Schulsekretär:in (m/w/d) in der Glasfachschule NRW in Rheinbach
Die Bezirksregierung Köln sucht
eine:n Schulsekretär:in (m/w/d)
in der Glasfachschule NRW in Rheinbach
(Entgeltgruppe 9a TV-L)
in Teilzeit mit 26 Wochenstunden
zum nächstmöglichen Zeitpunkt – sachgrundlos befristet ab Antritt auf sechs Monate
Unser Auftrag: Gemeinsam das Rheinland gestalten!
Die Bezirksregierung Köln ist eine moderne, leistungsfähige und bürgerfreundliche Landesbehörde. Sie ist der Motor für das Gemeinwohl und für positive Veränderungen im Rheinland und darüber hinaus. Wir kümmern uns um die zentralen Anliegen der Region und vertreten dabei viele Ministerien des Landes Nordrhein-Westfalen in den unterschiedlichsten Fachbereichen.
Gestalten Sie mit unseren über 2200 Mitarbeitenden gemeinsam die Gegenwart und Zukunft des Regierungsbezirks für dessen 4,2 Millionen Einwohner:innen. Bei uns kümmern Sie sich um die Anliegen der Bürger:innen, Unternehmen und Kommunen zum Beispiel in Fragen des Umweltschutzes, der regionalen Entwicklung, der Förderung von Bildung und Wirtschaft oder bei der zukunftsorientierten Infrastruktur.
Zur Erfüllung der abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeiten mit gesellschaftlichem Mehrwert für das Gemeinwohl suchen wir Ihre Unterstützung!
Ihr zukünftiges Aufgabengebiet: Die Glasfachschule NRW in Rheinbach
Die Glasfachschule NRW ist aufgrund der überregionalen Bedeutung das einzige Berufskolleg in Trägerschaft des Landes Nordrhein-Westfalen. Am Berufskolleg für Glas, Technik, Medien und Design wird neben den Glasberufen des Handwerks und der Industrie auch die Fachrichtung Mediendesign ausgebildet. Das Berufskolleg ist zertifizierte Europaschule mit Beruflichem Gymnasium für Gestaltung. Nähere Informationen sind auf www.glasfachschule.nrw zu finden.
Das Verwaltungsteam ist sowohl für die klassischen Schulsekretariatsarbeiten als auch für Teile der Schulträgeraufgaben zuständig. Das breite Aufgabenfeld wird auf mehrere Personen aufgeteilt, die eigene Bearbeitungsschwerpunkte haben, sich aber auch wechselseitig vertreten.
Ihre Aufgaben:
Sie unterstützen die Glasfachschule mit vielseitigen Aufgaben:
· Eigenständige Planung, Durchführung und Überwachung von Haushalts-, Beschaffungs- und Zahlungsprozessen nach den Vorgaben der LHO NRW
· Koordination von Vergabeverfahren, Angebotseinholung und -vergleich, Rechnungsprüfung sowie Buchungs- und Dokumentationsaufgaben
· Kommunikation und Abstimmung mit Ministerien, Bezirksregierungen, dem BLB NRW, der Schulleitung sowie weiteren externen Partnern in Haushalts-, Liegenschafts- und Personalangelegenheiten
· Beantragung und Verwaltung von Haushalts- und Fördermitteln (z. B. EU-Programme wie Erasmus+)
· Inventarisierung und Verwaltung von Beschaffungen sowie Lehr- und Lernmitteln
· Organisation und Abrechnung von Schülerbeförderung, Deutschlandticket, Schulfahrten und Auslandsprojekten
· Unterstützung bei der Verwaltung schulischer Veranstaltungen und finanziell relevanter Prozesse
· Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Serienbriefen, Listenführung und Schriftverkehr mit Behörden und Partnern
· Vorbereitung und Protokollführung bei schulischen Konferenzen sowie Erstellung von Informationen für schulische Gremien
· Ausstellung von Bescheinigungen, Schülerausweisen, Beglaubigungen und weiteren Dokumenten
· Telefonische und persönliche Auskunftserteilung sowie Unterstützung der Schulleitung im Vorzimmerbereich (Terminorganisation, Empfang und Betreuung von Gästen)
Was Sie mitbringen müssen: Das Anforderungsprofil
Fachlich:
• eine abgeschlossene juristisch- oder verwaltungsgeprägte Ausbildung entsprechend des DQR4, z.B. Rechtsanwaltsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellte oder erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I bzw. entsprechender Fortbildungen und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in einem der vorgenannten Berufsfelder nach der Ausbildung oder
• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung aus einem verwaltungsnahen Tätigkeitsbereich entsprechend des DQR4, z.B. Kaufleute für Büromanagement, Industriekaufleute oder Groß- und Außenhandelskaufleute und eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in einem der vorgenannten Berufsfelder nach der Ausbildung.
• Ein sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen ist erforderlich.
Persönlich:
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in der deutschen Sprache,
• ein sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und sonstigen PC-Kenntnissen ist für Sie selbstverständlich,
• einen durch Selbstständigkeit und Eigeninitiative geprägten Arbeitsstil
• Belastbarkeit auch in Stress-Situationen
• Sozialkompetenz und Kommunikationsfähigkeit, Kooperations- und Teamfähigkeit
• Bereitschaft, sich in neue Arbeitsbereiche einzuarbeiten.
Vorteilhaft sind außerdem:
· berufliche Erfahrung in Büro- oder Verwaltungstätigkeiten in Verwaltungsbehörden, Schulbehörden, Hochschulen oder Schulen
Ihre Benefits
Soziale Verantwortung und sinnstiftende Tätigkeit
· das Gemeinwohl steht im Vordergrund unserer Tätigkeiten
· spannender, gesellschaftlicher Mehrwert
· aktuelle politische Bezüge
Work-Life-Balance und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
· Teilzeitmöglichkeiten
· bis zu 30 Urlaubstage sowie zusätzliche arbeitsfreie Tage, z.B. an Heiligabend, Silvester und i.d.R. Rosenmontag
Attraktive Vergütung und ein sicherer Arbeitsplatz
· tarifgebundene Bezahlung im Rahmen des TV-L* mit Jahressonderzahlung
· betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
· krisensicheres Arbeitsumfeld
Weiterbildung und Karriereentwicklung
· umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote
· Möglichkeiten für berufsbegleitende Qualifikationen
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen zusammengefasst in einem PDF-Dokument bis spätestens zum 06.09.2026 per E-Mail an folgende Adresse:
bewerbung08@bezreg-koeln.nrw.de
Bitte beachten Sie, dass wir nur vollständige, über unser Bewerbungsportal eingereichte Bewerbungen im weiteren Auswahlprozess berücksichtigen können.
Bei unvollständigen Unterlagen behalten wir uns die Ablehnung der Bewerbung vor.
Checkliste Bewerbungsunterlagen:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Qualifikationsnachweise
- Arbeitszeugnisse
- Ggf. Schwerbehindertenausweis oder Nachweis über die Gleichstellung
- Ggf. Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitserlaubnis
Sie haben Fragen zur ausgeschriebenen Stelle? Melden Sie sich einfach bei den genannten Personen.
Hinweise
Eine Vorauswahl erfolgt auf Grundlage der eingereichten Unterlagen. Es ist vorgesehen, vor der Entscheidung über die Stellenbesetzung Auswahlgespräche zu führen. Das Auswahl-verfahren findet im Rahmen eines strukturierten Interviews statt.
Personen, die sich bereits in einem Beschäftigungsverhältnis beim Land NRW befunden haben, können gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG nicht berücksichtigt werden.
Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L).
*Eine unverbindliche Berechnungsmöglichkeit finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um das Informationsangebot unserer Behörde oder des Landes NRW handelt.
Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. In Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Dies gilt auch für Gleichgestellte im Sinne des § 2 SGB IX oder für Personen, die danach gleichgestellt werden können. Eine Kopie des Schwerbehinderten-ausweises bzw. des Gleichstellungsbescheides ist den Bewerbungen beizufügen.
Die Bewerbungen von Personen mit Einwanderungsgeschichte werden begrüßt. Wir setzen auf Vielfalt, lehnen Diskriminierung ab und denken nicht in Kategorien wie etwa Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um einen entsprechenden Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (www.kmk.org./zab).
Menschen aller Nationalitäten können in der Landesverwaltung als Tarifbeschäftigte arbeiten. Bewerbungen von Personen aus Drittstaaten sind nur mit gültiger Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit möglich. Dazu behalten wir uns im Bewerbungsprozess die Abfrage vor. Wenden Sie sich bei Fragen zu Bewerbungen ohne deutschen Pass an die Ausländerbehörde Ihres Wohnortes.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Bitte beachten Sie in Bezug auf Ihre Bewerbung unsere Hinweise zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren. Sie finden diese unter https://www.bezreg-koeln.nrw.de/datenschutzhinweise. Weiterführende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungskontext finden Sie im dortigen Downloadbereich.