Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)
Der Landkreis Osterholz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Hauptamt eine Mitarbeitende / einen Mitarbeitenden für das
Vorzimmer der Verwaltungsleitung (m/w/d)
Als Teil der Metropolregion Bremen-Oldenburg bietet der Landkreis Osterholz die ideale Balance zwischen urbaner Nähe und ländlicher Ruhe. Hier trifft traditionelle Verbundenheit auf innovatives Denken. Im Vorzimmer des Landrates und der Dezernenten übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle und gestalten mit Ihrer Arbeit den professionellen, serviceorientierten Auftritt der Kreisverwaltung aktiv mit.
Das bieten wir Ihnen:
- Eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit 22 Wochenstunden
- Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Ein offenes, kollegiales Team, in dem Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großgeschrieben werden
- Arbeitsstandort in fußläufiger Entfernung zum Bahnhof und etwa 15 Minuten Fahrzeit zum Bremer Hauptbahnhof
- Betriebliche Zusatzversorgung (VBL), Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Firmenfitness, aktives Gesundheitsmanagement, moderne IT- und Büroausstattung, kostenlose Parkplätze, Fahrradleasing (Dienstrad)
Das sind Ihre Aufgaben:
- Vorbereitung, Planung, Organisation, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge und Veranstaltungen des Landrates sowie der Dezernenten
- Führung der gesamten Korrespondenz, inklusive der Erstellung der erforderlichen Unterlagen
- Entgegennahme und Bearbeitung der eingehenden Telefonate
- Organisation und Sicherstellung von Rückrufen, Erstellung von Telefonnotizen, Unterlagen, Schriftstücken mit entsprechender Weiterleitung und Zuordnung an zuständige Fachbereiche
- Interne und externe Terminprüfung und -koordination einschließlich Führung und Überwachung der Terminplanung
- Planung und Organisation regelmäßiger und anlassbezogener Besprechungen und Veranstaltungen
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucherinnen, Besuchern und Gästen
- Erstellung der Dienstpläne des Vorzimmers
- Erledigung der Post, Materialbeschaffung und -verwaltung
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Vorzimmerservice im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation
- Zeitliche Flexibilität und die Bereitschaft nach einem Dienstplan auch am Nachmittag zu arbeiten
- Sehr gute Kenntnisse in moderner Büroorganisation sowie im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Gästen sowie internen und externen Ansprechpartnern
- Teamfähigkeit sowie kooperatives und zuverlässiges Arbeiten im Vorzimmer und mit den Fachbereichen
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung unter www.landkreis-osterholz.de/bewerbung bis zum 06.09.2026. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung ein Anschreiben, einen tabellarischen Lebenslauf sowie Ihre Zeugnisse bei.
Ihre Fragen beantwortet gerne die Amtsleiterin Frau Greinert, Tel. 04791 930-1210.