Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Service und Fachverfahrenskoordination

Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Ordnung und Sicherheit, Bereich Allgemeine Ordnungsangelegenheiten, zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Service und Fachverfahrenskoordination
Kennziffer: 321.101.02

Ihre Aufgaben

Fachverfahrenskoordination, Planung und Organisation

• Koordinieren, Betreuen und Weiterentwickeln der im Ordnungsamt eingesetzten Fachverfahrenssoftware bzw. Module
• Mitwirken bei IT- und Organisationsprojekten zur Umsetzung von digitalen Leistungsprozessen, wie beispielsweise Abgleich der organisatorischen Leistungsprozesse mit den Funktionalitäten der Fachverfahren und Modellieren von bestehenden Prozessen
• Mitwirken an verwaltungsweiten Digitalisierungsprojekten (z.B. OZG, beBPo, E-Akte / ggf. Aktenplan)
• Mitwirken beim IT-Bedarfs- und Anforderungsmanagement, wie beispielsweise Vorbereitung einer qualifizierten Bedarfsbeschreibung, Vorbereitung der Priorisierung der Bedarfe im Fachbereich sowie Bündelung der Bedarfe von Hardware, Software und weiteren Bedarfen mit Bezug zum Fachverfahren
• Sicherstellen des Funktionsbetriebes von Fachverfahren/Modulen in der Organisationseinheit
• Hotline- und Servicedienst

Bekleidungs- und Beschaffungsmanagement sowie Fuhrparkmanagement

• Erheben von Bedarfen, Planen und Steuern der Beschaffung von Dienst- und Schutzbekleidung sowie weiterer zentraler Ausrüstungsgegenstände
• Organisieren und laufendes Überwachen der Prozesse zur Ausgabe, Rücknahme, Lagerhaltung, Pflege und Ersatzbeschaffung einschließlich Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Bestandsführung
• Vorbereiten, fachliches Zuarbeiten sowie Mitwirken bei Ausschreibungs- und Vergabeverfahren einschließlich Leistungsbeschreibungen, Angebotsauswertung und Dokumentation
• Verwalten und Kontrollieren des Fahrzeugbestandes einschließlich Bestandsübersichten und Nutzungsregelungen
• Planen, Organisieren und Überwachen von Wartungen, Reparaturen sowie gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen zur Sicherstellung der Einsatzbereitschaft und Verkehrssicherheit
• Überwachen und Bearbeiten von Versicherungsangelegenheiten, Schadensmeldungen und Schadenabwicklungen in Abstimmung mit Versicherern und internen Stellen

Betreuung der Verwahrstelle (Asservate)

• Entgegennehmen, Prüfen, Erfassen und sicheres Verwahren von Asservaten unter Beachtung ordnungsrechtlicher, strafprozessualer und datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Rechtliches und formales Prüfen der zugehörigen Unterlagen auf Vollständigkeit, Plausibilität, Verfahrenskonformität sowie Klären von Unstimmigkeiten
• Überwachen und Steuern von Aufbewahrungsfristen sowie eigenständige Organisation und Entscheidungsvorbereitung zur Herausgabe, Rückgabe, Verwertung und Entsorgung von Asservaten

Betreuen von Auszubildenden, Praktikanten und Praktikantinnen, Studierenden sowie Umschulungen

• Betreuen und Anleiten von Auszubildenden, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Studierenden während der praktischen Ausbildungs- und Einsatzabschnitte
• Ansprechperson für ausbildungsrelevante und organisatorische Fragestellungen
• Organisieren, Koordinieren und Begleiten interner und externer Ausbildungs-, Praktikums- und Einarbeitungsabschnitte einschließlich bereichs- und behördenübergreifender Einsätze, Hospitationen und Umschulungen
• Dokumentieren des Ausbildungsverlaufs (z.B. Ausbildungsnachweise, Beurteilungen sowie Abschlussberichte)

Ihr Profil

• Bachelor/Diplom-FH in den Fachrichtungen Verwaltungs- oder Wirtschaftsinformatik, Public Management, Public Administration, Verwaltung/Recht, Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar
• Einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im Umgang mit Fachverfahren (Betreuung, Administration oder Anwendung von Fachsoftware)
• Erfahrungen in der Fachverfahrenskoordination, Projektarbeit oder in Digitalisierungsvorhaben wünschenswert
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
• Grundkenntnisse im Ordnungs- oder Gefahrenabwehrrecht
• Ausgeprägte Kenntnisse auf dem Gebiet des E-Government (BDSG, DSGVO, BbgDSG, BSIG, OZG, EGovG, BbgEGovG)
• Sicherer Umgang mit Fachverfahren und Datenbanksystemen sowie fundierte Kenntnisse zum Aufbau und zur Funktionsweise von IT-Infrastruktur und Fachsoftware
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich MS-Office
• Zertifizierung nach der Ausbildereignungsverordnung (AEVO) wünschenswert oder die Bereitschaft zum Erwerb der Zertifizierungen im Rahmen der organisatorischen und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen im Bereich Verwaltung und IT
• Sehr gute Teamfähigkeit
• Hohe persönliche Kompetenz in Verbindung mit ausgeprägter Urteils- und Entscheidungsfähigkeit

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 9c mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.901,48 € - 4.788,53 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 05.05.2026.

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