Zuarbeit im Sekretariat (m/w/d)

Verstärken Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt das Team der Stadt Vechta im Bürgermeisterbüro im Bereich der

Zuarbeit im Sekretariat (m/w/d)

EGr. 5 TVöD | Teilzeit 20 Std.| unbefristet

Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche, aufgeteilt auf zwei Vormittage und zwei Nachmittage zu je 5 Stunden

Ihre Aufgaben:

Organisatorische und administrative Unterstützung des Bürgermeisters sowie der Stabsstelle

• Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen, Akten und Informationsmappen.
• Mitwirkung bei der Prüfung, Bearbeitung und Abstimmung von Wiedervorlagen, Terminen und Stellungnahmen einschließlich Fristenüberwachung.
• Erstellung vorbereitender Schreiben (z.B. Antwort- und Kondolenzschreiben) nach inhaltlicher Abstimmung.
• Bearbeitung, Digitalisierung und strukturierte elektronische Ablage von Dokumenten und Verwaltungsvorgängen.
• Empfang und Betreuung von Gästen.
• Beschaffung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Repräsentationsmaterialien einschließlich Bestellabwicklung und Bedarfserfassung.
• Organisation von Blumengrüßen, Präsenten und sonstigen Aufmerksamkeiten zu offiziellen Anlässen.

Zuarbeit Veranstaltungsmanagement

• Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen - Vorbereitung und Erstellung von Namensschildern, Teilnehmerlisten, Programmabläufen.
• Mitwirkung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Veranstaltungsbereich (z.B. Raum- und Bewirtungsplanung).
• Einholung von Angeboten externer Dienstleister sowie Unterstützung bei Kostenübersichten und organisatorischen Ablaufplanungen.
• Eigenständige und verantwortliche Organisation von Veranstaltungen (z.B. Empfänge, Jubilare).
• Unterstützung und Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen im Zusammenhang mit dem Stoppelmarkt.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten (m/w/d), zum/zur Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d) mit organisatorischen Fähigkeiten.
• Selbstständige, organisierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Team-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit.
• Sicheres und freundliches Auftreten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Bereitschaft für vereinzelte Tätigkeiten am Wochenende oder zu Randzeiten (z.B. Stoppelmarkt).

Was bieten wir?

• eine umfassende Einarbeitung in das Aufgabengebiet.
• Work-Life-Balance durch Gleitzeit.
• individuelle und bezahlte Fortbildungen.
• die Bereitstellung von städt. PKW für Dienstfahrten.
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement sowie ein Firmenfitness-Programm.
• moderne Arbeitsplätze mit höhenverstellbarem Schreibtisch und hochwertige technische Ausstattung.
• Betriebssportgemeinschaft.
• Firmenevents.
• .Tarifliche Leistungen des öffentlichen Dienstes
  • eine Jahressonderzahlung.
  • eine betriebliche Altersversorgung mit Arbeitgeberbeteiligung.
  • tariflicher Urlaubsanspruch in Höhe von 30 + 2 Tagen.
  • Bike-Leasing.
  • Automatische Gehaltserhöhungen durch Tarifverhandlungen.

Bei der o.g. Stelle handelt es sich um eine unbefristete Teilzeitstelle. Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche, aufgeteilt auf zwei Vormittage und zwei Nachmittage zu je 5 Stunden. Die Stadt Vechta fördert die Gleichberechtigung aller Geschlechter und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Entgeltzahlung (19.600 - 24.300 Euro p. a.) erfolgt im Rahmen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) nach der Entgeltgruppe 5 TVöD (je nach persönlicher Voraussetzung).

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann reichen Sie bitte Ihre aussagefähige Bewerbung bitte bis zum 19.07.2026 online (Link ins Bewerbungsportal) bei uns ein. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle Referat für Strategische Steuerung und Bürgermeisterbüro (Frau Kienitz, Tel. 04441/886-1101). Allgemeine Fragen richten Sie bitte an den Fachdienst Personal, Organisation und Wahlen (Herr Thomann, Tel. 04441/886-1001).