Mitarbeiter:in (m/w/d) zur Unterstützung der internen Vergabestelle
Die Stiftung Saarländischer Kulturbesitz ist eine der bedeutendsten Kulturinstitutionen des Saarlandes mit überregionaler und grenzüberschreitender Strahlkraft. Zu ihren Einrichtungen gehören das Saarlandmuseum (Moderne Galerie/Alte Sammlung/Museum in der Schlosskirche) und das Museum für Vor- und Frühgeschichte mit der Römischen Villa Nennig sowie das Deutsche Zeitungsmuseum in Wadgassen.
Zur Verstärkung unserer Vergabestelle sucht die Stiftung Saarländischer Kulturbesitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (50%) eine:n engagierte:n und zuverlässige:n:
Mitarbeiter:in (m/w/d) zur Unterstützung der internen Vergabestelle
Als Schnittstelle zwischen den Bedarfsstellen und der Vergabestelle begleiten Sie Beschaffungsvorgänge organisatorisch und administrativ und sorgen für einen strukturierten Informations- und Unterlagenfluss.
Ihre Aufgaben:
- Entgegennahme von Beschaffungsanfragen und Prüfung der erforderlichen Angaben und Unterlagen auf Vollständigkeit
- Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Zusammenstellung und Aufbereitung der für das Vergabeverfahren erforderlichen Unterlagen
- Koordination der Abstimmung zwischen Bedarfsstellen und Vergabestelle sowie Nachhalten fehlender Informationen und offener Punkte
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen
- organisatorische Vorbereitung der Beschaffungsvorgänge für die weitere Bearbeitung durch die Vergabestelle
- Überwachung und Nachhalten von Terminen, Fristen und erforderlichen Rückmeldungen
- administrative Begleitung laufender Vergabeverfahren und Mitwirkung bei der Zusammenstellung der Vergabedokumentation
- Pflege von Vorlagen, Formularen, Checklisten und internen Arbeitshilfen
Ihr Profil:
- abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich, z. B. als Verwaltungsfachangestellte:r, oder eine kaufmännische bzw. vergleichbare Qualifikation
- sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie gutes Organisationsvermögen
- Kommunikationsstärke und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten
- gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Bereitschaft, sich in die Abläufe und Grundlagen des öffentlichen Beschaffungs- und Vergabewesens einzuarbeiten
Wünschenswert sind:
- Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder einem vergleichbaren Tätigkeitsbereich
- erste Erfahrungen im Beschaffungs- oder Vergabewesen
- Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht, insbesondere UVgO und VgV
- Erfahrung mit elektronischen Vergabe- oder Dokumentenmanagementsystemen
- Fremdsprachenkenntnisse in Französisch und Englisch
Wir bieten Ihnen
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit an einer zentralen Schnittstelle unserer Verwaltung
- eine Teilzeitbeschäftigung mit einem Beschäftigungsumfang von 50 %
- Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L
- eine strukturierte Einarbeitung
- Möglichkeiten zur fachlichen Fort- und Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten, Jobticket, Zusatzversorgung, etc.
Die Einstellung erfolgt unbefristet. Die Bezahlung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen in der EG 6 (TV-L). Bitte informieren Sie sich z.B. unter www.oeffentlicher-dienst.info über die Vergütung.
Die Stiftung Saarländischer Kulturbesitz gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von deren Geschlecht, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bei gleicher Eignung werden wir schwerbehinderte Menschen bevorzugt einstellen.
Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise, frühestes Eintrittsdatum) richten Sie bitte bis zum 02.10.2026 an: Frau Lisa Felicitas Mattheis, Kunst- und kulturwissenschaftliche Vorständin, und Frau Melanie Folz, Verwaltungsvorständin, Stiftung Saarländischer Kulturbesitz, Bismarckstr. 11 – 19, 66111 Saarbrücken, oder per E-Mail an: personalstelle@kulturbesitz.de
Beachten Sie, dass per Post eingegangene Bewerbungen nicht zurückgeschickt werden und ausschließlich Kopien vorzulegen sind. Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.
Die Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens verwendet und nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO gelöscht. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in erforderlichem Umfang zur Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu.
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