Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) - Bildung und Sport
Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d) - Bildung und Sport
- Stadtverwaltung Worms
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Kaufmännische Berufe (Sonstige)
- Voll/Teilzeit
Bei der Stadtverwaltung Worms ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beim Bereich 4 - Bildung in der Abteilung 4 - Bildung und Sport, eine Stelle in der
- Entgeltgruppe 7 TVöD
- unbefristet
- mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 39 Stunden zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
Büro- und Terminorganisation der Bereichsleitung:
- Terminkoordination
- Vorbereitung von Besprechungsunterlagen und Hintergrundinformationen
- Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungen
- Überwachung von Prioritäten, Terminen und offenen Aufgaben
- Dienstreiseorganisation und -abrechnung
- Bearbeitung von Postein- und -ausgang
- Entwurf und Überarbeitung von Schriftstücken, Präsentationen und Vorlagen
- Protokollführung von Sitzungen und Nachverfolgung von Aufgaben, insbesondere auch für die Sitzungen der Fachausschüsse (Bildungs- und Schulträgerausschuss und Sportausschuss), sowie des Beirats für Weiterbildung
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen
- Beschwerdemanagement
- Aktenführung und Archivierung
- Informationsaufbereitung für Entscheidungsprozesse
- Organisation und Koordination von Veranstaltungen
- Begleitung von Projekten und Sonderaufgaben
- Bearbeitungen der Krankmeldungen
- Verweisberatung
Sachbearbeitung Schulverwaltung:
- Unterstützung bei der Organisation der Betreuungsangebote der Betreuenden Grundschulen in städtischer Trägerschaft
- Erstellen der Möbelbedarfsplanung für Schulmobiliar
- Aufbereitung der Daten für die jährliche Schulanmeldungen
- Verwaltung von Schulträgerlizenzen
- Überwachung der Zeiterfassung für Schulsekretärinnen
- Unterstützung bei der Büroorganisation von Schulverwaltung, Bildungsbüro und Sportförderung
Ihr Profil:
Sehr gute Methodenkompetenz, d.h.
- Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- Fähigkeit zum strukturierten Arbeiten
- Sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Fähigkeit zu selbstständigem und vorausschauendem Arbeiten
- sehr gute Ausdruckfähigkeit in Wort und Schrift
Hohe Sozialkompetenz, insbesondere:
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Durchsetzungsvermögen
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Diplomatie und Toleranz
Hohe Selbstkompetenz, insbesondere:
- Belastbarkeit und Resilienz
- Eigenverantwortung und Engagement
Erfahrung im Bildungsbereich, z.B. Schulsekretariatsarbeit oder Schulverwaltung, sind von Vorteil
Ihre Voraussetzungen:
- abgeschlossene dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes, vorzugsweise im Bildungsbereich, z.B. Schulsekretariatsarbeit oder Schulverwaltung
Wünschenswert:
- sicherer Umgang mit MS Office, Kenntnisse in Enaio
Wir bieten Ihnen:
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
- eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe in Worms
- verschiedene Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Firmenfitness mit EGYM Wellpass
- betriebliche Sozialberatung
- attraktive Weiterbildungsangebote
- betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- Unterstützung bei Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. durch flexible Arbeitszeiten oder Telearbeit
- arbeitgebergefördertes Deutschlandticket, sowie eine sehr gute Verkehrsanbindung
- Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
Die Stadt Worms setzt sich für Chancengleichheit ein und ist daher insbesondere an der Bewerbung von Frauen mit entsprechender Qualifikation interessiert. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt:
Sollten Sie fachspezifische Fragen zur ausgeschriebenen Stelle haben, wenden Sie sich gerne an Frau Müller unter der Tel. 06241/853-4000 . Bei personalrechtlichen Themen wenden Sie sich an Frau Lieb Tel. 06241/853-1308.
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten nach den Bestimmungen des Datenschutzes vernichtet.