Vorzimmerkraft (w/m/d) E9a TV-H Referat Direktorin

Über uns
Das Land Hessen ist der größte Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes in Hessen. Das Land Hessen ist ein Arbeitgeber, der mehr als Arbeit bietet. Wir sind eine bürgernahe und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung. Dabei sind wir uns unserer besonderen gesellschaftlichen und sozialpolitischen Verantwortung bewusst. Zudem schätzen wir die große Vielfalt unserer Beschäftigten und möchten Rahmenbedingungen schaffen, die den Einsatz der vielfältigen Eigenschaften ihrer Beschäftigten und deren Lebensumständen zum Vorteil des einzelnen, aber auch zum Vorteil der gesamten Landesverwaltung und damit letztlich auch der hessischen Bürgerinnen und Bürger ermöglichen. Wir bekennen uns zur interkulturellen Öffnung der Verwaltung und wollen unser Personal, unsere Dienstleistungen und Strukturen an die Vielfalt der Gesellschaft anpassen. Das haben wir auch durch den Beitritt des Landes zur Charta der Vielfalt im Jahre 2011 kundgetan, womit wir uns insbesondere für eine durch Fairness und Wertschätzung geprägte Organisationskultur einsetzen.

Die Hessische Landeszentrale für politische Bildung (HLZ) ist eine Einrichtung des Landes Hessen und unmittelbar dem Hessischen Ministerpräsidenten zugeordnet. Als einzige hessische Einrichtung führt sie politische Bildungsarbeiten im öffentlichen Auftrag durch.

In der Hessischen Landeszentrale für politische Bildung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit als

Vorzimmerkraft (w/m/d)
in der Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (TV-H)

zu besetzen.

Die Stelle ist dem Referat Direktorin „Grundsatzfragen / Gremienarbeit / Orte der Demokratiegeschichte / Ländlicher Raum / Landeskunde Hessen“ zugeordnet.

Ihre Aufgaben
• Koordination, Planung, Änderung und Überwachung aller Termine der Direktorin – intern und extern,
• Empfang und Betreuung von Besuchern,
• Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen,
• Entgegennahme, Protokollierung und Vermittlung von Telefonaten der Direktorin,
• Erstellung von Protokollen in Sitzungen und anschließende Dokumentation und Ausfertigung der Protokolle,
• Bearbeitung der HLZ-Post und E-Mails im Auftrag der Direktorin sowie
• Koordination, Überwachung und Erstellung der HLZ-Jahresplanungen und -berichte.
•Bearbeitung der Zuwendungen im Rahmen der Fahrtenförderungen (SAP/GRANTOR), insbesondere Antragsprüfung, Bescheiderstellung, Vorbereitung der Mittelfreigabe und Verwendungsnachweisprüfung auf Basis der geltenden Gesetze und Bestimmungen,
• allgemeine Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (z. B. Schriftverkehr, Organisation der Ablage, Erhebung und Führung von Statistiken, Erstellung von Berichten, (Mit-)Bearbeitung von internen und externen Anfragen),
• Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen (inkl. Erstellung von entsprechenden Verträgen, Hotelbuchungen, Funktion als Ansprechperson für organisatorische Rückfragen) sowie
• Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften, inkl. Prüfen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und der Haushaltsüberwachung.

Änderungen im Aufgabengebiet bleiben vorbehalten.

Unsere Anforderungen
• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der öffentlichen Verwaltung (Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement gegebenenfalls eine abgeschlossene Weiterbildung zur Verwaltungsfachwirtin / zum Verwaltungsfachwirt),
• alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (IHK) mit einschlägiger Berufserfahrung,
• mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer / Vorstandsassistenz im öffentlichen Dienst, vorzugsweise beim Land Hessen,
• Kenntnisse des Haushalts- und Zuwendungsrechts, insbesondere Kenntnisse der rechtlichen Bestimmungen sind von Vorteil,
• Kenntnisse in der Anwendersoftware SAP im Modul GRANTOR oder Bereitschaft zur Fortbildung,
• sicherer Umgang mit MS-Office (WORD, EXCEL, PowerPoint, Outlook),
• Flexibilität, Belastbarkeit und Leistungsbereitschaft verbunden mit der Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und übergreifende Zusammenhänge zu erfassen,
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ausgeprägte Teamfähigkeit,
• selbstständige Aufgabenerledigung sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung sowie
•Bereitschaft zur Fortbildung.

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen zu den Profilanforderungen die entsprechenden Nachweise (z. B. Zeugnisse und Zertifikate) enthalten. Die üblichen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, etc.) sind ebenfalls den Bewerbungsunterlagen beizufügen. Unvollständig vorgelegte Bewerbungen führen zum Ausschluss aus dem Verfahren.

Unsere Angebote
• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und gesellschaftlich relevante Tätigkeit,
• zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis,
• flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens,
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung,
• Kinderferienprogramme,
• das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung nicht nur für den Arbeitsweg,
• gezielte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neuste technische Ausstattung,
• gute Erreichbarkeit ÖPNV,
• bis zu 30 Tage Urlaub (zusätzlich ist der 24. und 31.12. arbeitsfrei),
• Jahressonderzahlung,
• zusätzliche betriebliche Altersvorsorge,
• vermögenswirksame Leistungen,
• aktives Gesundheitsmanagement und
• Möglichkeit zur kostenfreien Ladung des privaten E-Autos während der Dienstzeit.

Allgemeine Hinweise
Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Des Weiteren möchten wir Menschen mit Migrationshintergrund ermutigen sich bei uns zu bewerben. Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilbar (§ 9 Abs. 2 HGlG), es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Stelle in vollem Umfang besetzt werden kann.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich unter der Kennziffer VZK DIR‘in – 2026 bis zum 30. August 2026 über das Portal des Landes Hessen (https://stellensuche.hessen.de[interner Referenzcode: 51221727_0001; externer Referenzcode: 51221727_0002]).

Nur in nachweislich begründeten Ausnahmefällen ist auch eine Übersendung der
Bewerbungsunterlagen auf dem Postweg an die:
Hessische Landeszentrale für politische Bildung - Fachbereich III – Zentrale Dienste –, Mainzer Str. 98 - 102, 65189 Wiesbaden, möglich. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein, da diese nicht zurückgesandt, sondern unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet werden. Wir bitten um Verständnis, dass keine Bewerbungskosten erstattet werden können.

Für Rückfragen rund um Ihre Bewerbung steht Ihnen Frau Gonschorek (personal@hlz.hessen.de, 0611-32 554096) zur Verfügung.
Für fachliche Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Schmidt (marie-therese.schmidt@hlz.hessen.de, 0611-32 554094).

Hinweise zur Datenverarbeitung in der Hessischen Landeszentrale für politische Bildung

Die personenbezogenen Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung übermitteln, verwendet die Hessische Landeszentrale für politische Bildung zur Erfüllung ihrer Aufgaben, insbesondere zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen der vorliegenden Stellenausschreibung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind somit Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, 88 DSGVO iVm. § 23 Abs. 1 S. 1, Abs. 8. S. 2 HDSIG und Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO.

Nach abschließender Bearbeitung Ihres Anliegens werden Ihre Daten gelöscht, spätestens jedoch vier Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens.
Verantwortlicher der Datenverarbeitung ist:

die Hessische Landeszentrale für politische Bildung
Mainzer Str. 98-102
65189 Wiesbaden
Tel.: 0611 3255-4000
Fax: 0611 3255-4077
E-Mail: poststelle@hlz.hessen.de

Behördlicher Datenschutzbeauftragter gem. Art. 35ff DS-GVO bzw. § HDSIG ist:
Axel Knoblich
Mainzer Str. 98-102
65189 Wiesbaden
Tel.: 0611 3255-4060
Fax: 0611 3255-4077
E-Mail: axel.knoblich@hlz.hessen.de

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person vorhandenen Daten zu erhalten. Sie können der Datenverarbeitung widersprechen und haben das Recht auf Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung Ihrer Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Bei etwaigen Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Das ist der Hessische Datenschutzbeauftragte, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Tel. 0611 / 1408-0.

Allgemeines zum Thema Datenschutz ist auf den Internetseiten des Hessischen Datenschutzbeauftragten zu finden: www.datenschutz.hessen.de