Verwaltungsmitarbeiter bzw. Vorzimmerkraft (m/w/d) für unseren Fachbereich Hochbau
Wir stellen zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein:
Verwaltungsmitarbeiter bzw. Vorzimmerkraft (m/w/d)
für unseren Fachbereich Hochbau
unbefristet in Teilzeit mit 28 Std./Woche
Wer wir sind:
Das Staatliche Bauamt Würzburg ist Teil der Bayerischen Staatsbauverwaltung, die dem Bayerischen Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr zugeordnet ist. Es ist zum einen im Straßenbau für die überörtliche Straßeninfrastruktur zuständig und betreut zum anderen die Liegenschaften des Landes, des Bundes und weiterer Bauherren durch den Hochbau. Unser Amtsgebiet umfasst die Stadt Würzburg und die Landkreise Main-Spessart, Kitzingen und Würzburg. Wir betreuen über 1300 Gebäude und 1350 Kilometer an Bundes-, Staats- und Kreisstraßen, darunter 480 Brücken.
Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern
- Vermittlung von Telefonaten für die Bereichsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
- Terminkoordination und Kalenderverwaltung der Bereichsleitung
- Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung von E-Mail-Funktionspostfächern (u.a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
- Datenpflege (z.B. Telefon- und Adresslisten) für die Bereichsleitung
- Prüfung und Freigabe von Rechnungen im Haushaltsverfahren HaSta
- Mitarbeit im Sachgebiet Organisation für allgemeine Angelegenheiten des Archiv-, Termin- und Archivwesen inkl. interner Vorgänge und Veranstaltungen
- Mitarbeit in der Elektronische Vorgangsbearbeitung (e-Akte) und der elektronischen Zeiterfassung
Ihre Voraussetzungen:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachkraft (Beschäftigtenlehrgang I), Bürokauffrau /mann- oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r
- Grundkenntnisse im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung
- Berufserfahrung ist von Vorteil, aber nicht Voraussetzung
- Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
- Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
- Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten und ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
- Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mind. C1)
Wir bieten Ihnen:
- Ein gut aufgestelltes Team, das sich auf Verstärkung freut
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Arbeitsplatz im Dienstgebäude Weißenburgstraße mit kostenfreien Parkplätzen
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L)
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeit
- Home-Office-Möglichkeiten nach Einarbeitung an einem Wochentag möglich
- Angebote zur beruflichen Weiter- und Fortbildung durch interne und externe Angebote
- Ein aktives Gesundheitsmanagement
Die zu besetzende Stelle ist teilzeitfähig und mit Entgeltgruppe 5 TV-L bewertet. Aufstiegsmöglichkeiten bis Entgeltgruppe 6 TV-L sind vorhanden.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Zur Verwirklichung der Gleichstellung von Frauen und Männern besteht ein besonderes Interesse an der Bewerbung von Frauen.
Für Rückfragen stehen Ihnen Frau Kircher (0931/392-1745) und Frau Foitzik (0931/392-1734) telefonisch zur Verfügung.