Sekretär/in

Wir sind eine interdisziplinär ausgerichtete und weltoffene Universität mit aktuell rund 14.000 Studierenden und einem Fächerspektrum von den Geistes-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften bis hin zu Natur-, Ingenieur- und Lebenswissenschaften. Mit über 2.000 Beschäftigten zählen wir zu den größten Arbeitgebern der Region und bieten ein einzigartiges Umfeld für Lehre, Forschung und Weiterbildung.

Wir suchen:

In der Fakultät IV - Naturwissenschaftlich-Technische Fakultät, IPEM - International Production Engineering and Management, suchen wir eine/n Sekretär/in  zum nächstmöglichen Zeitpunkt  zu folgenden Konditionen: 

• 75% = 29,87 Stunden  
• Entgeltgruppe 9a  TV-L
• unbefristet  

Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer befristeten Aufstockung auf bis zu 100 % Beschäftigungsumfang (39,83 Wochenstunden).

Ihre Aufgaben:

• Leitung und Koordination des Sekretariat
  • Übernahme der Sekretariatsleitung und Sicherstellung eines reibungslosen Sekretariatsbetrieb
  • Gesamtüberblick über laufende organisatorische und administrative Vorgänge
  • Priorisierung, Steuerung und Monitoring offener Aufgaben und Vorgänge
  • Fristenüberwachung sowie Koordination von Aufgaben innerhalb des Sekretariats
  • Vertretungsplanung und Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Sekretariats
• Office Management und Schnittstellenkoordination
  • Zentrale Ansprechperson für alle relevanten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner innerhalb des Lehrstuhls sowie der Universität Siegen
  • Unterstützung einer effizienten Kommunikation zwischen den beteiligten Instanzen
  • Erledigung der anfallenden Korrespondenz
• Personal-, Finanz- und Projektadministration
  • Mitwirkung bei der Finanz- und Personalplanung
  • Pflege und Überwachung von Finanzierungsübersichten
  • Prüfung von Finanzierungsmöglichkeiten in bestehenden Projekten
  • Administrative Begleitung von Einstellungen und Vertragsverlängerungen von Mitarbeitenden
  • Unterstützung bei der Bearbeitung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
• Studierendenservice
  • Erteilung von Auskünften an Studierende
  • Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Anliegen im Zusammenhang mit dem Lehrstuhl

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahren werden vorausgesetzt.
• Sie haben eine gute Auffassungsgabe, können sich schnell in neue Strukturen einarbeiten und arbeiten gerne im Team.
• Sie sind offen, kontaktfreudig und überzeugen durch Ihre Freundlichkeit und Flexibilität.
• Sie sind es gewohnt, serviceorientiert zu arbeiten.
• Routinierter Umgang mit dem Computer (MS-Office-Programme) sind für Sie Grundlage Ihrer Tätigkeit. 
• Sie verfügen über SAP-Kenntnisse oder sind bereit, sich diese anzueignen.
• Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift sind erwünscht.