Assistenz des Verwaltungsvorstandes (m/w/d)
Die Stadt Ratingen ist mit rund 93.000 Einwohnerinnen und Einwohnern die größte Stadt im Kreis Mettmann. Ratingen hat viel zu bieten: eine Altstadt mit historischem Flair, eine landschaftlich schöne Lage zwischen Rhein und Ruhr, attraktive Kultur- und Freizeitangebote in der Stadt selbst und in den benachbarten Großstädten, hervorragende Verkehrsverbindungen und eine moderne Infrastruktur – kurz: ein hohes Maß an Lebensqualität.
Der Verwaltungsvorstand steuert, organisiert und koordiniert als zentrale Schnittstelle die Belange der Politik, der Einwohnerinnen und Einwohner und der Verwaltung mit seinen knapp 1.500 Mitarbeitenden.
Um all dies zu gewährleisten brauchen wir Dich als Ergänzung unseres Teams und besetzen eine Stelle als
Assistenz des Verwaltungsvorstandes (m/w/d)
Das Aufgabengebiet im Vorstandssekretariat umfasst alle in einem Vorzimmer des Bürgermeisters oder eines Dezernenten anfallenden Tätigkeiten, insbesondere:
- Erste Anlaufstelle im Kontakt zum Bürgermeister, Mitgliedern des Verwaltungsvorstandes und Amtsleitungen via Telefon, E-Mail und persönlich
- Selbständige Vorbereitung von Serienbriefen und Glückwünsch- sowie Kondolenzschreiben
- Allgemeine und fremdsprachliche Korrespondenz (Englisch)
- Führung und Pflege von Kontakten und Adressen
- Weitergabe von Anliegen an zuständige Stellen
- Sichtung und Weitergabe bzw. Erledigung des E-Mail- und Schriftverkehrs
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
- Terminplanung und -überwachung
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen / Sitzungen inkl. eindecken, abdecken und protokollieren
- Organisation und Abwicklung von Dienstreisen
- Vorausschauendes Fristenmanagement, Überwachung der Wiedervorlage
- Anwesenheit im Bereich der wesentlichen Termine des Bürgermeisters und Mitgliedern des Verwaltungsvorstandes, im Regelfall und außerhalb der Ferien Mo.-Fr. bis 18 Uhr
Du bringst folgende Voraussetzungen mit:
- Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt bzw. eine vergleichbare Ausbildung als Beschäftigte / Beschäftigter, abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte(r) / Verwaltungslehrgang I, Rechtsanwaltsfachangestellte/r (ReFa), Justizfachangestellte/r (JFA), Notarfachangestellte/r (NoFa), vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Ausbildung aus den Bereichen Büro, Hotel, Reise, Medizin oder einen für die Tätigkeit förderlichen anderen Ausbildungsabschluss
- Alternativ: Abschluss einer der vorgenannten Ausbildungen in diesem Kalenderjahr
- Sicheres und gewandtes Auftreten
- Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, sowie ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung auch in herausfordernden und dynamischen Arbeitssituationen
- Sehr gute Deutsch-, gute Englisch- und EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Empathie, Diskretion, Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- Fähigkeit, Dienstreisen eigenverantwortlich und effizient zu planen
- Bereitschaft, die Aufgaben im oben genannten Arbeitszeitrahmen zu erbringen
Wir bieten Dir:
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einem Beschäftigungsumfang von 39 bzw. 41 Stunden. Teilzeit ist möglich. Dabei sind alle Teilzeitmodelle denkbar, die gewährleisten, dass die erforderliche Arbeitszeit abgedeckt wird. Der Arbeitsbeginn kann flexibel gestaltet werden; Arbeitsende ist im Regelfall und außerhalb der Ferien Mo.-Fr. 18:00 Uhr
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A8 LBesG NRW
- betriebliche Altersvorsorge
- vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- umfangreiche Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung
- kostengünstiges Jobticket
Für Rückfragen und fachbezogene Informationen stehen Dir die Referenten des Bürgermeisters, Frau Katrin Hofmann und Herr Mike Zollweg, unter den Telefonnummern 02102 / 550-1089 und 02102 / 550-1088 gerne zur Verfügung.
Für Fragen zum Bewerbungsverfahren wende Dich bitte an Frau Kaspar, Telefon 02102 / 550-1119.
Bewerbungen von Frauen sind unter Berücksichtigung der Zielsetzung der Stadt Ratingen zur Frauenförderung ausdrücklich erwünscht. Die Auswahlentscheidung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes und für Schwerbehinderte und den Schwerbehinderten gleichgestellten Menschen unter Beachtung der Bestimmung des SGB IX.
Begrüßt werden Bewerbungen von qualifizierten Personen unabhängig von ihrer Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion oder Weltanschauung, ihrem Geschlecht oder einer etwaigen Behinderung.
Grundsätzlich bietet die Stadtverwaltung auch die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens an. Dieser Arbeitsplatz ist jedoch für das mobile Arbeiten im Wesentlichen nicht geeignet.
Bist Du interessiert? Dann bewerbe Dich bitte mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugniskopien bis zum 27.08.2026 unter Angabe der Stellenkennziffer 00.03 (0055) über das Bewerbungsportal der Stadt Ratingen.