Assistenz für die Bürgermeisterin

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Zum nächstmöglichen Zeitpunkt soll folgende unbefristete Stelle in Vollzeit besetzt werden:

Assistenz für die Bürgermeisterin (EG 7 TVöD)

Das Aufgabengebiet dieser herausgehobenen Position umfasst im Wesentlichen zwei Schwerpunkte:

Assistenz der Bürgermeisterin

• Vollständiges Terminmanagement der Bürgermeisterin: Planung, Koordination sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen; Erfassen resultierender Aufgaben für die Linienorganisation und eigenständige Überwachung der Erledigung
• Selbstständige Führung der internen und externen Korrespondenz im Rahmen des Aufgabengebiets; Anfertigung von Glückwunschschreiben, Urkunden und sonstiger Korrespondenz bis zur Unterschriftsreife
• Beschwerdemanagement im Bürgerkontakt: Entgegennahme, Prüfung, eigenständige Bearbeitung und Überwachung der Ergebnisse von Bürgeranliegen und Beschwerden
• Empfang und Betreuung von Besuchenden, Delegationen und Bürger:innen; Wahrnehmung repräsentativer Aufgaben als erste Ansprechperson im Vorzimmer der Bürgermeisterin
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen einschließlich Raumorganisation und Bewirtung; Verwaltung der zentralen Mailbox der Stadt Pattensen
• Allgemeine Postbearbeitung, eigenständige Aktenführung und selbstständige Überwachung von Wiedervorlagen; Dienstreisevor- und -nachbereitung einschließlich vorbereitender Reisekostenabrechnungen
• Organisatorische Vorbereitung von Gremien in denen die Stadt Pattensen durch die Bürgermeisterin vertreten ist oder denen diese vorsteht; Zusammenstellen der relevanten Unterlagen, Abstimmung mit den jeweiligen Geschäftsstellen / Vorsitzenden, Erstellung von Sitzungs- und Terminprotokollen; Mitwirkung im Arbeitskreis Gremienbetreuung

sowie Produktverantwortung Städtepartnerschaften und Internationaler Jugendaustausch

• Übernahme der Produktverantwortung für den Bereich Städtepartnerschaften und Internationaler Jugendaustausch einschließlich Planung und finanzieller Abwicklung aller anfallenden Einnahmen und Ausgaben (sachlich und rechnerisch richtig)
• Mitwirkung bei der Koordination der aktiven Städtepartnerschaft mit Saint-Aubin-lès-Elbeuf (Frankreich/Normandie); Vorbereitung und ggf. Begleitung der mindestens zwei jährlichen Delegationsaustausche (Cavalcade/Pfingsten und Schützenfest/2. Juni-Wochenende)
• Unterstützung bei der Organisation von Delegationsbesuchen und Austauschreisen (Logistik, Programmplanung, Kommunikation) in enger Zusammenarbeit mit dem Beauftragten für Städtepartnerschaft und Wirtschaftsförderung sowie dem Partnerschaftskomitee
• Koordination und finanzielle Abrechnung Deutsch-Französischer Schüler- und Jugendaustauschs der Partnerstädte und Partnerschulen
• Fördermittelbeantragung und -abrechnung in Zusammenarbeit mit dem Fördermittelmanagement; finanzielle und ideelle Unterstützung der Partnerschaftsaktivitäten und des schulischen Austauschs; Abrechnung mit dem Deutsch-Französischen Jugendwerk (DFJW)
• Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung städtischer Veranstaltungen einschließlich Mittelüberwachung, Anordnungswesen, Angebotserstellung und Auftragsvergabe
• Unterstützung des Beauftragten für Städtepartnerschaft bei der Vorbereitung von Ratsbeschlussvorlagen und Gremienarbeit

Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.

Wir erwarten von Ihnen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten der Kommunalverwaltung oder die Angestelltenprüfung I bzw. alternativ die Laufbahnbefähigung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1, Fachrichtung Allgemeine Dienste; alternativ eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Vorstandsassistenz, Public Relations oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Die Ausschreibung richtet sich auch an Personen, die nicht über einen der geforderten Abschlüsse verfügen, aber dennoch vollumfänglich die Aufgaben des Arbeitsplatzes wahrnehmen und über eine abgeschlossene, anerkannte Berufsausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf verfügen. Die Eingruppierung erfolgt dann in der nächst niedrigeren Entgeltgruppe 6 TVöD (VKA)
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, im Sekretariat, Vorzimmer oder Protokoll, idealerweise im öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich
• Ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und politischem Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Gesprächssituationen
• Durchsetzungsstärke und Eloquenz im Auftreten; ein gepflegtes Erscheinungsbild und protokollarisch einwandfreies Auftreten auch in repräsentativen und internationalen Kontexten
• Herausragende schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache; sichere Rechtschreibung und Grammatik als unverzichtbare Grundlage für die eigenständige Korrespondenzführung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch unter hohem Arbeitsaufkommen souverän und lösungsorientiert zu agieren
• Die Fähigkeit und Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und Eigeninitiative; Verhandlungsgeschick sowie einen kommunikativen und teamorientierten Arbeitsstil
• Interkulturelle Kompetenz und Offenheit im Umgang mit internationalen Partnerinnen und Partnern; Sprachkenntnisse in Französisch wünschenswert, gerne verhandlungssicher – Bereitschaft zur Fortbildung wird erwartet; Englischkenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook) sowie Offenheit gegenüber digitalen Tools zur Projekt- und Verwaltungsorganisation
• Reisebereitschaft und Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten, insbesondere im Rahmen von Delegationsbesuchen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen

Wir bieten:

• Ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis im öffentlichen Dienst in Vollzeit (39 Stunden)
• Eingruppierung nach Entgeltgruppe 7 TVöD (Gehaltsspanne 3.294,98 € bis 4.045,24 € je nach Stufenzuordnung) bei entsprechender Ausbildung
• Möglichkeit zur Telearbeit oder mobilem Arbeiten
• Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse, wobei teilweise auch Dienste außerhalb der üblichen Arbeitszeit wahrzunehmen sind
• Aktives betriebliches Gesundheitsmanagement
• Leistungsorientierte Bezahlung und eine betriebliche Altersversorgung für Beschäftigte
• Corporate Benefits (Vergünstigungen und Sonderangeboten bei zahlreichen Anbietern)
• Spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit verantwortungsvollem und selbständigem Arbeiten
• Gezielte Fort- und Weiterbildungsangebote
• Freundliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre

Die Stadt Pattensen setzt sich für die berufliche Gleichstellung ein. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, sexueller Identität, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Eine Schwerbehinderung/Gleichstellung bitten wir zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen. Sofern Sie Interesse haben, vor einer Vorstellung ein Gespräch mit der Schwerbehindertenvertretung zu führen, ist diese unter der Rufnummer 05101.1001.138 oder über sbv@pattensen.de zu erreichen.

Für Fragen und Informationen zum Aufgabenprofil steht Ihnen die Bürgermeisterin Frau Schumann, E-Mail: bürgermeisterin@pattensen.de und Frau Steding, Telefon: 05101/1001-105, E-Mail: steding@pattensen.de zur Verfügung. Ansprechpartner im Sachgebiet Personal ist Frau Krämer, Telefon: 05101/1001-144, E-Mail: kraemer@pattensen.de.

Ein mögliches Vorstellungsgespräch wird voraussichtlich am 09.07.2026 stattfinden.

Wir benutzen Interamt als Recruiting-Portal und bitten Sie, uns Ihre Bewerbung unter Beifügung von aussagekräftigen Unterlagen (tab. Lebenslauf, Bescheinigungen, Zeugnisse) bis zum 28.06.2026 unter www.interamt.de zu übermitteln (Stellen-ID: 1452054) und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen.

Bewerbungen, die nicht über das Bewerberportal Interamt eingehen, sondern per Post oder E-Mail an uns gerichtet sind, werden auf elektronischem Wege gespeichert, bearbeitet und nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet. Sofern Sie hiermit nicht einverstanden sind, ist es erforderlich, mittels einer persönlich unterschriebenen Erklärung dieser Speicherung zu widersprechen. Uns per E-Mail zugehende diesbezügliche Erklärungen erfüllen nicht das Kriterium einer rechtsverbindlich abgegebenen Willenserklärung. Die gespeicherten Daten werden 180 Tage nach erfolgter Absage gelöscht.