Assistenz im Vorzimmer (m/w/d)

Das Planungsamt erarbeitet in den drei Abteilungen Verkehrsplanung, gesamtstädtische Planung sowie Städtebau und Stadterneuerung die planerischen Grundlagen für die künftige räumliche Entwicklung, Erneuerung und Gestaltung der Stadt Witten. In enger Zusammenarbeit werden die Rahmenbedingungen für eine moderne, lebens- und liebenswerte Stadt geschaffen. Bei den unterschiedlichen Planungsprozessen gilt es, eine Vielzahl von Belangen aus Fachverwaltungen, Öffentlichkeit und Politik zu erfassen und in die Planung einzustellen. Entsprechend stehen die Maßnahmen dabei im öffentlichen und politischen Fokus, sodass dem Austausch mit der Bevölkerung sowie der Kommunikation und Beschlussfassung in den politischen Gremien eine hohe Bedeutung zu kommt.

Im Planungsamt der Stadt Witten ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt  die Stelle

der Assistenz im Vorzimmer (m/w/d)

 extern zu besetzen.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich sofern der Stundenumfang insgesamt abgedeckt wird.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche:

• Aktive und professionelle Unterstützung der Amts- und Abteilungsleitungen in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben

Assistenz- und Schreibtätigkeiten:

• Professionelle interne sowie externe Kommunikation in Wort und Schrift
• Postsortierung und Pflege des Amtspostfaches
• Aufbereitung, Weiterleitung und Versenden von Unterlagen und Dokumenten
• Standardisierung und Erstellung von Schreiben
• Amtsinterne Pflege der EDV (z.B. Homepage, Enaio, Share-File)
• Vorlagenerstellung und Prüfung in Session, Einholung von Mitzeichnungen, Workflowkontrolle bis Freigabe BM
• Terminkoordination und Wiedervorlagenverwaltung
• Vorbereitung von Besprechungen (einschl. Raumbuchung, Ausstattung mit Medien, Bewirtung etc.)
• Gäste- und Besucherbetreuung

Verwaltungstätigkeiten:

• Mitwirkung bei der Abwicklung von Maßnahmen in Programmgebieten (Stadterneuerung)
• Mündliche und schriftliche Abstimmung mit externen Dienstleistern wie Planungs- und Beratungsbüros sowie den Stadtteilbüros
• Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen (u.a. mit PowerPoint)
• Fahrtenbuchabrechnung und Wegstreckenentschädigung
• Materialbestellungen
• Fortbildungs- und Dienstreiseangelegenheiten (Anmeldung, Abrechnung, Organisation)
• Amtsinterne Koordination und Beantwortung von Anfragen anderer Ämter/Organisationseinheiten der Stadtverwaltung sowie externer Stellen und Weitergabe der Ergebnisse an das Baudezernat
• Mitarbeit bei der Abwicklung von Verwaltungsakten (Durchführung von gesetzl. vorgeschriebenen Beteiligungsschritten, Veröffentlichungen von Unterlagen etc.)
• Mitwirkung und Controlling der Ausschussarbeit für ASUK und MoVe (Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, Fertigen der Beschlussausfertigungen und dessen Versand, Controlling bei der Beantwortung der Anträge)
• Interne Beratung der Ausschussmitglieder der Ausschüsse ASUK und MOVE
• Koordination und Beantwortung von Anfragen aus Politik und Bürgerschaft

Folgende Anforderungen sind von Ihnen zu erfüllen:

• Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1 – Einstiegsamt 2 (vormals Befähigung zum mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I (vormals Angestelltenlehrgang I) bzw. eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten
• Alternativ: eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und eine fundierte Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz- und Schreibtätigkeiten oder Verwaltungstätigkeiten von mindestens 5 Jahren, davon eine einschlägige Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren im Bereich Vorzimmertätigkeiten oder Assistenz der Geschäftsführung/-leitung

• Fundierte Kenntnisse in allen büroorganisatorischen Abläufen

• Sicherer Umgang in der Microsoft-Office-Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, PowerPoint etc.) und
• die Bereitschaft, die Anwendung von Fachprogrammen schnellstmöglich zu erlernen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Verbindliches und freundliches Auftreten

• Ausgeprägte Serviceorientierung
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit

• Als Trägerin des Prädikats Total E-Quality – Engagement für Chancengleichheit erwarten wir von unseren Mitarbeitenden ein ausgeprägtes Verständnis für Gleichstellungsthemen

Wünschenswert sind:

• Kenntnisse im Anwenderprogramm Session

Die Beschäftigungsverhältnisse richten sich nach den tariflichen und gesetzlichen Vorschriften für den öffentlichen Dienst. Eine Eingruppierung ist nach E 9 a TVöD bzw. Besoldungsgruppe A 9 LG 1.2 LBesO (im Rahmen der besoldungsrechtlichen und stellenplanmäßigen Möglichkeiten) vorgesehen.

Die Stadt Witten hat sich selbst verpflichtet, den Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und Berufsbereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, zu erhöhen. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt.   

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie uns bitte

bis zum 14.04.2026 

ausschließlich über die Onlineplattform www.interamt.de (Stellen-ID 1431574) zukommen lassen. Bewerbungen, die nicht über Interamt eingehen, können für das weitere Auswahlverfahren leider nicht berücksichtigt werden.

Sollten Sie Fragen zum Online-Bewerbungsverfahren haben oder bei Schwierigkeiten nähere Informationen diesbezüglich benötigen, besuchen Sie gerne unsere Homepage www.witten.de

Alle wichtigen Informationen rund um die Karrieremöglichkeiten bei der Stadt Witten finden Sie unter: https://www.witten.de/rathaus-service/karriere/