TA-L 2026
In der
Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW)
ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle für
eine Teamassistenz (m/w/d) im Aufgabenfeld Leitungsbüro
(Entgeltgruppe 8 TV-L) zu besetzen.
Die Beschäftigung erfolgt im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage des Tarifvertrages der Länder (TV-L) in der Entgeltgruppe 8 der Entgeltordnung zum TV-L. Eine Entwicklung ist bei Erfüllung der tariflichen Tätigkeitmerkmale durch Übertragung weiterer Tätigkeiten in die Entgeltgruppe 9 a TV-L möglich.
Die QUA-LiS NRW ist eine nachgeordnete Einrichtung des Ministeriums für Schule und Bildung des Landes NRW mit bildungspolitischen Aufgaben. Ihre Kernaufgabe ist die Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung von Schulen und Unterricht. Mehr zu den Aufgaben der QUA-LiS NRW finden Sie unter www.qua-lis.nrw.de.
Die Stelle umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
- Terminkoordinierung, -absprachen, -überwachung (Terminverwaltung),
- formgerechte Erstellung von E-Mails, Verwaltungsschreiben, Vorlagen sowie weiterer Schriftstücke,
- Unterstützung des Direktors des Landesinstituts bei der Wahrnehmung arbeitsbereichsübergreifender Koordinierungsaufgaben,
- Aufbereitung von Informationen für Präsentationen,
- Durchführung von Recherchen und das Einholen von Informationen sowie inhaltliche Abstimmungen,
- Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Terminen und Reden,
- Zusammenstellung von Unterlagen sowie Dokumentation von Arbeitsprozessen und -ergebnissen,
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen,
- Datenbankpflege und Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Reports, Registratur,
- Umgang mit digitalen Plattformen,
- Betreuung von Besucherinnen und Besuchern sowie Gästen,
- weitere Servicedienstleistungen (z.B. Wiedervorlagen, Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten, Bearbeitung und Weiterleitung des Posteingangs und -ausgangs) für die Leitung des Instituts und die Persönliche Referentin,
- Mitarbeit bei der Verwaltung von Projekten: Terminkoordination und -überwachung, Planung/Vorbereitung von Sitzungen, Zusammenarbeit mit der Tagungsorganisation und -verwaltung,
- Unterstützung der unterschiedlichen Aufgabenfelder der Öffentlichkeitsarbeit, u. a. auch Mitarbeit in der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
Fachliches Anforderungsprofil:
- Abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kauf-leute für Büromanagement, Bürokommunikation, Justizfachange-stellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder abge-schlossene Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung (ehemaliger mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst, Verwaltungsfachan-gestellte/r, erfolgreicher Abschluss des Angestelltenlehrgangs I) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptbe-rufliche Tätigkeit im Bereich büroorganisierende Verwaltung,
- Berufserfahrung in herausgehobenen Bürosituationen oder Vor-zimmern ist von Vorteil (auch Praxismanager/in),
- versierter Umgang mit allen geläufigen Office-Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationssoftware) sowie Geschäftssoftware (Buchungen, Terminkoordination), Inter-net bzw. Intranet sowie Datenbanken,
- Sicherheit in der Verwendung der deutschen Sprache und im Ver-fassen von Texten,
- Erfahrungen im Bereich Arbeits- und Ressourcenplanung sowie Controlling ist wünschenswert,
- Kenntnisse im Haushaltsrecht des Landes NRW bzw. Bereitschaft, sich entsprechende Kenntnisse anzueignen,
- Kenntnisse im Bereich Social Media (bzw. Interesse und Lernbereitschaft) sind erwünscht.
Persönliches Anforderungsprofil:
- Eigeninitiative und Selbstständigkeit,
- ausgeprägte Fähigkeit zur Organisation/Strukturierung von Prozessen und Abläufen sowie zur termingerechten Erledigung,
- rollenklares Verhalten gegenüber verschiedensten Bezugsgruppen,
- Fähigkeit zum sicheren, höflichen sowie zugewandten Umgang mit Gästen und anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern,
- Kooperationsvermögen auch im Kontext unterschiedlicher Akteurs- und Bezugsgruppen,
- besondere Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit,
- hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit,
- hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit,
- Fähigkeit, komplexe Termine und Abläufe vorausschauend zu planen,
- Flexibilität und Bereitschaft, sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten,
- Genderkompetenz,
- Interkulturelle Kompetenz.
Wir bieten Ihnen:
- einen interessanten, zukunftssicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz,
- die Möglichkeit zu Fort- und Weiterbildungen in allen zum Tätigkeitsfeld gehörenden Bereichen,
- eine gründliche und qualifizierte Einarbeitung in alle Aufgaben.
Die Stelle ermöglicht die Teilnahme an der mobilen Arbeit (Home-Office) soweit die dienstlichen Erfordernisse erfüllt sind und an der flexiblen Arbeitszeit (Gleitzeit). Es besteht jedoch ein Bedarf an einer hohen Flexibilität im Hinblick auf die individuellen Arbeitszeiten in Abstimmung mit der Hausleitung.
Der Dienstort ist Soest.
Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person liegende Gründe überwiegen.
Wir begrüßen die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten behinderten Menschen nach Maßgabe des SGB IX. Bei Angabe einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung fügen Sie bitte eine Kopie des entsprechenden Nachweises bei.
Kulturelle Vielfalt ist uns in der Landesverwaltung wichtig, daher freuen wir uns ebenfalls über Bewerbungen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte.
Die Aufgabe kann grundsätzlich im Wege der Teilzeitbeschäftigung wahrgenommen werden.
Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer: TA-L 2026 (im PDF-Format)
bis zum 10. Mai 2026
an
personalstelle@qua-lis.nrw.de.
Eine Übersendung kann auch per Post an folgende Adresse erfolgen:
Qualitäts- und UnterstützungsAgentur
- Landesinstitut für Schule
- Personalstelle -
Paradieser Weg 64
59494 Soest
Sofern Sie Ihre Bewerbung in Papierform versenden, reichen Sie bitte keine Originaldokumente ein und verzichten Sie auf Bewerbungsmappen, Klarsichthüllen, Hefter und sonstiges Verpackungsmaterial. Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Unterlagen vernichtet. Mit der Zusendung der Bewerbung ist gleichzeitig das Einverständnis erteilt, dass vorübergehend die für das Auswahlverfahren erforderlichen Daten gespeichert und verwendet werden. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten gelöscht, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Dieses Einverständnis kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden; am weiteren Verfahren nehmen Sie dann jedoch nicht mehr teil.