Dokumentenmanagementsystem und Zentrale Vertragsverwaltung (m/w/d) Koordination
Sie möchten an zentraler Stelle an einer bedeutsamen Aufgabe mitwirken und Ihnen sind Gestaltungsmöglichkeiten bei der Umsetzung organisatorischer Themen wichtig? Dann haben wir ein interessantes Jobangebot für Sie:
Wir suchen zum nächst möglichen Zeitpunkt Verstärkung für unser Team im Bereich
Koordination von Dokumentenmanagementsystem und Zentraler Vertragsverwaltung (m/w/d)
Entgeltgruppe 10 TVöD | unbefristet | Vollzeit
Die Stadt Schwalbach am Taunus liegt mit ihren rund 15.500 Einwohnern vor den Toren Frankfurts und ist kreisangehörige Stadt des Main-Taunus-Kreises. Verkehrsgünstig gelegen und mit zwei S-Bahnhaltepunkten befindet sich die Stadt im unmittelbaren Kultur- und Wirtschaftsbereich des Rhein-Main-Gebietes und ist Teil des Naturpark Taunus.
Ihre Aufgaben
- Betreuung und Einführung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems (DMS, verantwortliche organisatorische Betreuung, Projektcontrolling, Qualitätssicherung usw.) sowie dessen Weiterentwicklung
- Erstellung und Weiterentwicklung der Regelungen für den Einsatz des DMS, für das ersetzende Scannen und weiterer zentraler Vorgaben für die Schriftgutverwaltung
- Erstellung und Pflege interner Workflows, Vorlagen, Dokumenttypen, etc. im DMS
- Unterstützung der Nutzenden der Dokumentenverwaltung und Ansprechperson für das DMS
- Aktenplan und Dokumentenscanbetreuung (Scanstrategie, ggf. externe Vergabe von umfangreichen Scandienstleistungen)
- Erstellung einer Vertragsmanagementrichtlinie unter Berücksichtigung aller Phasen des Vertragslebenszyklus und Regelungen zum einheitlichen Aufbau von Vertragsakten
- Aufbau des zentralen Vertragsregisters und zentrale Überwachung von Kündigungsfristen und Erstellung von Übersichten über Finanzbedarfe
- Offenheit gegenüber weiteren Aufgaben im Zusammenhang mit der Digitalisierung
Ihr Profil
- Diplom Verwaltungswirt/in FH, B.A. Public Administration, B.A. Digitale Verwaltung, Verwaltungsfachwirt/in oder eine vergleichbare Qualifikation
- hohe Affinität für digitale Lösungen
- ausgeprägtes analytisches Denkvermögen, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung – idealerweise im Bereich Organisation oder Digitalisierung - und in der Betreuung eines DMS
- sehr offene, hilfereichende Kommunikation
Wir bieten
- Jobsicherheit im öffentlichen Dienst
- flexible Arbeitszeitgestaltung sowie mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Belange
- Fort- und Weiterbildungen
- Leistungsprämie auf Grundlage von Zielvereinbarungen zusätzlich zum Tabellenentgelt
- Jahressonderzahlung im November sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Zuschuss zum Fitnessstudio/Sportverein
- kostenfreies Jobticket für den Verbundbereich des RMV incl. Mitnahmeregelung
- gute Anbindung an den ÖPNV (S-Bahnanschluss)
Für weitergehende Fragen steht Ihnen der Leiter der Haupt- und Personalverwaltung, Herr Heinze (Tel. 06196/804-120) zur Verfügung.
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Bei uns zählt Ihre Leistung und Persönlichkeit, unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung.
Anerkannt Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen vorrangig berücksichtigt.
Die Stadt Schwalbach am Taunus erfüllt selbstverständlich die sich aus dem Hessischen Gleichberechtigungsgesetz und dem Frauenförderplan ergebende Verpflichtung, den Frauenanteil zu erhöhen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.
Mit der Abgabe der Bewerbung willigen Sie in eine Speicherung der personenbezogenen Daten während des Bewerbungsverfahrens ein. Ein Widerruf dieser Einwilligung ist jederzeit möglich.