Referentin / Referent (m/w/d) Gremienmanagement und Erlasskoordination

An der Hessischen Hochschule für öffentliches Management und Sicherheit ist folgende Stelle zu besetzen:

Referentin / Referent (m/w/d)

Gremienmanagement und Erlasskoordination

• Standort Wiesbaden
• Startdatum zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Arbeitszeit Vollzeit mit 40 Wochenstunden
• Entgeltgruppe 12 TV-H
• Vertragsart unbefristet
• Bewerbungsfrist 26. April 2026

Das Präsidialbüro

Das Präsidialbüro unterstützt die Präsidentin oder den Präsidenten sowie die weiteren Mitglieder des Präsidiums bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen strategischen, organisatorischen und koordinierenden Aufgaben. Es dient als zentrale Anlaufstelle für Anfragen an das Präsidium und unterstützt die Abstimmung zwischen der Hochschulleitung und den verschiedenen Einrichtungen der Hochschule.

In den verschiedenen Bereichen des Präsidialbüros werden insbesondere Aufgaben in den Themenfeldern Hochschulentwicklung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, strategisches Qualitätsmanagement, strategisches Hochschulmanagement, interne Revision, psychosoziale Beratung sowie Koordinierungsaufgaben im Bereich Polizei wahrgenommen. Darüber hinaus begleitet das Präsidialbüro unter anderem die Arbeit zentraler Gremien und unterstützt ausgewählte strategische und organisatorische Prozesse der Hochschulleitung.

Das Aufgabenspektrum:

In der Funktion einer Geschäftsführung begleiten Sie die zentralen Gremien der Hochschule (Senat und Kuratorium) organisatorisch und inhaltlich. Zu Ihren Aufgaben gehören die umfassende Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Gremiensitzungen. Hierzu zählen insbesondere die Terminplanung, die Erstellung und der Versand der Einladungen sowie die organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Sitzungen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Protokollführung, koordinieren die Weitergabe und Veröffentlichung der gefassten Beschlüsse sowie der Sitzungsprotokolle und sorgen für eine geordnete Dokumentation der Gremienarbeit. Darüber hinaus wirken Sie an der Erstellung und Fortschreibung von Geschäftsordnungen mit. Zudem unterstützen Sie die Wahlleitung bei der Vorbereitung und Durchführung der Wahlen zu den Hochschulgremien.

Die Sitzungen der Gremien finden im Wechsel an den vier Standorten der Hochschule statt. Daher ist die Tätigkeit mit regelmäßigen Dienstreisen zwischen den Campus verbunden.

Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der organisationsübergreifenden Koordination der Bearbeitung ministerieller Erlasse sowie weiterer Anfragen externer Institutionen. In diesem Zusammenhang holen Sie – häufig unter Beachtung enger Fristen – Stellungnahmen der jeweils betroffenen Organisationseinheiten der Hochschule ein, stimmen diese miteinander ab und führen sie zu einer konsolidierten Gesamtantwort zusammen. Auch der Aufbau und die Pflege eines strukturierten Wissensmanagements für diesen Aufgabenbereich gehört zu Ihren Tätigkeiten.

Darüber hinaus übernehmen Sie weitere Aufgaben im Auftrag des Präsidenten der Hochschule oder der Leitung des Präsidialbüros. Ergänzend wirken Sie im Rahmen von Vertretungsregelungen in anderen Aufgabenfeldern des Präsidialbüro mit, beispielsweise im Bereich Organisationsmanagement oder Internationalisierung. Insgesamt erwartet Sie ein abwechslungsreiches, vielseitiges und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld an einer zentralen Schnittstelle der Hochschulverwaltung in einem offenen und kollegialen Arbeitsumfeld.

Sie bringen mit:

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (z. B. in den Bereichen Verwaltung, Public Management, Rechts- oder Sozialwissenschaften) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Fahrerlaubnis der Klasse B sowie die Bereitschaft zu Dienstreisen. Für die Durchführung der Dienstreisen stehen Dienstfahrzeuge zur Verfügung.
• eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• ein ausgeprägtes Pflicht- und Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Zuverlässigkeit
• ein sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• eine schnelle Auffassungsgabe sowie analytisches Denkvermögen
• Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen Anforderungen oder unter Zeitdruck den Überblick zu behalten
• eine lösungsorientierte und dynamische Arbeitsweise
• ausgeprägte Team- und Kooperationsfähigkeit
• ein sehr gutes Abstimmungs- und Kommunikationsvermögen
• die Fähigkeit, strukturiert innerhalb bestehender Entscheidungs- und Zuständigkeitsstrukturen zu arbeiten
• ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen und fristgebundenen Vorgängen

Ihre Bewerbungsunterlagen sollten zu den Profilanforderungen die entsprechenden Nachweise (z. B. Zeugnisse und Zertifikate) enthalten. Unvollständig vorgelegte Bewerbungen können zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

Die vollständige Stellenausschreibung mit Informationen zur Hochschule, zu den weiteren Voraussetzungen und Rahmenbedingungen finden Sie auf unserer Homepage unter www.hoems.hessen.de/stellenangebote.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.