Beschaffungsorganisationsmanager:in (BOM) (m/w/d)

Über das CISPA

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas.

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Wir suchen Verstärkung in unserer Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Sie werden alles Nötige organisieren, um eine Vielzahl von Prozessen (rund um alle Mitarbeitenden der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle, die Abteilungsleitung sowie interdisziplinär Beteiligte) in Wirkung zu bringen, zu pflegen und entsprechend zu koordinieren.
 

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet:

• Selbständige und eigenverantwortliche Umsetzung der einschlägigen Berichtswesen in der Abteilung. Insbesondere selbständige Erstellung von komplexen Zahlen, Daten, Fakten für die Abteilungsleitung, selbständige Erstellung von Quartals- und Jahresabschlussberichten
• Selbständige Erledigung von anfallenden Prozessänderungen
• Eigenverantwortliche Beantwortung von Anfragen rund um die Vielzahl der Prozesse innerhalb der Abteilung
• Fachspezifische Büroorganisation (u.a. fachspezifische Vor- und Nachbereitung von Terminen), Prozessdokumentationen mit expliziter vergaberechtlicher Ausprägung. Organisatorische Vorbereitung von externen Terminen und Ausschüssen
• Pflege sämtlicher Datenschnittstellen zu Drittsystemen (VMS, CMS, SAP, OTRS, Veenion als dezentrale Einkaufsplattform, XSuite zur Rechnungsfreigabe etc.)
• Mit- und Zuarbeit im Rahmen eines breiten Aufgabengebietes in der Abteilung Beschaffungen und Vergabestelle, Unterstützung des Teams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung
• Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Alexander Weyland per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Organisationsverantwortung kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit
• Prozessuales Denken und die Fähigkeit, zu antizipieren
• Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung
• Bereitschaft, sich in das Themengebiet des öffentlichen Auftragswesens einzuarbeiten
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz
• Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein sehr ausgeprägtes Organisationstalent
• Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, sowie Teamgeist und Eigeninitiative
• Belastbarkeit und die Fähigkeit auch bei hohem Arbeitsaufwand stets souverän und strukturiert zu arbeiten  

Was wir bieten:

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit feste Bestandteile unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Vergütung abhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 8
• Die Stelle ist unbefristet
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Jobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Application Process 

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität. 

Ist Ihr Interesse geweckt?

Wenn Sie Interesse an einer Tätigkeit am CISPA haben, bewerben Sie sich bitte ausschließlich über unser Bewerberportal und laden Ihre Unterlagen dort im PDF-Format hoch. 

Bewerbungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden. 

Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden.

Wenn Sie Fragen zum Bewerbungsprozess haben, lesen Sie bitte unsere FAQ.