Büroassistent/in (w/m/d)

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Philosophische Fakultät, Institut für Philosophie, Moritz-Schlick-Forschungsstelle besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Ihre Aufgaben:

• Führen des Sekretariats der Moritz-Schlick-Forschungsstelle einschließlich Betreuen des Publikumsverkehrs, Digitalisierung und Ablage, Terminkoordination und -überwachung
• Organisieren und Vorbereiten von Besprechungen, Wiedervorlagen, Meetings, Tagungen, Dienstreisen für Mitarbeiter der Forschungsstelle und Besuchen von wissenschaftlichen Gästen
• Unterstützen beim Erstellen und Bearbeiten von Materialien wie Flyern, Projektanträgen und -berichten
• Pflegen des Internetauftritts der Forschungsstelle
• Bewirtschaften von Haushalts- und Projektmitteln inkl. Planung, Überwachung und Dokumentation
• Durchführen von Beschaffungsvorgängen inkl. Angebotseinholung, Bestellung, Lieferungs- und Rechnungskontrolle (Verbrauchsmaterial, Büromaterial, Schlüssel, allgemeine Soft- und Hardware, Geräte etc.).
• Unterstützen bei Personalvorgängen inkl. Vorbereiten der notwendigen Unterlagen, Erstellen von Kalkulationen und Überwachen von Terminen für Verträge

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen können, dass Sie über gleichwertige berufliche Erfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet verfügen
• hohe Affinität zum digitalen Büro- und Prozessmanagement, Engagement bei der Nutzung bzw. Bedienung von Systemen der E-Verwaltung
• sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Access usw)
• wünschenswert sind Erfahrungen:
  • im Formatieren und Korrekturlesen von wissenschaftlichen Texten
  • in der öffentlichen Verwaltung und/oder mit digitalen Verwaltungsprozessen
  • im Hinblick auf Haushaltsführung und Mittelbewirtschaftung
  • in der Erstellung und Bearbeitung von Homepages mit Typo 3 bzw. die Bereitschaft sich einzuarbeiten
• vorzugsweise mehrjährige berufliche Erfahrungen im Büromanagement und/oder in der öffentlichen Verwaltung
• sicheres selbständiges und umsichtiges Arbeiten, Organisationsgeschick sowie termingerechte Arbeitsweise
• freundliches, zugewandtes Auftreten, präzise Kommunikation, sichere Umgangsformen, ein gutes Serviceverständnis und eine gute Passfähigkeit in das Team
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Rechtschreibung- und Grammatikkenntnisse

Nähere Informationen zur Bewerbung finden Sie unter:

https://karriere-in-mv.de/stelle/15667-bueroassistent-in-w-m-d