Leitungsassistenz und Sachbearbeitung Inventarverwaltung (w/m/d)
Leitungsassistenz und Sachbearbeitung Inventarverwaltung (w/m/d)
Hochschulservice Finanzen
Teilzeit (45%)
unbefristet
Schweinfurt
Bewerbungskennziffer:31.2.803
Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.
Der Hochschulservice Finanzen (HSFI) ist die erste Anlaufstelle für alle Angelegenheiten rund um die Finanzen unserer Hochschule. Ob Mittel des Ministeriums oder Gelder von privaten oder öffentlichen Drittmittelgebern - wir haben die Zahlen der THWS fest im Blick.
Das kommt auf Sie zu:
- Sie unterstützen die Abteilungsleitung des Hochschulservice Finanzen in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten und sorgen für eine zuverlässige Entlastung im Tagesgeschäft.
- Sie koordinieren Termine, organisieren und bereiten Besprechungen vor und nach und behalten wichtige Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
- Sie übernehmen die allgemeine Büroorganisation, bearbeiten den laufenden Schriftverkehr, erstellen und pflegen Korrespondenz und unterstützen bei der Aufbereitung von Unterlagen und Informationen.
- Sie sind Ansprechperson für organisatorische Anliegen und tragen durch Ihre strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise zu reibungslosen Abläufen innerhalb der Abteilung bei.
- Zudem sorgen Sie dafür, dass der Inventarbestand unserer Hochschule zuverlässig erfasst, aktuell gehalten und nachvollziehbar dokumentiert wird. Dabei behalten Sie den Überblick über die Inventardaten und leisten einen wichtigen Beitrag zu einer transparenten und ordnungsgemäßen Verwaltung des Hochschulvermögens.
- Inventarisierung und Datenpflege: Sie erfassen neue Inventargegenstände im System HIS-FSV, vergeben Inventarnummern und ordnen die Gegenstände den entsprechenden Kostenstellen, Organisationseinheiten und Standorten zu. Auch bei Änderungen und Aussonderungen halten Sie die Daten auf dem aktuellen Stand.
- Unterstützung bei Inventuren: Sie bereiten Inventuren vor, stellen die erforderlichen Unterlagen und Inventarlisten bereit und behalten die vorgegebenen Fristen im Blick. Anschließend gleichen Sie die Ergebnisse mit den vorhandenen Inventardaten ab und bearbeiten festgestellte Abweichungen.
- Auskünfte und Auswertungen: Sie beantworten Anfragen zu Inventarbeständen und erstellen mithilfe des Reportingtools CEUS aussagekräftige Auswertungen und Berichte. Dazu gehört auch die Unterstützung bei der Erstellung von Mittelverwendungsnachweisen für Drittmittelprojekte.
Das bringen Sie mit:
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation
- gute Kenntnisse in der Datenpflege und im Umgang mit IT-Anwendungen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
- sorgfältigte und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TV-L.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Teilzeit (18 Stunden/Woche) zu besetzen.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse etc.) ausschließlich über unser Online-Portal bis zum 13.12.2026.