Bürosachbearbeiter/in (w/m/d) im Büro der Staatssekretärin

Herzlich willkommen im Ministerium für Wissenschaft, Kultur, Bundes- und Europaangelegenheiten Mecklenburg-Vorpommern, gelegen im Stadtzentrum der von Seen umgebenen Landeshauptstadt Schwerin. Dieses ist mit seinen vier Abteilungen für die Europa- und Kirchenangelegenheiten, die Glaubensgemeinschaften, die Wissenschafts-, Forschungs- und Hochschulpolitik sowie für die Kultur zuständig. Im Vorzimmer der Staatssekretärin wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürosachbearbeiterin bzw. ein Bürosachbearbeiter (w/m/d) gesucht.

Werden Sie Teil unseres Teams!

Ihre Aufgaben:

• eigenverantwortliche Organisation des Kalenders der Staatssekretärin inklusive vorausschauender Tages- und Wochenplanung
• Koordinierung und Vor- und Nachbereitung von Terminen (insbesondere Zu- und Absagen, Abfordern von Zuarbeiten, Erstellung und Nachbereitung der Tagesmappen, Ergebnissicherung)
• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs der Staatssekretärin (Posteingang und -ausgang)
• telefonische und schriftliche Korrespondenz
• Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume
• Organisation und Nachbereitung der Reisen der Staatssekretärin, einschließlich Fahrtenplanung, Bahn- und Hotelbuchungen sowie Reisekostenabrechnungen
• Terminkontrolle und Wiedervorlagen für das Büro der Staatssekretärin
• allgemeine Vorzimmertätigkeiten

Ihr Profil:

erforderlich sind:

• Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (mittlerer Dienst) oder vergleichbare Fortbildung (bspw. AL I, VWA) oder
• einschlägige Berufsausbildung (Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbar)
• politische Grundkenntnisse

wünschenswert sind:

• mehrjährige Berufserfahrung in Sekretariats-/Assistenzfunktion, vorzugsweise innerhalb der öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse der Strukturen und Arbeitsabläufe in einer obersten Landesbehörde

Sie bringen mit:

• Loyalität und hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit
• selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Serviceorientierung
• sicheres, freundliches und professionelles Auftreten - persönlich und telefonisch
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• sehr gute EDV-Kenntnisse (Kommunikations- und Videokonferenzsysteme sowie MS Office, insbesondere Word, Excel, Outlook)

Nähere Informationen zur Bewerbung finden Sie unter:

https://karriere-in-mv.de/stelle/16985-buerosachbearbeiter-in-w-m-d-im-buero-der-staatssekretaerin