Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) im Referat 121 "Behördeninterne Serviceleistungen" am Dienstort Suhl (E 6 TV-L)
Das Thüringer Landesverwaltungsamt ist eine moderne Behörde. Unser Amt nimmt aus den verschiedensten Fachbereichen der Thüringer Ministerien Aufgaben der Fach- und Rechtsaufsicht, des Verwaltungsvollzugs und im Zuwendungsbereich wahr. Wir bieten Ihnen ein zukunftssicheres Tätigkeitsfeld.
Zur Verstärkung unseres Teams im Referat 121 „Behördeninterne Serviceleistungen“ am Dienstort Suhl besetzen wir eine Stelle als Bürosachbearbeiter/in (m/w/d).
Aufgabenschwerpunkte
Zentrale Archivierung im Thüringer Landesverwaltungsamt (TLVwA) - Fachliche Beratung und Unterstützung bei der Führung der Altschriftgutregistraturen sowie bei Aussonderungen, insbesondere:
- Beraten, Koordinieren und Unterstützen der laufenden Altschriftgutregistraturen in den Referaten
- Überwachung und Einhaltung der einschlägigen Richtlinien
- Unterstützung bei Aussonderungsprozessen der Organisationseinheiten
- Pflege der Aussonderungsdatenbank für alle Bereiche
- Vorbereitung und Durchführung von Anbietungen und Übergaben an Landesarchiv Thüringen
- Anbietungen gem. § 11 ThürArchivG vornehmen
- Bewertungs- und Übergabetermine planen und durchführen
- Kassationsvereinbarungen vorbereiten und umsetzen
Mitarbeit in der zentralen Post- und Scanstelle
- Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost und Vorbereitung der physischen Postverteilung im TLVwA
- Bearbeitung der digitalen Post
- Digitalisieren der Posteingänge und Postausgänge, falls erforderlich Nachverscannen
- Übertragen elektr. Eingangspost in Thüringen- VIS und Vorbereitung und Durchführung der digitalisierten Pos per GGV und Zwischenlager der gescannten Dokumente
- Nachweisführung von spezifischem Postgut (Einschreiben, PZU u.a.)
- Bedienen von Maschinen und Geräten, die zur Postbearbeitung notwendig sind (PC, Frankier- und Kuvertiermaschine, Fax)
referatsinterne Schriftgutverwaltung
- Erfassung des elektronischen und schriftlichen Posteingangs
- Verwaltung des Aktenbestands, Wiedervorlagemanagement, Aussonderung und Vernichtung von Akten
- Überwachung der Aufbewahrungsfristen
Unser Angebot
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten ohne Kernzeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit, welche die eigenverantwortliche Gestaltung des Arbeitsbereiches ermöglicht
- bei Erfüllung der Tätigkeitsmerkmale und Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L
- fachliche und persönliche Entwicklung durch Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Behördliches Gesundheitsmanagement
Ihr Profil
erforderlich:
- Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst
- eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als
- Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste vorzugsweise in der Fachrichtung Archiv oder
- Verwaltungsfachangestellte/r oder
- Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder
- Kaufmann/frau für Büromanagement (Wahlqualifikation „Verwaltung und Recht“) oder
- Rechtsanwaltsfachangestellte/r
wünschenswert:
- durch ein aktuelles Arbeitszeugnis nachgewiesene/s überdurchschnittliche
- Selbstständigkeit und Initiative
- Flexibilität und Entscheidungsfreude
- Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- Gesprächsführungskompetenz
- Verhandlungsgeschick und Kooperationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit und Sorgfalt
- Teamfähigkeit
- Kenntnisse oder praktische Erfahrungen in Archivangelegenheiten des öffentlichen Dienstes und in der Anwendung und Arbeit in einem digitalen Dokumentenmanagementsystems
- gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie ein sicherer Umgang mit einschlägigen MS Office-Programmen und Erfahrungen mit dem Dokumentmanagementsystem Thüringen-VIS
- Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis der Klasse 3 bzw. B und die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen
- die körperliche und gesundheitliche Eignung zum Ausführen von Tätigkeiten die das gelegentliche Heben und Tragen von Lasten bis maximal 10 kg erfordern
- amtsangemessenes Auftreten
Für Ihre Bewerbung bei uns bitten wir um folgende Unterlagen:
- Bewerbungsanschreiben und tabellarischer Lebenslauf,
- Nachweis über den einschlägigen Berufsabschluss und sonstige Qualifizierungen sowie
- aktuelles Arbeitszeugnis (sofern Berufserfahrung vorhanden)
Bewerber/innen, die ihre Ausbildung noch nicht beendet haben, können im Verfahren berücksichtigt werden, wenn die o. g. erforderliche Qualifikation zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung vorliegt.
Für Bewerber/innen, die bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, wird um Übersendung einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle gebeten.
Bitte bewerben Sie sich online bis zum 22.07.2026 unter https://thueringen.concludis.de/bewerber/landingpage.php?prj=1937P4059&oid=7&qid=0&b=0&ie=1
Weitere Hinweise
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden (bei Vollzeitbeschäftigung). Der Dienstposten ist grundsätzlich für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Inwieweit dem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf Lage und Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.
Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt.
Diese Ausschreibung richtet sich an Menschen aller Geschlechter. Das Thüringer Landesverwaltungsamt fördert aktiv die berufliche Gleichstellung nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt. Bezüglich dieser Stelle fordern wir deshalb Männer ausdrücklich auf, sich zu bewerben.
Haben Sie noch Fragen zur Bewerbung?
Dann steht Ihnen Frau Duda unter der Telefonnummer 0361/57 333 2298 zur Verfügung.
Informationen zum Datenschutz
Ihre Bewerbungsdaten werden im Einklang mit der DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Weitere Informationen entnehmen Sie unserem Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten.
Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das TLVwA im Rahmen des Ausschreibungs-/Auswahlverfahrens und bestätigen zugleich die Kenntnisnahme unseres Merkblattes. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen datenschutzkonform vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen ist ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beizufügen. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.