Digitales Archiv Sachbearbeitung (m/w/d)

Oberhausen – pulsierende Großstadt im Herzen der Metropole Ruhr! Für rund 214 000 Einwohnerinnen und Einwohnern bietet sie perfekte Infrastruktur: schnelle Autobahnanschlüsse und öffentlichen Nahverkehr in alle Nachbarstädte sowie Radtrassen mit regionaler Anbindung. Oberhausen steht für kulturellen Wandel: der Gasometer als Europas höchste Ausstellungsstätte, die renommierte LUDWIGGALERIE im Schloss Oberhausen, das LVR‑Industriemuseum, das Ebertbad und das Theater sorgen für Vielfalt. Große Bühnen für Künstlerinnen und Künstler aus aller Welt bieten die Rudolf Weber ARENA und das Metronom Theater Oberhausen. Familien schätzen das Angebot an Kitas und Schulen, die großzügigen Grünanlagen wie den Kaisergarten oder den OLGA-Park sowie Freizeitattraktionen wie Westfield Centro, SEA LIFE, AQUApark, LEGOLAND Discovery Centre und TOPGOLF. Historische Juwelen wie die Burg Vondern, die Antony Hütte und das Bert‑Brecht‑Haus verbinden Geschichte mit lebendigem Stadtleben. Oberhausen vereint urbane Dynamik, kulturelles Flair und grüne Erholung – Lebensqualität trifft Vielfalt.

Sachbearbeitung Digitales Archiv

EG 11 TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 12 LBesG NRW (vorb. BWK) / Vollzeit 39 Stunden/ 41 Stunden

Aufgaben: 

• Mitarbeit beim Aufbau und Betrieb des digitalen Archivs im Stadtarchiv Oberhausen
• Einführung und Betreuung von DiPS.kommunal, dazu gehören u. a.
  • Entwicklung von Konzepten zur Aussonderung digitaler Aufzeichnungen (eAkte, Fachverfahren, E-Mail-Ablagen, Dateisammlungen etc.) aus städtischen Dienststellen inkl. Beschreibung technischer Schnittstellen
  • Prüfung (Formatvalidierung, Formaterkennung), Aufbereitung (Konvertierung, Strukturierung von Daten) und Übernahme digitaler Aufzeichnungen nach DiPS.kommunal
• Fachliche Betreuung des Archivinformationssystems Acta Pro, dazu gehören u. a.:
  • Ausbau und Betrieb des digitalen Lesesaals (ActaPro Benutzung) zur Nutzung digitaler Aufzeichnungen
  • Betreuung von ActaPro Desk sowie des Magazinierungstools ActaPro Magazin
• Import und Export von Erschließungsdaten und Digitalisaten
• Mitarbeit bei Digitalisierungsvorhaben von Archivgut, dazu gehören u. a.:
  • Verwaltung und Pflege von Master- und Nutzungsdigitalisaten
  • Speicherverwaltung
• Beratung der städtischen Dienststellen sowie der archivischen Fachkräfte bei der Digitalisierung und Aussonderung von Aufzeichnungen
• Mitarbeit an archivischen IT-Projekten
• Teilnahme und Mitarbeit an Arbeitskreisen und Gremien zur Digitalisierung und digitalen Archivierung
• enge Zusammenarbeit mit den archivischen Fachkräften in allen Tätigkeitsfeldern
• Unterstützung bei der Bewertung, Übernahme und Erschließung v. a. digitaler Unterlagen

Profil:

• Laufbahnbefähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 des allgemeinen Verwaltungsdienstes mit dem Studiengang Verwaltungsinformatik (Bachelor of Arts) oder
• Bachelor of Science der Fachrichtung Informatik mit den Schwerpunkten E-Government oder Verarbeitung von Massendaten oder Archivierung oder
• Laufbahnbefähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 des Archivdiensts (ehemals gehobener Dienst) mit Erfahrung in der Einführung eines digitalen Archivs sowie der Übernahme elektronischer Aufzeichnungen
• Bachelor of Arts der Fachrichtung Archiv mit Erfahrung in der Einführung eines digitalen Archivs sowie der Übernahme elektronischer Aufzeichnungen oder
• Laufbahnbefähigung für das 1. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 2 des allgemeinen Verwaltungsdienstes (ehemals gehobener Dienst), die über eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in den Aufgabengebieten E-Government oder Verarbeitung von Massendaten oder Archivierung nachweisen können oder
• Tarifbeschäftigte mit abgeschlossenem Verwaltungslehrgang II (ehemals Angestelltenlehrgang II), die über eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in den Aufgabengebieten E-Government, Verarbeitung von Massendaten oder Archivierung nachweisen können oder
• Nachfolgende abgeschlossene Studiengänge der aufgeführten Fachrichtungen in Verbindung mit umfangreicher Berufserfahrung in Digitalisierungsprojekten und/oder elektronischer Archivierung und/oder Massendatenverarbeitung, nachgewiesen durch mindestens zweijährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einem kultur-/archivnahen/dokumentarische Tätigkeitsfeld:
  • Informations- und Datenmanagement oder vergleichbarer Abschluss
  • Dokumentar:in
  • Geschichte
  • Digital Humanities oder vergleichbarer Abschluss
• Vertiefte Kenntnisse zur Erstellung und Verarbeitung von XML-Dateien erforderlich
• Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken erforderlich
• Erfahrung in Datenbanksprachen erwünscht bzw. die Bereitschaft sich kurzfristig einzuarbeiten
• Kenntnisse in der Strukturierung und Verarbeitung von Massendaten erwünscht
• Kenntnisse der Entstehung und Vorhaltung digitaler Daten in Verwaltungskontexten (Life Cycle Modell) erwünscht
• Kenntnisse in der OAIS-konformen Langzeitarchivierung sowie im Umgang mit der Fachsoftware ActaPro und DiPs.kommunal bzw. die Bereitschaft sich kurzfristig einzuarbeiten
• Erfahrungen in der Durchführung von Digitalisierungsprojekten erwünscht
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und in Schrift
• gute Englischkenntnisse
• Teamfähigkeit und kommunikatives Verhalten
• Fähigkeit zum selbstständigen und strukturierten Arbeiten
• Erfahrung im Umgang mit externen und internen Kooperationspartnern sowie im Umgang mit Support- und Betriebsprozessen

Die Stadt Oberhausen bietet:

• Ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einem tariflichen Entgelt nach Entgeltgruppe 11 TVöD bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden
• Grundsätzlich kann die ausgeschriebene Stelle auch von Teilzeitkräften verwaltet werden. Insofern sollten sich an Teilzeit interessierte Beschäftigte ebenfalls um diese Stelle bewerben. Die konkrete Aufteilung der Wochenarbeitszeit erfolgt in Abhängigkeit
• Bei Vorliegen der fachlichen und persönlichen Voraussetzungen ist es möglich, dass ein bestehendes Beamtenverhältnis bei der Stadt Oberhausen fortgesetzt wird bzw. die Übernahme in ein Beamtenverhältnis geprüft wird. Der Stellenwert entspricht der Besoldungsgruppe A 12 LBesG NRW, Laufbahngruppe 2.1 bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 41 Stunden (die ausgeschriebene Stelle kann auch von Teilzeitkräften verwaltet werden.).
• 30 Tage Urlaub auf Basis einer 5-Tage-Woche (Heiligabend und Silvester frei)
• Flexible Gestaltung Ihrer Arbeitszeit (z. B. Gleitende Arbeitszeit, Alternierende Teleheimarbeit)
• Individuelle Weiter- und Fortbildungen im Rahmen der Personalentwicklung
• Betriebliche Zusatzversorgung
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• Abwechslungsreiche Tätigkeiten für das Gemeinwohl
• Zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung
• Job Ticket (für vergünstigten ÖPNV) für Tarifbeschäftigte
• Bezahlung nach Tarifvertrag TVöD, Leistungsentgelt, Jahressonderzahlung
• Vergünstigungen bei Versicherungen durch die Beschäftigung im öffentlichen Dienst (z. B. bei Kfz-Haftpflicht, Privathaftpflicht, Rechtsschutz)
• Fahrradleasing

Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen: Herr Dr. Dellwig (Tel 0208 309520930) oder Frau Schmitz-Oetjen (Tel 0208 309520936)

Im Falle Ihrer Bewerbung sind bitte hinreichend aktuelle Arbeitszeugnisse bzw. dienstliche Leistungsbeurteilungen einzureichen, die nicht älter als sechs Monate sein sollten.

In den Berufsgruppen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden diese bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Daher sind Bewerbungen von Frauen ausdrücklich erwünscht.

Geeignete Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind ebenfalls erwünscht.

Auch Interessierte mit Zuwanderungsgeschichte werden ermutigt sich zu bewerben.

Die Bewerbung kann um Hinweise auf eventuelle ehrenamtliche Tätigkeiten und ein mögliches familiäres Engagement ergänzt werden.

Bewerbungen sind unter folgendem Link https://karriere.oberhausen.de/de/jobposting/6967f78e14b8de4bc6a41a1aa573f8f8d15d26390/apply bis zum 14.06.2026 möglich.