Mitarbeiter/in für die Gemeindeorgane
Stellenausschreibung
Beim Marktflecken Villmar ist zum 01.12.2026 die Stelle einer/eines
Mitarbeiter/in für die Gemeindeorgane (m/w/d)
in Vollzeit (39 Std.) befristet zu besetzen.
Das vielseitige Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig folgende Aufgaben:
- Koordination und Betreuung der Gremienarbeit für Gemeindevertretung, Ausschüsse und Gemeindevorstand einschließlich Sitzungsvorbereitung, Einladung, Zusammenstellung und Versand der Unterlagen sowie Bearbeitung gremienbezogener Anliegen
- Protokollführung bei Sitzungen und Besprechungen einschließlich Vor- und Nachbereitung
- Organisation des Vorzimmers als zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger, Behörden, Verwaltung und politische Gremien
- Terminkoordination und Kalenderführung für die Bürgermeisterin
- Erledigung der schriftlichen und digitalen Korrespondenz sowie selbstständige Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
- Besetzung der Telefonzentrale sowie Bearbeitung des zentralen Posteingangs und Postausgangs für die Gemeindeverwaltung
- Organisation von Alters- und Ehejubiläen einschließlich Vorbereitung von Gratulationen und Terminabstimmung
- Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern mit freundlichem, verbindlichem Auftreten
- Öffentlichkeitsarbeit einschließlich Pflege von Website und Social Media Kanälen sowie Betreuung des „Villmarer Boten“
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten
- Verwaltung und Pflege von Akten, Dateien und Ablagesystemen in analoger und digitaler Form
Anforderung/Qualifikationen:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare kaufm. Ausbildung
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- /Sekretariatsfunktion, idealerweise im öffentlichen Dienst
- sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie Offenheit für weitere digitale Arbeitsmittel und Anwendungen
- Erfahrung in der Protokollführung ist von Vorteil
- Kenntnisse kommunaler Verwaltungsstrukturen sind wünschenswert
- freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten gegenüber allen Gesprächspartnerinnen und -partnern
- hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Serviceorientierung
- Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch unter Druck den Überblick zu behalten
- Kommunikationsstärke und Flexibilität, auch bei wechselnden Aufgaben und Prioritäten
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Wir bieten:
- eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit
- ein aufgeschlossenes, wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Die Stelle ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst für die Dauer von zwei Jahren befristet
- betriebliche Altersvorsorge (ZVK) sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
- Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung, auch im Bereich Digitalisierung und neue Verwaltungstools
- flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- einen sicheren Arbeitsplatz in einem kollegialen Team, das offen für neue Ideen ist
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 11.10.2026 an den
Gemeindevorstand des Marktfleckens Villmar
Peter-Paul-Str. 30, 65606 Vilmar oder per E-Mail an Bewerbung@Villmar.de
Der Marktflecken Villmar legt Wert auf berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bei gleicher Eignung, fachlicher Befähigung und Qualifikation werden Schwerbehinderte besonders berücksichtigt.
Sollten Sie noch Fragen haben, beantworten wir diese gerne (Büroleitung Herr Schmidt, Tel.: 06482/9121-36, peer.schmidt@villmar.de).
Hinweis: Bitte verwenden Sie Kopien, da wir Bewerbungsunterlagen (inkl. Mappen) nicht zurücksenden. Mit der Einsendung der Bewerbung erklären sich die Bewerber*innen gemäß DS-GVO mit der Speicherung Ihrer Daten für die Dauer des Bewerbungsverfahrens einverstanden.