Mitarbeiter/in (w/m/d) für das Verwaltungssekretariat des Amtes für Teilhabe und Soziales
Das Aufgabengebiet
Das Amt für Teilhabe und Soziales unterstützt hilfebedürftige Menschen bei der Sicherung der Existenzgrundlage und gewährt Hilfe in besonderen Lebenslagen. Es besteht aus den Fachdiensten Zentrale Dienste; Pflege, Wohnen und Soziale Beratung; Eingliederungshilfe und Soziale Hilfen sowie der Stabstelle Strategische Sozialplanung.
Das Verwaltungssekretariat arbeitet eng mit der Amtsleitung zusammen und ist am Pferdemarkt 14 zu finden.
Deine Aufgaben
- Postverteilung für das Amt für Teilhabe und Soziales
- Vorbereitung der analogen Post vor der Weitergabe für den rechtssicheren Scan
- Verteilung analoger Post in Postfächer der Mitarbeitenden und Führungskräfte
- Verteilung digitaler Post über das Dokumentenmanagementsystem an Mitarbeitende und Führungskräfte
- Verteilung der E-Mails aus dem Funktionspostfach des Amtes und des Behördenpostfachs sowie Versenden von Gerichtspost aus dem Behördenpostfach
- Koordinationstätigkeiten für die Amtsleitung
- Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge
- Termin- und Wiedervorlagenverwaltung der Amtsleitung
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Amtsleitung
- Entgegennahme und Weiterleitung interner und externer Anrufe
- Interne und externe Korrespondenz
- Unterstützung bei der Koordination von Veranstaltungen und Besprechungen
Dein Profil
Formale Voraussetzungen
Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit mindestens dreijähriger Ausbildungsdauer
Fachliche /// Persönliche /// Soziale Kompetenzen
- gute Kommunikationsfähigkeit
- selbständiges Arbeiten
- freundliches und verbindliches Auftreten
- vertiefte EDV- und sichere Rechtschreibkenntnisse
- guter Überblick über das Amt für Teilhabe und Soziales und seine Aufgaben
- Aufgeschlossenheit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft
- Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
Unser Angebot
- eine qualifizierte Einarbeitung
- abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit
- sichere Bezahlung und krisenfester Arbeitsplatz
- Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben
- flexible Arbeitszeiten und -formen
- sechs Wochen Urlaub im Jahr
- Betreuung für Kinder von Mitarbeitenden bis drei Jahre bei unseren Stadtzwergen
- Jahressonderzahlung sowie betriebliche Altersvorsorge
- leistungsorientierte Bezahlung
- persönliche und fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Firmenfitness in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Hansefit
- Zuschuss zum Deutschland- oder Jobticket
- Corporate Benefits - Finanzielle Vorteile durch Rabatte für Mitarbeitende
- Rad-Leasing
Wir haben noch mehr zu bieten! Erfahre mehr über unsere Benefits ».
Hast du Fragen?
Auskünfte zum Aufgabengebiet erteilt gern Meike Dikosso, Leiterin des Amtes für Teilhabe und Soziales, Telefon 0441 235-2493.
Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Heike Reinders, Fachdienst Personal und Organisation, Telefon 0441 235-2239.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am Freitag, 29. Mai 2026, statt.