Mitarbeiter:in Travelmanagement (w/m/d)

Über das CISPA

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz- Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt.  CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas. 

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet: 

• Unterstützung internationaler Dienstreisender bei der Planung und Organisation bevorstehender Reisen im In- und Ausland gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV), insbesondere bei komplexen, internationalen Reisevorgängen wissenschaftlicher Mitarbeiter
• Erstellung von Reiseangeboten und Buchung der erforderlichen Reisemittel unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben
• Sicherstellung der Einhaltung relevanter Vorschriften im Bereich Dienstreisen, einschließlich gesetzlicher Bestimmungen, interner Richtlinien und organisatorischer Rahmenbedingungen
• Selbstständige Recherche einschlägiger Auslegungshinweise bei komplexen Dienstreisevorgängen
• Vorschusskalkulation
• Organisation und Dokumentation der Prozesse und Abläufe als Schnittstelle zu anderen Verwaltungsabteilungen, Wissenschaftler:innen sowie dem Science Support
• Aktive Mitwirkung bei der teambezogenen und abteilungsübergreifenden Prozessoptimierung und -dokumentation
• Aktive Mitwirkung bei der Implementierung neuer digitaler Anwendungen im Travelmanagement
• Übernahme allgemeiner administrativer und koordinierender Tätigkeiten im Bereich Travelmanagement

Ihr Anforderungsprofil: 

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Tourismuskauffrau/-mann oder Reiseverkehrskauffrau/-mann
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise im globalen Travel Management einer Forschungseinrichtung, eines internationalen Konzerns oder einer vergleichbaren Organisation
• Erfahrung und sicherer Umgang mit dem Reisebuchungssystem Amadeus sowie mit Reisebuchungsportalen (idealerweise Cytric)
• Idealerweise Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz (BRKG) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV)
• Fähigkeit zur selbstständigen Recherche einschlägiger Auslegungshinweise bei komplexen Sachverhalten
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um internationale Mitarbeitende auf beiden Sprachen bei der Organisation und Buchung von Dienstreisen zu beraten und zu unterstützen
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Produkte
• Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Belastbarkeit, Flexibilität und Verlässlichkeit
• Die Fähigkeit unterschiedliche Interessenlagen zu berücksichtigen

Was wir bieten:

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik.  Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Vergütung abhängig von Qualifikation ab Entgeltgruppe 6
• Die Stelle ist unbefristet
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Jobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität. 

Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden.

Laden Sie Ihre Unterlagen im PDF-Format auf unserer Bewerberseite hoch. 

Bewerbungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden.