MITARBEITER*IN FÜR VERWALTUNGS- UND SEKRETARIATSAUFGABEN
Mitarbeiter*in für Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
Gestalten Sie mit uns den Rahmen für exzellente Wissenschaft!
Die international ausgerichtete Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften lebt von engagierten Menschen, die Forschung, Lehre und Studium organisatorisch möglich machen. In einem modernen, kollegialen Umfeld tragen Sie dazu bei, dass wissenschaftliche und administrative Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Wir bieten Ihnen ein vielseitiges Aufgabenfeld, verlässliche Strukturen und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen - in einem Team, das Zusammenarbeit und Service großschreibt.
Die zu besetztende Stelle ist die zuständige Serviceeinheit am Standort CN für 10 Studiengänge und das IFO und unterstützt die jeweiligen Studiengangsbeauftragten, die Leitung des IFO, die Koordinationsstellen, das Lehrpersonal und die Mitarbeitenden vor Ort bei ausgewählten Service- und Büroaufgaben.
Ihre Aufgaben
- allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
- Unterstützung von Studiengangprozessen, z. B. Akkreditierungen, Bewerbungsverfahren von Studierenden, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
- Aufbereitung von Unterlagen für Sitzungen, Berufungsverfahren und Besprechungen sowie deren organisatorische Begleitung inkl. Organisation des Caterings
- Unterstützung in akademischen Prozessen, z. B. Lehrbetrieb, Prüfungsorganisation, Recherchen, administrative Begleitung bei Veröffentlichungen
- Führung von schriftlichen Korrespondenzen, Listen und Statistiken, auch in englischer Sprache Unterstützung in der Außendarstellung
- Betreuung (internationaler) Gäste, Gastprofessor*innen und Lehrbeauftragter
- Mitwirkung in der Pool-Vertretung mit den übrigen Service- und Bürobereichen der Fakultät WiSo einschließlich Vertretung des Service- und Bürobetriebs des Dekanats
Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf
- verhandlungssichere Englischkenntnisse (bevorzugt ab C1-Niveau)
- sicherer Umgang mit den MS-Office-Produkten, inkl. gängiger KI-Tools
- Organisations- und Planungsgeschick
- Eigeninitiative sowie eine selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- hohe Team- und Dienstleistungsbereitschaft, soziale Kompetenz und Freude am Umgang mit Menschen
Sie arbeiten i.d.R. vormittags in Präsenz an der Hochschule. Sehr vereinzelt wird es erforderlich sein, die Arbeitsleistung auch an Nachmittagen oder in den Abendstunden zu erbringen, ggf. auch online.
Die Beschäftigung erfolgt in Teilzeit mit 50 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit und ist unbefristet. Der Arbeitsort ist Osnabrück mit der Möglichkeit der Vereinbarung zur mobilen Arbeit. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 des TV-L. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.
Die Hochschule Osnabrück behält es sich vor, die Auswahlgespräche in Präsenz oder online durchzuführen. Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen per Mail nur als eine Datei im PDF-Format werden bis zum 31.08.2026 unter Angabe der Kennziffer WiSo 09-2026 erbeten an:
Geschäftsbereich Personal
personalmanagement@hs-osnabrueck.de
Postanschrift:
Hochschule Osnabrück
Geschäftsbereich Personal
Postfach 1940, 49009 Osnabrück
Fachliche Rückfragen
Prof. Dr. Jan Frie
j.frie@hs-osnabrueck.de
Tel.: 0541 969-3091