Mitarbeiter*in im Verwaltungsdienst für das Sekretariat

Mitarbeiter*in im Verwaltungsdienst
für das Sekretariat mit Schwerpunkt Forschung und Lehre in den Bereichen AINS und Palliativmedizin, Departmentrat Humanmedizin und Core Facility Biobank

Einrichtung

Fakultät VI – Medizin und Gesundheitswissenschaften, Department für Humanmedizin / Geschäftsstelle

Über uns

Die Fakultät VI Medizin und Gesundheitswissenschaften umfasst die Bereiche Humanmedizin, Medizinische Physik und Akustik, Neurowissenschaften, Psychologie sowie die Versorgungsforschung. Zusammen mit den vier regionalen Krankenhäusern bildet die Fakultät VI die Universitätsmedizin Oldenburg. Weiterhin besteht eine enge Zusammenarbeit mit der Universitätsmedizin der Universität Groningen.

Das Department für Humanmedizin setzt sich aus Abteilungen der klinischen, klinisch-theoretischen und nicht-klinischen Fächer zusammen und wird durch den Departmentrat und das Direktorat vertreten.

Die Universitätsklinik für Anästhesiologie, Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie (AINS) sowie die interdisziplinäre Klinik für Palliativmedizin am Klinikum Oldenburg bilden das Fachgebiet in der gesamten Breite ab. Sie vertreten die jeweiligen Fachgebiete klinisch wie wissenschaftlich und sind für die Ausbildung der Studierenden an der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg verantwortlich.

Die Core Facility Biobankstruktur dient als Infrastruktur für Forschende, um gemeinsame Ressourcen zu nutzen. Sie bietet die Aufarbeitung, Lagerung und Ausgabe von codierten Bioproben definierter Projekte und der dazugehörigen organisatorischen Daten und Analysedaten zu wissenschaftlichen Zwecken an.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung des Direktorats des Departmentrats Humanmedizin
• Administrative Unterstützung des Gremiums und Klinikdirektors sowie des Lehr- und Forschungsteams
• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen sowie Protokollführung
• Organisation der studentischen Lehre (Terminierung von Lehrveranstaltungen, Ansprechperson für Studierende, Organisation der Lehrmaterialien)
• Anfordern von Stellungnahmen der zuständigen Gremien bzw. Personen
• Entwurf von Vordrucken, Formschreiben und Verzeichnissen der Geschäftsstelle
• Abrechnung von Dienstreisen, Prüfung und Anweisung von Rechnungen, Überwachung des Budgets (Büromaterial, Ausstattung, Abrechnung von Dienstreisen)
• Erteilung persönlicher und telefonischer Auskünfte in allgemeinen Angelegenheiten und insbesondere im Bereich studentische Lehre und Forschung
• Ansprechperson für Mitarbeiter, Studierende, nationale und internationale Kooperationspartner und externe Partner der Arbeitsgruppen
• Pflege des Internetauftritts des Departments
• Gegenseitige Ausfallsvertretung der Sekretariatsbereiche

Ihr Profil

Einstellungsvoraussetzungen:

• Abgeschlossene Ausbildung im Büro- bzw. Verwaltungsbereich nach Bundesbildungsgesetz (BBiG) oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• eine hohe kommunikative Kompetenz
• sichere Anwendung von MS-Office-Programmen
• sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationserfahrung
• Bereitschaft an Sitzungen auch in den Nachmittags- und teilweise Abendstunden teilzunehmen
• Bereitschaft zur Einarbeitung in relevante Rechtstexte

Von Vorteil sind:

• Erfahrungen im universitären Umfeld
• Kenntnisse der Budgetverwaltung und SAP-Grundkenntnisse
• Typo3-Kenntnisse

Wir bieten

Umfangreiche Informationen und Benefits zum Arbeiten an der Universitätsmedizin Oldenburg finden Sie unter folgendem Link (https://uol.de/fk6/profil-und-struktur/personalmanagement/jobs/benefits).

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Weitere Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Univ.-Prof. Dr. Simon T. Schäfer, Direktor der Universitätsklinik für Anästhesiologie, Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie, unter E-Mail klinikum.ol.ains@uni-oldenburg.de oder die Leitung des Studienzentrums AINS unter 0441-403-77745.

Jetzt bewerben

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Darstellung Ihrer Motivation, Lebenslauf, Zeugnisse) vorzugsweise per E-Mail, unter Angabe des Kennzeichens „Sekretariat AINS / Departmentrat“, als ein zusammenhängendes PDF-Dokument bis zum 03.11.2026 an die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg, Universitätsklinik für Anästhesiologie, Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie, 26111 Oldenburg, klinikum.ol.ains@uni-oldenburg.de.

Sie kennen Oldenburg noch gar nicht? Sammeln Sie gerne erste Eindrücke unter folgendem Link: https://www.moin-in-oldenburg.de.