Büroassistent/in (w/m/d)

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Philosophischen Fakultät, Institut für Germanistik, besetzen wir zum 01.10.2026 vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Durchführung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (u. a. Postbearbeitung, Korrespondenz, Aktenverwaltung und Ablage, Publikumsverkehr)
• Mittelverwaltung unter Beachtung der haushalterischen Vorschriften; Drittmittelverwaltung
• Haushaltsplanung, Haushaltsbewirtschaftung und -überwachung inklusive Koordination von Beschaffungsvorgängen (z. B. Kontrolle des Haushaltsbudgets, Bearbeitung von Rechnungen, Durchführung von Bestellungen)
• Mitwirken bei der Erstellung von Verträgen (Lehraufträge, Dienstleistungsverträge, Vortragsleistungen u. ä.)
• Kalkulation und Vorbereitung der Unterlagen für die Einstellung von studentischen Verträgen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden
• Mitwirkung bei der Organisation von Tagungen, Veranstaltungen, Berufungskommissionen und Dienstreisen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege des Internetauftritts (Typo 3)

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer kaufmännischer Abschluss) mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie uns darlegen, dass Sie über gleichwertige, einschlägige Fähigkeiten im oben beschriebenen Aufgabengebiet verfügen
• sehr gute IT-Anwendungskenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office (u. a. Excel, Word, PowerPoint)
• sicheres, selbstständiges und umsichtiges Arbeiten, Organisationsgeschick sowie sehr gute Teamfähigkeit
• sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• freundliches und verbindliches Auftreten, positives Dienstleistungsverständnis
• wünschenswert sind:
  • Erfahrungen der elektronischen Schriftgutverwaltung
  • mehrjährige berufliche Erfahrungen im Büromanagement und/oder in der öffentlichen Verwaltung
  • anwendungsbereite Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Homepages mit Typo 3 bzw. die Bereitschaft sich einzuarbeiten
  • Kenntnisse im Hinblick auf Haushaltsführung und Mittelbewirtschaftung
  • Erfahrungen mit webbasierten Plattformen (z. B. SharePoint, Unibox, Zoom)
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Nähere Informationen zur Bewerbung finden Sie unter:

https://karriere-in-mv.de/stelle/16077-bueroassistent-in-w-m-d