Vorzimmerkraft für das Vorzimmer des Ministers und der Staatssekretäre sowie für Vertretungstätigkeiten (weiblich/männlich/divers)

Stellenausschreibung

Im Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit und gesellschaftlichen Zusammenhalt des Landes Brandenburg (MASGZ) ist im Büro des Ministers und der Staatssekretäre (Leitungsbüro) am Dienstort Potsdam zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet für die Dauer einer Mutterschutz- und sich anschließenden Elternzeitvertretung voraussichtlich bis Mitte Juni 2027 folgende Stelle zu besetzen:

Vorzimmerkraft für das Vorzimmer des Ministers und der Staatssekretäre
sowie für Vertretungstätigkeiten
(weiblich/männlich/divers)
(Kennzahl: MASGZ 26/2026)

Ihr Aufgabengebiet:

Der Einsatz erfolgt regelmäßig in den Vorzimmern des Leitungsbüros sowie daneben in abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldern und unterschiedlichen Bereichen des MASGZ, immer dort, wo sich gerade Bedarf ergibt. Dies können z. B. die Vorzimmer der Abteilungsleitungen, aber auch Fachreferate sein. Die Aufgaben umfassen Sekretariats- und Assistenzaufgaben zur Unterstützung des jeweiligen Einsatzbereichs, insbesondere

• Terminkoordinierung (z. B. Terminvereinbarungen, Kalenderführung, Abstimmung mit den Terminplanungen z. B. der weiteren Mitglieder der Hausleitung),
• Sichten der Post sowie des Aktenein- und -ausgangs und Weitergabe an die zuständigen Stellen (einschließlich Vollständigkeitsprüfung, Erledigungskontrolle, Wiedervorlage),
• Organisieren und Koordinieren von allgemeinen Beratungen, Veranstaltungen, Dienstreisen und anderen Terminen (z. B. Anforderung und Zusammenstellung von terminvorbereitenden Unterlagen, Betreuung von Besucherinnen und Besuchern)
• Abwicklung des Telefonverkehrs einschließlich Beantwortung einfacher telefonischer Anfragen,
• Anfertigen kurzer Korrespondenzen (z. B. Besprechungseinladungen, Einholung von Stellungnahmen, Abgabenachrichten),
• Durchführen von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten (z. B. Pflege von Adressdatenbanken, Kopierarbeiten, Versenden von Unterlagen, Büromittelorganisation) und
• gezielte Suche nach Informationen/Daten, z. B. im Rahmen von Internetrecherchen und Aufbereitung dieser Informationen/Daten.

Anforderungen:

Unabdingbar sind:

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Büromanagement (ehemals Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation) oder vergleichbare Qualifikation

• sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der modernen Kommunikations- und Informationstechniken sowie ein sicherer Umgang mit der Office-Software Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, sich zügig in neue Aufgaben-bereiche und Teamgefüge einzuarbeiten,
• Offenheit und Bereitschaft, sich in neue Bearbeitungssysteme (z. B. elektronisches Dokuemntenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem EL.DOK) einzuarbeiten
• ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit
• großes Maß an Organisationsvermögen und Koordinierungsgeschick, Selbständigkeit und Eigeninitiative
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Kooperations- und Teamfähigkeit
• hohe Belastbarkeit in Bezug auf Arbeitsmenge und Termindruck
• Dienstleistungsorientierung und serviceorientierte Arbeitsweise

Erwünscht sind:

• Kenntnisse der Organisationsstruktur der Landesverwaltung und des MASGZ
• Berufserfahrungen im Vorzimmer-, Assistenz- und Sekretariatsbereich

Dotierung:

Die Tätigkeiten der zu besetzenden Stelle sind mit der Entgeltgruppe 5 TV-L bewertet. Dazu wird für die Dauer der Ausübung der Vorzimmertätigkeit – anteilig im Verhältnis der tatsächlich im Vorzimmer geleisteten Arbeitszeit zur Arbeitszeit insgesamt – bei mindestens einmonatiger Wahrnehmung eine außertarifliche Zulage gewährt. Die Höhe der außertariflichen Zulage beträgt bei Vollbeschäftigung im Vorzimmer des Ministers 700 Euro monatlich, im Vorzimmer der Staatssekretäre 550 Euro monatlich und im Vorzimmer einer Abteilungsleitung 350 Euro monatlich.

Ihr zukünftiger Arbeitgeber:

Das MASGZ hat ein umfangreiches Aufgabenspektrum und zielt als oberste Landesbehörde mit seiner Arbeit auf „Gute Arbeit“, soziale Gerechtigkeit, gesundheitliche Förderung sowie die Stabilisierung chancengleicher Lebensverhältnisse und gesellschaftlichen Zusammenhalt ab. Weitergehende Informationen über das MASGZ finden Sie unter https://masgz.brandenburg.de/.

Was wir Ihnen bieten:

• einen attraktiven Arbeitsplatz mit interessanten und abwechslungsreichen Tätigkeiten
• strukturiertes und umfassendes Onboarding
• eine zertifizierte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsförderung und -erhaltung (u. a. Sportkurse, Ausleihkarten für das Schwimmbad „blu“, Teilnahme an Firmen-läufen und Drachenbootrennen, Gesundheitstage)
• eine externe soziale Beratung für private und beruflich veranlasste Themen
• qualifizierte fachliche und außerfachliche Fortbildungen
• eine ergonomische Büroausstattung, moderne Informationstechnik sowie elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung
• eine betriebliche Altersvorsorge (VBL) sowie eine Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen nach TV-L
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr bei einer Tätigkeit an fünf Arbeitstagen in der Woche
• eine sehr gute Verkehrsanbindung durch die Nähe zum Potsdamer Hauptbahnhof und einen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 16 Euro/Monat für ein VBB-Firmen-ticket/Deutschlandticket

Hinweise:

Bei einem bestehenden unbefristeten Beschäftigungsverhältnis etwa zum Land Brandenburg besteht die Möglichkeit einer befristeten Umsetzung bzw. Abordnung ohne Ziel der Versetzung.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange möglich, wenn sie vollzeitnah (mindestens 37 Wochenstunden) erfolgt.  

Das MASGZ legt großen Wert auf Vielfalt. Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern wird gewährleistet.

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß § 26 Brandenburgisches Datenschutzgesetz zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens bearbeitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Internetseite https://masgz.brandenburg.de/masgz/de/datenschutz/.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, wenn Sie sich durch das dargestellte Aufgabengebiet angesprochen fühlen. Diese reichen Sie bitte ausschließlich über das Portal „Interamt“ mit den üblichen Bewerbungsunterlagen bis zum 28. Juni 2026 ein.

Bei Fragen zur Stellenausschreibung stehen Ihnen die Leiterin des Büros des Ministers und der Staatssekretäre Frau Manns (Tel. 0331/866-5002) sowie die Personalsachbearbeiterin Frau Pötzsch (0331/866-5122) gern zur Verfügung.