Office Manager / Teamassistenz Universität (m/w/d)
Als Office Manager / Teamassistenz Universität (m/w/d) sind Sie für die administrative und organisatorische Unterstützung eines universitären Lehrstuhls zuständig. Sie übernehmen Aufgaben in der Büroorganisation, Personalverwaltung, Budget- und Drittmittelverwaltung, Prüfungsverwaltung sowie im Dienstreisemanagement und tragen zu einem reibungslosten Lehrstuhlbetrieb bei.
Die Forschungsschwerpunkte des Lehrstuhls in der Rechts- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) betreffen vorwiegend die wirtschaftliche Analyse von Energiemärkten sowie die Evaluierung von Klima- und Umweltpolitik.
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Vergünstigtes Essens- und Getränkeangebot in unseren Mensen
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
- Hilfestellung durch eine bereits eingearbeitete Sekretariatskraft
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Prüfungsverwaltung sowie Datenpflege
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe zur Sicherstellung eines reibungslosen Lehrstuhlbetriebs
- Mitwirkung in der Personalverwaltung, insbesondere bei Einstellungsverfahren für Mitarbeitende und studentische Hilfskräfte sowie Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
- Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln einschließlich Buchungsvorgängen im Finanzsystem (FSV)
- Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikationmännische Ausbildung
- Erfahrung im Bereich Buchhaltung sowie Büroorganisation
- Verwaltungserfahrung im universitären Bereich wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel und PowerPoint)
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
- Teamfähigkeit sowie zuverlässige Arbeitsweise
- Sichere Kommunikation in Wort und Schrift
- Eigenständigkeit
Stellenzusatz
Bei entsprechender Eignung ist im Anschluss eine unbefristete Weiterbeschäftigung vorgesehen
Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet.
Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten.
Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährleistet ist.
Bei Wunsch können Sie eine Person der Gleichstellung zum Bewerbungsgespräch hinzuziehen, ohne dass dadurch Nachteile für Sie entstehen.