Persönlichkeit, die Freude an klassischen Sekretariats- und Assistenzaufgaben hat.
Wir erwarten Kooperations- und Teamfähigkeit sowie service- und bürgerorientiertes Handeln. Die Fähigkeit, selbstständig, strukturiert und eigenverantwortlich zu arbeiten ist ebenso wichtig wie Belastbarkeit, Flexibilität, Verschwiegenheit und Loyalität. Wir wünschen uns eine/n Mitarbeiter/in mit sehr guten Orthographiekenntnissen, für die/den ein empathischer und umsichtiger sowie souveräner Umgang mit Menschen selbstverständlich ist.
In planbaren Fällen kann es zu Arbeitszeitverschiebungen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten oder der Rahmenarbeitszeit kommen. Sie erwartet eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team.
Ihr Aufgabenbereich:
- Eigenverantwortliche Erledigung klassischer Vorzimmer- und Assistenzaufgaben für den Oberbürgermeister in Zusammenarbeit mit der Leitung des Büros des Oberbürgermeisters und dem Persönlichen Referenten
- Telefon- und Anrufservice für den Oberbürgermeister und die Verwaltungsleitung einschließlich der Mitwirkung im Beschwerdemanagement
- Unterstützung der Pressestelle / Sozialen Netzwerke
- Terminkoordination und -überwachung
- Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen sowie die Vor- und Nachbereitung der Termine und Dienstreisen einschließlich der Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen
- Medienübergreifende Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, von Glückwunschschreiben sowie regelmäßiger Bürgerkorrespondenz
- Übernahme anlassbezogener Sonderaufgaben und Projekte
Ihr PROFIL | Ihre QUALIFIKATION:
- Kaufleute für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte (oder vergleichbare Ausbildung)
- Idealerweise haben Sie Erfahrungen im Sekretariatsbereich und Freude an klassischen Sekretariatsaufgaben sowie gute Orthographiekenntnisse
- Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und die Bereitschaft zur Mitgestaltung von digitalen Prozessen
- Hohes Maß an Organisationsgeschick und Umsicht im Handeln in der Verwaltung
- Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und eigener Priorisierung
- Hohe Service- und Dienstleistungsorientierung, systematische Arbeitsweise, wobei Ihr Denken davon geprägt ist, vorausschauend den Büroalltag im Vorzimmer zu steuern
- Kommunikationsstärke im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern sowie mit Fach- und Dienstaufsichtsbehörden sowie Ministerien
- Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative, selbstständiges Handeln bei teamorientierter Herangehensweise
- Verschwiegenheit und Loyalität
DARAUF Können Sie Sich FREUEN:
- einen krisensicheren Arbeitsplatz
- die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Weiter-/Fortbildungsmöglichkeiten sowie Personalentwicklungs-Maßnahmen
- ein Vorteilsportal mit vergünstigten Angeboten
- ein bezuschusstes Jobticket und ein Jobradangebot
- eine gute Anbindung an den ÖPNV
Bei gleicher Eignung werden die Vorgaben des SGB IX beachtet.
Für allgemeine Rückfragen steht Ihnen Kerstin Trott (06321 855 1124), für Fachfragen steht Ihnen Katja Klohr (06321 855 1943) zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagefähigen Unterlagen bis spätestens 11. Juli 2026 über unser Onlineportal. >>