Sekretär / Office Manager (m/w/d)

Organisation, die den Pflegebereich unterstützt.

Im Zentralen Sekretariat der Pflegedirektion am Universitätsklinikum Halle (Saale) sorgen Sie für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe. Sie unterstützen pflegerische Leitungen und Führungskräfte zentraler Dienste bei ihren täglichen Aufgaben.

Freuen Sie sich auf eigenverantwortliche Büroorganisation, die Zusammenarbeit mit verschiedenen Leitungsebenen und Einblicke in das Vorstandsbüro.

Das macht die Position besonders

• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Pflegedirektion, pflegerischen Leitungen und zentralen Diensten
• Eigenverantwortliche Organisation des Zentralen Sekretariats der Pflegedirektion
• Einblicke in die Arbeit des Vorstandsbüros durch die Vertretung der Assistenz der Pflegedirektorin
• Zusammenarbeit mit unterschiedlichen pflegerischen Leitungs- und Führungsebenen

Das sind Ihre Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination des Zentralen Sekretariats der Pflegedirektion
• Administrative und organisatorische Unterstützung pflegerischer Leitungen und Leitender zentraler Dienste
• Führung, Kontrolle und Abrechnung der Personaleinsatzplanung für die Mitarbeitenden des Zentralen Sekretariats
• Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
• Übernahme der Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und Schriftstücken
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Abwesenheitsvertretung der Assistenz der Pflegedirektorin im Vorstandsbüro

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder in einer Assistenzfunktion
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook und SharePoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise ergänzt durch Englischkenntnisse
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein professionelles, serviceorientiertes Auftreten auch bei hoher Arbeitsbelastung

Das bieten wir Ihnen

Attraktive Vergütung und wohlverdiente Auszeiten

• leistungsgerechte Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 7 unseres Haustarifvertrages (gemäß Entgelttabelle TV-L) inkl. zwei Jahressonderzahlungen
• vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub
• Weitere Informationen zur Vergütung: → Tarifverträge und Entgelttabellen

Alles für einen erfolgreichen Start

• digitales Informationsportal für einen gelungenen Einstieg
• qualifizierte Einarbeitung an Hand eines etablierten Einarbeitungskatalogs
• interaktive Willkommenstour zur Erkundung des UKH-Standorts Ernst-Grube-Straße

Entwicklungsmöglichkeiten nach Maß

• großes Angebot an kostenfreien Fort- und Weiterbildungen
• bedarfsorientierte Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten inkl. Kostenübernahme und Freistellung

Gesunde Rahmenbedingungen

• gesundheitsfördernde Maßnahmen (in den Bereichen Ernährung, Bewegung, mentale Gesundheit und Suchtprävention)
• umfangreiches Angebot an Sportkursen über das Unisportzentrum Halle
• Mitarbeiterrestaurant mit gesundem, frischem und saisonalem Angebot am Standort Ernst-Grube-Straße

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

• Betriebskindergarten für Mitarbeiterkinder* (ohne Ferienschließzeiten, frühe Öffnungszeiten sowie lange Betreuungsmöglichkeiten, *abhängig von der Verfügbarkeit der Plätze)
• Gleitzeitregelung
• Mitarbeiterfest mit Familie
• Beratung rund um Kinderbetreuung und Pflegezeit
• Still- und Ruheraum sowie Eltern-Kind-Büro am Standort Ernst-Grube-Straße

Weitere Mitarbeitervorteile

• umfangreiches Mitarbeitervergünstigungsprogramm (Corporate Benefits - Produkte und Dienstleistungen zahlreicher, namhafter Anbieter zu Sonderkonditionen), Personal-Apothekenverkauf, Zuschuss zum Job-/Deutschlandticket der HAVAG, Fahrradleasing sowie optionales Dienstrad für Familienmitglied
• sehr gute Anbindung und Erreichbarkeit durch öffentlichen Nahverkehr
• Unternehmens- und Teamevents (u.a. Mitarbeiterfest, Volleyballturnier, Firmenlauf)

Sie wollen mehr erfahren?

Weitere Gründe, sich für das Universitätsklinikum Halle (Saale) als Arbeitgeber zu entscheiden finden Sie hier:  https://www.umh.de/karriereportal/die-universitaetsmedizin-als-arbeitgeber

Bewerbungsprozess

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen inklusive einem Nachweis Ihrer Masernimmu nität an die Direktorin des Pflegedienstes Frau Christiane Becker als PDF-Datei unter Angabe der Ausschreibungsnummer sowie der Mitteilung Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins an pd.bewerbung@uk-halle.de.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Fragen beantwortet gern Herr Kersten. Tel.: +49 345 557 3085