Assistenz im Präsidiumsbüro (m/w/d)
Assistenz im Präsidiumsbüro (m/w/d)
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit zur Verstärkung unseres Teams im Präsidiumsbüro.
Die Stelle ist unbefristet in Teilzeit mit einem Beschäftigungsumfang von 20 Stunden pro Woche zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 8 TV-L.
Das Präsidiumsbüro ist Teil der Hochschulverwaltung und unterstützt die Hochschulleitung bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Leitungsaufgaben. Als zentrale Service- und Koordinationsstelle sorgt das Team für effiziente administrative Abläufe und begleitet sowohl das operative Tagesgeschäft als auch die Umsetzung strategischer Vorhaben.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe, insbesondere die Planung und Koordination von Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen
- Verwaltung, Bewirtschaftung und Überwachung der Haushalts- und Drittmittel im Zuständigkeitsbereich der Hochschulleitung, insbesondere des zentralen Veranstaltungsbudgets, der Internationalen Woche und der Verfügungsmittel des Präsidenten
- Mitwirkung bei Beschaffungsvorgängen sowie Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
- Prüfung von Dienstreiseanträgen nach den Vorgaben des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG) sowie fachliche Freigabe im Bayerischen Reisemanagementsystem (BayRMS)
- Beratung der Beschäftigten der Hochschule zu reisekostenrechtlichen Fragestellungen sowie Buchung von Bahnreisen
- Recherche, Aufbereitung und adressatengerechte Darstellung von Informationen sowie Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und weiteren Unterlagen für die Hochschulleitung
- Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sowie Mitwirkung bei Projekten und Sonderaufgaben des Präsidiumsbüros
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter, als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management, idealerweise im Hochschul-, Wissenschafts- oder öffentlichen Bereich
- Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung und Budgetverwaltung sowie idealerweise Kenntnisse im Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG)
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Serviceorientierung
- Teamfähigkeit, Diskretion und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten
Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld an einer modernen bayerischen Musikhochschule. Die Entgelteingruppierung und die Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
Sie profitieren bei uns neben den gängigen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (z. B. betriebliche Zusatzversorgung VBL) unter anderem von der Nutzung des Angebots JobBike Bayern sowie von vergünstigten Preisen für Mittagessen in der Mensa.
Die Hochschule für Musik Nürnberg fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und möchte qualifizierte Frauen gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz (BayGIG) daher ausdrücklich zur Bewerbung auffordern. Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig.
Daher freuen wir uns auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie von Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
Wir sind gerne bereit, Sie im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Beruf und persönlicher Lebenssituation zu unterstützen. Die Hochschule für Musik Nürnberg ist Mitglied im Dual Career Netzwerk Nordbayern.
Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Portal bis spätestens 31.10.2026.
Bei inhaltlichen Fragen zur Ausschreibung und Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Herrn Tobias Mack (tobias.mack@hfm-nuernberg.de).
Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen von Personalauswahlverfahren finden Sie unter https://www.hfm-nuernberg.de/datenschutz Weitere Informationen zur HfM Nürnberg finden Sie unter https://www.hfm-nuernberg.de/.