Stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin (w/m/d)

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Wir suchen ab sofort eine / einen

Beschäftigte/n als stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin (w/m/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie planen und koordinieren die Termine der Ministerin.
• Sie erledigen die täglich anfallenden Assistenzaufgaben und verantworten in enger Abstimmung mit der Büroleitung der Ministerin die Büroorganisation.
• Sie stellen Unterlagen und Zulieferungen zur Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gremien zusammen.
• Sie pflegen und verantworten den mündlichen und schriftlichen Kontakt in die Landesregierung und mit externen Akteuren.
• Sie übernehmen in Bedarfsfällen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz im Büro des Ministerialdirektors.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r).
• Sie sind zuverlässig, belastbar, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und wahren stets die gebotene Vertraulichkeit.
• Sie sind kontaktfreudig, offen, kommunikativ und zugewandt mit einem stets verbindlichen und freundlichen Auftreten gegenüber Außenkontakten.
• Sie haben bereits berufliche Erfahrungen im Bereich Büromanagement.
• Sie arbeiten kooperativ und teamorientiert.
• Sie sind eigeninitiatives, termingerechtes, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten mit Organisationsgeschick gewohnt.
• Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeiten auf die dienstlichen Erfordernisse abzustimmen.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und im MS-Office-Bereich.

Wir bieten:

• für die Tätigkeit als stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin eine übertarifliche Vergütung nach EG 9b TV-L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.

Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar - auch Tandembewerbungen sind erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens 12-0305.3-8/8_2 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 03.07.2026 in unserem Bewerbungsportal ein.

Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.

Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Hacker (0711 279-3007).

Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://mwk-bw.de/datenschutz-bewerbungsverfahren