Teamassistent/in (w/m/d) mit Sekretariatsaufgaben

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.

An der Fakultät für Maschinenbau und Schiffstechnik, besetzen wir an den Lehrstühlen Produktionsorganisation und Logistik, Fügetechnik sowie Fertigungstechnik vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Ihre Aufgaben:

• Organisieren und Durchführen aller anfallenden Sekretariatsaufgaben, wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Terminkoordination sowie Planen und Vorbereiten von Dienstreisen auf Basis des Landesreisekostengesetzes MV (LRKG MV) und universitätsinterner Richtlinien
• Erledigen allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie Ablageordnung und Aktenverwaltung
• Ausführen von Bestellungen sowie inhaltliches und formales Prüfen von Rechnungen gemäß gesetzlicher Vorgaben (UStG)
• Bearbeiten von Finanz-, Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten unter Anwendung geltender Rechtsvorschriften
• Unterstützen der Fachinformation der Lehrstühle: Erfassen und Dokumentieren von Veröffentlichungen u. ä., Erstellen von Statistiken
• Recherchieren und Bereitstellen von Fachinformationen sowie Erfassung und Archivierung
• Unterstützen beim Organisieren, Durchführen und Betreuen von Veranstaltungen
• Mitwirken bei Marketing- und Vertriebsmaßnahmen on- und offline

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann im Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder vergleichbar mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ verfügen Sie über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen zur Ausübung der avisierten Aufgaben
• praktische Erfahrungen im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise mehrjährig und/oder in einer öffentlichen Einrichtung, wünschenswert sind Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation
• praktische Erfahrungen im Umgang mit Fachinformationen (Recherche, Beschaffung, Archivierung u.a.)
• sehr gute MS Office- sowie SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, wünschenswert sind Grundkenntnisse in englischer Sprache
• Führerschein der Klasse B zur Unterstützung vorbereitender Arbeiten auf Messen oder Veranstaltungen ist vorteilhaft
• Organisationsgeschick, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit, Flexibilität und gute Kommunikationsfähigkeit

Nähere Informationen zur Bewerbung finden Sie unter:

https://karriere-in-mv.de/stelle/17093-teamassistent-in-w-m-d-mit-sekretariatsaufgaben