Projekt-/Leitungsassistenz (m/w/d)
Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah
Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.
Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Büro des Dezernenten im Geschäftsbereich 5 Zentrale Verwaltung zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine
Projekt-/Leitungsassistenz (m/w/d)
Kennziffer 500.000.07
Ihre Aufgaben
Projekt-/Leitungsassistenz
- Vor-/Nachbereitung von Terminen (Koordination; Zusammenstellung der Unterlagen; Erstellung Präsentationsunterlagen; Protokollerstellung)
- Terminvorbereitung für den Dezernenten für Sitzungen der Kommunalen Interessenvertretungen (bspw. Deutscher Städtetag, Städte- und Gemeindebund etc.) und sonstiger Gremien
- Recherchen und Themenaufbereitung für die Referentin des Dezernenten zur abschließenden Vorlage bei der Geschäftsbereichsleitung
- Formulierung von Antworten auf Schreiben anderer Beteiligter zur Unterschrift durch den Dezernenten
- Projektcontrolling
- Führungsunterstützung in den Themenbereichen Arbeits-/Gesundheitsschutz sowie Risikomanagement/Internes Kontrollsystem für den Geschäftsbereich
Betreuung von Ausschusssitzungen (Ausschuss für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung)
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Ausschusssitzungen in Abstimmung mit dem Vorsitzenden (Tagesordnung, Einladung, Einholen der Voten, Protokollführung, Auftragsnachverfolgung) sowie Bearbeitung der Sitzung im Fachverfahren ALLRIS
- Sicherstellung der Schnittstelle zwischen Ausschussvorsitz und Verwaltung (Weitergabe von Aufträgen; Führung von Wiedervorlagelisten; Recherche zu relevanten Drucksachen, Sichten und Bewerten der Voten der anderen Ausschüsse und Ortsbeiräte; Inhaltliche Prüfung von Änderungs-/Ergänzungsanträgen; Presserecherche etc.)
- Sitzungsorganisation (Sitzungsort und Sicherstellung der notwendigen technischen Ausstattung des Sitzungsraums; Vorbereitung der Sitzung für den Ausschussvorsitz und den Dezernenten)
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
- Sichere Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
- Sehr hohe Flexibilität und Teamfähigkeit sowie ein sicheres Informationsverhalten
- Bereitschaft, an Sitzungstagen bis in die Abendstunden zu arbeiten
- Sehr gute Kommunikations- und Kooperationskompetenz in Verbindung mit einer hohen Dienstleistungsorientierung
Unser Angebot
- Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9a mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.558,96 € - 4.461,84 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
- Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket/Deutschlandticket
- Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
- Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Bis zu 50 % Mobiles Arbeiten
- Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
- Team-Tage und weitere Events
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 06.04.2026.