Assistenz (m/w/d) des Rektors
Das Studienangebot und Portfolio der Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) ist europaweit einzigartig und öffnet den derzeit 5.500 Studierenden in 30 Bachelor- und Masterstudiengängen die Türen in die Medienbranche sowie in Unternehmen, Organisationen und Institutionen des öffentlichen Sektors. Die HdM bietet darüber hinaus abwechslungsreiche und zukunftssichere Tätigkeitsfelder in einem innovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld.
Im Büro des Rektors ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle (100%) als
Assistenz (m/w/d) des Rektors
Kennziffer WS262703M
zu besetzen.
Ihre Aufgaben werden sein:
- Termin- und Besprechungsmanagement, Reisemanagement, Korrespondenz sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Vor- und Nachbereitung von Terminen, Themen und Meetings einschließlich Protokollführung
- Koordinationsfunktion und Ansprechperson für Kontakte des Rektors bzw. zum Rektor innerhalb und außerhalb der Hochschule (Kontaktmanagement inkl. Datenpflege)
- Unterstützung des Rektors und der Referent*innen des Rektors im Arbeitsalltag
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen des Rektors, Eventmanagement und Bewirtung
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung, bei Beschaffungen und bei der Abrechnung von Reisekosten
- Thematische, auch eigenständige Recherche- und Analyseaufgaben zur weiteren Diskussion und Entscheidung
- inhaltliche und gestalterische Mitwirkung bei Publikationen, Präsentationen und anderen Beiträgen
- Aktenführung und Dokumentation
Das sollten Sie mitbringen:
- Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Ausbildung
- Einschlägige Erfahrung in vergleichbaren Funktionen und Aufgabenbereichen
- Selbstorganisations-, „self-starting“- und Multitasking-Fähigkeit
- Teamfähigkeit und Sichtbarkeit vor Ort
- Diskretion und umfassende Vertraulichkeit sowie Verlässlichkeit
- Kommunikationsstärke in Wort und Schrift und kontextabhängige Anpassungsfähigkeit des Kommunikationsstils sowie mindestens gute Englischkenntnisse
- Digitale Kompetenz
- Souveränes, verbindliches, absolut empathisches Auftreten gegenüber allen – wir mögen Menschen!
Wir bieten Ihnen:
- Eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem innovativen Hochschulumfeld auf dem Campus in Stuttgart-Vaihingen
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit einer Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L und sonstigen Leistungen des öffentlichen Dienstes auf Grundlage des TV-L, wie z.B. Zusatzrente (VBL), vermögenswirksame Leistungen und Jahressonderzahlungen, Zuschusszahlung zum JobTicket BW/Deutschlandticket
- Flexibilität durch Gleitzeitregelungen bei der Arbeitszeit sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- Persönliche und fachliche (Inhouse) Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie weitere Angebote aus der Personalentwicklung, die zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unterstützen
- Vielseitige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie eine schnelle Erreichbarkeit mit dem Auto
Für inhaltliche Fragen steht Ihnen Frau Sanja Friese unter der Rufnummer 0711 / 8923-2096 und per Mail friese@hdm-stuttgart.de gerne zur Verfügung.
Wir fördern Vielfalt und Inklusion – bei gleicher Eignung berücksichtigen wir Bewerbende mit Schwerbehinderung bevorzugt.
Die Hochschule der Medien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert qualifizierte Frauen daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser HdM-Bewerbungsportal unter https://www.hdm-stuttgart.de/karriere bis zum 11.11.2026.
