Büromanager*in/Projektmanager*in, 80 %, TVÖD 9a angelehnt
Büromanager*in/Projektmanager*in gesucht
Die Heinrich Böll Stiftung Baden-Württemberg sucht zum 11. Januar 2027 eine*n
Büromanager*in/Projektmanager*in
Teilzeit (80 %) | unbefristet | an TVöD EG 9a angelehnt | Arbeitsort Stuttgart
Über uns
Wir sind die grüne politische Stiftung in Baden-Württemberg. Mit politischer Erwachsenenbildung eröffnen wir Räume für gesellschaftspolitische Debatten zu Demokratie, Klimagerechtigkeit und Menschenrechten. Unsere Veranstaltungen, Publikationen und Kooperationen bringen Menschen zusammen, die an einer offenen und solidarischen Gesellschaft mitbauen wollen.
Unser Team in Stuttgart besteht – mit Ihnen – aus sechs Mitarbeitenden. Kurze Wege, direkte Kommunikation und gegenseitige Unterstützung prägen unsere Arbeitskultur. Wir arbeiten auf Deutsch.
Was wir bieten
- Eine unbefristete Stelle
- Vergütung angelehnt an TVöD EG 9a mit dynamischer Anpassung an Tarifentwicklungen
- Jahressonderzahlung
- Betriebliche Altersversorgung
- Flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Jahresurlaub sowie arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
- zentraler Arbeitsort in Stuttgart mit guter ÖPNV-Anbindung
- Ein freundliches, engagiertes Team mit kurzen Wegen und flachen Hierarchien
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die wir aktiv fördern
- Einblick in und Mitgestaltung von gesellschaftspolitisch relevanter Bildungsarbeit
Was Sie bei uns tun
Büro- und Verwaltungsorganisation
Sie steuern die Büro- und Verwaltungsprozesse der Geschäftsstelle und sorgen für deren kontinuierliche Weiterentwicklung.
Sie sichern den laufenden Betrieb der Geschäftsstelle (Korrespondenz, Datenpflege, IT-Koordination, Bürotechnik) und entlasten die Geschäftsführung und den Vorstand bei organisatorischen und vereinsrechtlichen Aufgaben.
Finanzen und Rechnungswesen
Sie verantworten eigenständig den Zahlungsverkehr und die vorbereitende Buchführung mit DATEV Unternehmen online in enger Zusammenarbeit mit unserem externen Steuerbüro.
Sie prüfen Ausgaben zuwendungsrechtlich und bereiten Jahresabschlussunterlagen in Abstimmung mit der externen Wirtschaftsprüfung vor.
Personalverwaltung
Sie führen Personalakten, bereiten Lohndaten für das externe Steuerbüro vor und dokumentieren Urlaubs- und Krankheitszeiten.
Projektsachbearbeitung
Sie planen und koordinieren eigenständig Bildungsveranstaltungen, von der ersten Anfrage bis zum abschließenden Projektbericht, und beraten Kooperationspartner zu Nachweispflichten und Abrechnungsmodalitäten.
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Rechnungswesen oder im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst (mindestens dreijährig) oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in Büroorganisation oder Verwaltung, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation, einer Stiftung, einem Verband oder im öffentlichen Sektor
- Erfahrung in der vorbereitenden Buchführung und Kontierung mit DATEV Unternehmen online; idealerweise auch Kenntnisse in der Buchung von Geschäftsvorgängen und in Corporate Planner
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen und digitalen Tools (z. B. Cloud-/Kollaborationstools)sowie Freude an Digitalisierung und Prozessoptimierung
- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent und gutem Gespür für Prioritäten
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros und in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung
- Kenntnisse im Zuwendungs- und Gemeinnützigkeitsrecht sowie im Umgang mit öffentlichen Fördermitteln und Verwendungsnachweisen oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
- Kenntnisse der DSGVO, insbesondere zu Verarbeitungsverzeichnissen und Auftragsverarbeitungsverträgen oder die Bereitschaft, sich diese anzueignen
- Erfahrung in der Planung, Durchführung und Abrechnung von Bildungsveranstaltungen oder vergleichbaren Projekten
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit in Veranstaltungs- und Abschlussphasen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an politischer Bildung und Identifikation mit den Grundwerten der Heinrich Böll Stiftung Baden-Württemberg
Wir schätzen Vielfalt
Wir ermutigen ausdrücklich alle Interessierten zur Bewerbung – unabhängig von Herkunft, Religionszugehörigkeit, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter. Auch wenn Sie nicht jede Anforderung erfüllen: Bewerben Sie sich. Wir freuen uns auf Sie.
Unsere Geschäftsstelle in Stuttgart ist nicht barrierefrei zugänglich.
Für Fragen zur Zugänglichkeit oder zur konkreten Arbeitsgestaltung steht Ihnen Sabine Demsar gerne ab dem 01. September zur Verfügung: demsar@boell-bw.de
Bewerbung
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 15. September 2026
ausschließlich als eine PDF-Datei an: bewerbung@boell-bw.de
Die Auswahlgespräche finden am Di, 29. und Mi, 30. September 2026 in Stuttgart statt.
Für inhaltliche Rückfragen zur Stelle wenden Sie sich gerne ab dem 24. August an Dr. Andreas Baumer: baumer@boell-bw.de.